论办公自动化应用对秘书工作的重要性
本人签名 日期 摘 要现如今，办公环境对办公自动化的需求只增不减，熟练掌握办公自动化设备及网络系统是秘书人员顺应时代发展的必备条件。办公自动化与秘书二者之间是一种相辅相成、相得益彰的关系，应用办公自动化是秘书人员不可或缺的重要组成部分，对秘书人员有着极其重要的影响和意义。办公自动化的应用为秘书人员带来前所未有的便利，它不仅提高了工作效率，更是保证了办公质量，将秘书人员从繁琐的日常事务中解救出来，为办公室的改革做出了巨大贡献。本文围绕办公自动化应用与秘书工作二者之间相互的重要关系、重要作用和重要意义等三个方面展开论述，希冀通过分析以此提高秘书人员对办公自动化应用的认识，从而提高办公质量和工作效率，改善办公活动面貌。
目 录
引 言 1
1 办公自动化应用的基本内涵 2
1.1 办公自动化应用的概念 2
1.2 办公自动化应用的内容 2
2 办公自动化应用与秘书工作的重要关系 4
2.1 现代秘书工作推行办公自动化应用的影响 4
2.2 办公自动化应用对秘书工作的影响 5
3 办公自动化应用对秘书工作的重要作用 6
3.1 提高工作的办公质量和效率 6
3.2 增强办公活动面貌的改变 6
3.3 促进管理工作的改革 7
4 秘书应用办公自动化的重要意义 8
4.1 有利于增强秘书工作的服务意识 8
4.2 有利于加强秘书人员的心理、思想观念 8
4.3 有利于提高秘书人员的业务素质 9
结 语 10
参考文献 11
致 谢 12
引 言 秘书一职，最早见于《汉书?续传》，即汉代就出现了，中国古代秘书官职的称谓可多达60余种。如“秘书丞、秘书监、秘书郎等多是管理、收藏书籍的官署”[1]P125。在现代，秘书是从事办公室事务性工作，以辅助领导决策、综合协调、沟通信息为主要职能的专业人员。当今社会，秘书工作遍及各行各业，几乎所有单位、企业、机构和组织的正常运转都离不开秘书人 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ^351916072^
员的细致工作。随着时代进步和科技的飞速发展，社会竞争日益激烈，电脑及网络得到广泛应用，传统办公模式从方方面面受到局限，办公自动化的应用已然成为大趋势，通过网络优势来提升办公能力对现代秘书人员起到至关重要的作用。
从工作内容方面讲，古代秘书人员随着管理活动的多元化不断发展为更多层次，但职能仍较为单一，绝大多数围绕文书典籍来运转。有较多学者认为幕僚才是“秘书”的前身，因为作为秘书最重要的作用就是辅助领导，而幕僚符合了这一活动特征。“而现代秘书，主要职能工作就是做好参谋与助手的角色，包括起草文件、收发文件、文件存储和档案管理等等”[2]P210，比古代时期的工作内容更加繁复和专业。
在工作效率和形式方面，古代所有的“秘书”工作都依赖于手工操作，而自动化应用的普及，使得当代秘书在职能范围和水平上都有着历史性的进步。办公自动化被广泛深入的应用于秘书工作的方方面面，一个电话、一封邮件、一个视频、一个网络，就可知天下事，可行万里路。无纸化办公以及移动无线网络应用等更加快捷便利的现代化工作模式，成倍提高了工作的效率，无论是管理、统计、计算或是检索记录都可以轻松完成，这些对古代幕僚来说都是不可思议、难以想象的。
科学技术是第一生产力，国内外现代信息设备的和应用技术的日新月异，使得办公自动化早已成为政府机关、各企事业单位必不可少的办公方式，秘书工作已不仅仅局限于传统、封闭、人工的传统办公模式，为适应现代社会的发展，自动化的应用进一步为秘书工作赋予了更为丰富的工作内容和内涵，将秘书人员从冗杂的日常工作中解放出来，节省更多的时间来做其他事情。
1 办公自动化应用的基本内涵
二十世纪后期网络技术的与时俱进，改变了传统办公模式，极大的提升了工作效率。秘书工作中应用电脑和网络技术的信息处理工作逐渐发展为办公自动化系统，它的基本内涵包括其概念、主要内容等。
1.1 办公自动化应用的概念
“办公自动化（Office Automation，简称OA），与传统办公模式不同，是将科技、网络与现代化办公结合的一种新型办公模式”[3]P57。它的概念源于20世纪60年代初，美国是最早推行办公自动化的。办公自动化的定义有很多种，凡在现代化办公中采用新设备、新机器、新技术，都属于办公自动化范畴。随着科技的进步和计算机的广泛普及，伴随着时代进步和科技发展的不断完善，办公自动化成为一个不断成长更新的概念。“企事业单位称之为OA的，在行政机关里被称为电子政务，即办公自动化”[4]P25。
