企业档案信息资源建设研究
企业档案信息资源建设研究[20200103164301]
企业档案是企业在发展过程中形成的所有档案的总和，它原始地记录了一个企业的历史面貌及发展过程，在企业发展规划等方面发挥着重要作用。社会的飞速发展将我们带入了信息化时代，企业档案信息化建设将是为顺应时代发展的必然产物，是我国档案事业发展过程中需要迈进的重要一步，信息化就像一把双刃剑，在为档案资源建设带来机遇的同时也迎来了众多挑战，人们在利用企业档案时，重点是利用其中有用的信息，但原始信息内容繁多缺乏针对性，因此无法直接为企业发展服务，所以只有依托科学加工整理，才能达到有效利用的目的。本文对企业档案信息资源建设现状进行了研究，发现存在的问题给出对应策略，并提出对现代企业档案信息资源建设的设想。 *查看完整论文请+Q: 351916072
关键字:企业档案档案资源资源整合自动化管理标准体系
目 录
1 引言 1
2 企业档案信息资源建设的态势 1
2.1 企业档案信息资源建设的现状 1
2.2 企业档案信息资源建设的前景 3
3 企业档案信息资源建设存在的问题 5
3.1 企业档案信息资源建设的认识不够全面 5
3.2 企业档案信息资源信息化管理不够完善 6
3.3 企业档案信息资源的共享观念不够开放 6
3.4 企业档案信息资源建设的内容不够丰富 7
4 企业档案信息资源建设相关对策 7
4.1 加大宣传力度营造舆论氛围 8
4.2 ?加快技术利用提供全程自动化管理 8
4.3 加强人员培训充实专业团队 9
4.4 加深制度建设制定标准体系 10
结 论 12
致 谢 13
注 释 14
参考文献 15
1 引言
信息资源管理于20世纪20年代在美国出现，而我国于20世纪90年代才开始真正意义上的企业档案信息资源管理方面的研究起步，伴随着信息化时代的发展，企业档案信息资源作为信息资源管理的重要组成部分，由于起步较晚，虽然取得了一些成就，但是问题依然突出，不仅与发达国家之间存在差距，理论和实践的结合也有不小的困难。随着社会的发展，信息资源的科学管理和高效共享在企业当中起着越来越重要的作用，企业信息资源也成为了知识经济时代不可或缺的战略资源。社会主义市场条件下，企业的模式发生了巨大改变，市场化进程使得企业对信息的要求不仅更为及时而且需求量更大，这种背景下，对于企业档案工作来说，机遇固然存在，但是挑战也日益增大，对于企业档案工作起决定性的因素是企业档案信息资源的建设，只有将企业档案信息管理工作规范化、制度化、精细化，做到管理有序、有条不紊，才能够充分满足企业各级各类人员对档案信息的需求，因此，必须加强对企业档案信息资源管理的建设，才能够成为企业发展的助力，而不是听之任之，使之成为企业发展的制约因素。
2 企业档案信息资源建设的态势
企业档案信息资源是企业信息资源的重要的组成部分，它是企业发展的历史见证，展现着企业曾经的各种，在企业生产经营和建设中发挥着重要作用。企业档案工作的目的就是加强企业档案信息资源建设，使档案的作用可以充分发挥。
2.1 企业档案信息资源建设的现状
一般来说，大型企业档案信息化建设的工程实施早、见效快，在对纸质档案方面也进行了数字化开发，并再企业档案网络化建设的基础上开发企业档案信息资源，提供网上档案信息的利用服务。[1]但大型企业相并非我国企业的主体，中小型民营企业才是我国企业的主体。但是，除少数企业档案管理工作比较规范外，大多数中小企业档案信息化现阶段总体状况不容乐观。徐州诚晟商贸有限公司是一家以家用电器销售、售后为一体的中小型民营企业，由于经营不善和被兼并等问题，更改过几次企业名称进行过数次内部调整。在进行内部调整时，作为企业的一种无形资产，企业档案也就不可避免地发生了丢失、散乱等情况。内部的调整使得经营者与员工之间虽有劳动合同之约，但企业员工的流动，使得该企业不得不将档案保存到个别人手中，使得关键人员"跳槽”后，管理层面发生裂断、工作无法延续，致使管理成本增大。
2.1.1 档案保存不当，散乱严重
企业的档案作为企业私有的原始数据，它记录着未广泛传播的顾客信息和产品的种种信息，占有这些档案资料的必要条件是要拥有企业的专利技术和私有的顾客群体，所以在现如今的社会主义市场化和信息化调控下，企业档案处理的毫无章法，一定会为那些企图拥有一定企业重要的材料和信息份额的人提供了管理漏洞，借此来分散和侵吞企业的利益，当作向企业经营者索要不法收入的重要筹马，导致在管理上企业所有者处于被动地位，这对于企业制度革新、技术更新非常不利，会对企业的可持续发展形成很大的障碍。因此，民营企业要在观念上确立档案是企业独有的信息和知识资源，深层次改革企业档案管理、维护、运用的体制机制，从而破解不利因素，避免因产品新技术、各类顾客信息的流失而影响企业生存。
2.1.2 档案材料种类匮乏
档案整体工作的首要环节就是企业档案材料的获取工作，收集来的文件材料必须齐全完整，尽可能丰富文档内容，从而使其发挥较好的作用。但是，由于该企业内部缺乏系统完善的制度和措施来制约，使得档案收集工作异常艰辛，使得众多问题产生：企业内各部门均处于将手头资料一并上交，不对资料进行分类探究，造成了大部分文件材料不能很好地发挥其应有的价值，造成企业档案材料内容上的不完善，使得档案在企业的发展过程中留下隐患。
2.1.3 没有相应制度作为保障
企业档案的规范化管理是开展企业档案工作制度保障。目前，该企业档案管理