在此之前，办公自动化指打字机、复印机等简单的办公设备，后指将计算机、网络科技与现代化办公结合的新型办公模式。“如利用计算机信息储存功能进行档案、文件等管理，既将文件保存完整，又可快速调取，保证工作的质量与效率。办公自动化的实现与应用，即数字化办公”[5]P16，可以优化现有的管理系统，调整管理体制，最大限度地提高办公效率、办公质量，最终达到提高管理和决策效能的目的。
1.2 办公自动化应用的内容
数字化办公的应用，影响和指导着我们的工作。传统办公模式主要以纸质资料为主，进行信息的传递与储存，如：文档管理、文字处理等，信息的交流与共享难以完美实现，限制了工作的效率。随着办公自动化概念的提出，简化了大量办公室事务性业务，实现数字化办公，包括大量的信息处理、信息交流等。对于企业来说，实现数字化办公就是现代化管理的基本条件，更是衡量其企业实现现代化管理的标志。“办公自动化的应用，不仅仅提高个人办公质量和效率，最重要的是实现了协同工作。淘汰原本低效、繁复的传统办公模式，形成迅速、全面的新型办公模式，为企业的管理和决策提供更优质的服务与更精准的依据”[6]P214。
办公自动化是一个综合一体化的系统，它包括：事务处理、文字处理、数据处理、信息处理等。人们可以根据工作需要进行系统开发，以满足本部门、本单位的业务需求。办公自动化最优势的特征就是高效的数据处理。如：“企业的库存管理、报表统计、账目记录、情报检索及单位的日常事务管理等，这些工作在实现办公自动化以前均由大量人力来完成，而如今有了办公自动化，仅一人就可完成全部内容”[7]P34。如果建立了网络系统，就更方便部门之间联系沟通，只要在网上发布一个命令，所有信息全部会准确无误的到达接收人手里。一些受条件限制难以查询的数据，可以通过网络在别处获取，这就是共享数据，也极大的节省了电脑存储空间。在这样的工作环境中，当代秘书可以有条不紊的进行复杂多样的工作。
2 办公自动化应用与秘书工作的重要关系
时代与网络科技的日新月异，办公自动化在现代化办公的地位逐年上升，已然成为秘书人员工作的重要组成部分。作为当代秘书工作的辅助工具，“办公自动化不仅是辅助领导管理、决策的信息数据库，更是对内信息交流的纽带和对外沟通的窗口”[8]P19，二者之间有着重要的相互关系。
目 录
引 言 1
1 办公自动化应用的基本内涵 2
1.1 办公自动化应用的概念 2
1.2 办公自动化应用的内容 2
2 办公自动化应用与秘书工作的重要关系 4
2.1 现代秘书工作推行办公自动化应用的影响 4
2.2 办公自动化应用对秘书工作的影响 5
3 办公自动化应用对秘书工作的重要作用 6
3.1 提高工作的办公质量和效率 6
3.2 增强办公活动面貌的改变 6
3.3 促进管理工作的改革 7
4 秘书应用办公自动化的重要意义 8
4.1 有利于增强秘书工作的服务意识 8
4.2 有利于加强秘书人员的心理、思想观念 8
4.3 有利于提高秘书人员的业务素质 9
结 语 10
参考文献 11
致 谢 12
引 言 秘书一职，最早见于《汉书?续传》，即汉代就出现了，中国古代秘书官职的称谓可多达60余种。如“秘书丞、秘书监、秘书郎等多是管理、收藏书籍的官署”[1]P125。在现代，秘书是从事办公室事务性工作，以辅助领导决策、综合协调、沟通信息为主要职能的专业人员。当今社会，秘书工作遍及各行各业，几乎所有单位、企业、机构和组织的正常运转都离不开秘书人 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ^351916072^
员的细致工作。随着时代进步和科技的飞速发展，社会竞争日益激烈，电脑及网络得到广泛应用，传统办公模式从方方面面受到局限，办公自动化的应用已然成为大趋势，通过网络优势来提升办公能力对现代秘书人员起到至关重要的作用。
从工作内容方面讲，古代秘书人员随着管理活动的多元化不断发展为更多层次，但职能仍较为单一，绝大多数围绕文书典籍来运转。有较多学者认为幕僚才是“秘书”的前身，因为作为秘书最重要的作用就是辅助领导，而幕僚符合了这一活动特征。“而现代秘书，主要职能工作就是做好参谋与助手的角色，包括起草文件、收发文件、文件存储和档案管理等等”[2]P210，比古代时期的工作内容更加繁复和专业。
在工作效率和形式方面，古代所有的“秘书”工作都依赖于手工操作，而自动化应用的普及，使得当代秘书在职能范围和水平上都有着历史性的进步。办公自动化被广泛深入的应用于秘书工作的方方面面，一个电话、一封邮件、一个视频、一个网络，就可知天下事，可行万里路。无纸化办公以及移动无线网络应用等更加快捷便利的现代化工作模式，成倍提高了工作的效率，无论是管理、统计、计算或是检索记录都可以轻松完成，这些对古代幕僚来说都是不可思议、难以想象的。
科学技术是第一生产力，国内外现代信息设备的和应用技术的日新月异，使得办公自动化早已成为政府机关、各企事业单位必不可少的办公方式，秘书工作已不仅仅局限于传统、封闭、人工的传统办公模式，为适应现代社会的发展，自动化的应用进一步为秘书工作赋予了更为丰富的工作内容和内涵，将秘书人员从冗杂的日常工作中解放出来，节省更多的时间来做其他事情。
1 办公自动化应用的基本内涵
二十世纪后期网络技术的与时俱进，改变了传统办公模式，极大的提升了工作效率。秘书工作中应用电脑和网络技术的信息处理工作逐渐发展为办公自动化系统，它的基本内涵包括其概念、主要内容等。
1.1 办公自动化应用的概念
“办公自动化（Office Automation，简称OA），与传统办公模式不同，是将科技、网络与现代化办公结合的一种新型办公模式”[3]P57。它的概念源于20世纪60年代初，美国是最早推行办公自动化的。办公自动化的定义有很多种，凡在现代化办公中采用新设备、新机器、新技术，都属于办公自动化范畴。随着科技的进步和计算机的广泛普及，伴随着时代进步和科技发展的不断完善，办公自动化成为一个不断成长更新的概念。“企事业单位称之为OA的，在行政机关里被称为电子政务，即办公自动化”[4]P25。
在此之前，办公自动化指打字机、复印机等简单的办公设备，后指将计算机、网络科技与现代化办公结合的新型办公模式。“如利用计算机信息储存功能进行档案、文件等管理，既将文件保存完整，又可快速调取，保证工作的质量与效率。办公自动化的实现与应用，即数字化办公”[5]P16，可以优化现有的管理系统，调整管理体制，最大限度地提高办公效率、办公质量，最终达到提高管理和决策效能的目的。
1.2 办公自动化应用的内容
数字化办公的应用，影响和指导着我们的工作。传统办公模式主要以纸质资料为主，进行信息的传递与储存，如：文档管理、文字处理等，信息的交流与共享难以完美实现，限制了工作的效率。随着办公自动化概念的提出，简化了大量办公室事务性业务，实现数字化办公，包括大量的信息处理、信息交流等。对于企业来说，实现数字化办公就是现代化管理的基本条件，更是衡量其企业实现现代化管理的标志。“办公自动化的应用，不仅仅提高个人办公质量和效率，最重要的是实现了协同工作。淘汰原本低效、繁复的传统办公模式，形成迅速、全面的新型办公模式，为企业的管理和决策提供更优质的服务与更精准的依据”[6]P214。
办公自动化是一个综合一体化的系统，它包括：事务处理、文字处理、数据处理、信息处理等。人们可以根据工作需要进行系统开发，以满足本部门、本单位的业务需求。办公自动化最优势的特征就是高效的数据处理。如：“企业的库存管理、报表统计、账目记录、情报检索及单位的日常事务管理等，这些工作在实现办公自动化以前均由大量人力来完成，而如今有了办公自动化，仅一人就可完成全部内容”[7]P34。如果建立了网络系统，就更方便部门之间联系沟通，只要在网上发布一个命令，所有信息全部会准确无误的到达接收人手里。一些受条件限制难以查询的数据，可以通过网络在别处获取，这就是共享数据，也极大的节省了电脑存储空间。在这样的工作环境中，当代秘书可以有条不紊的进行复杂多样的工作。
2 办公自动化应用与秘书工作的重要关系
时代与网络科技的日新月异，办公自动化在现代化办公的地位逐年上升，已然成为秘书人员工作的重要组成部分。作为当代秘书工作的辅助工具，“办公自动化不仅是辅助领导管理、决策的信息数据库，更是对内信息交流的纽带和对外沟通的窗口”[8]P19，二者之间有着重要的相互关系。
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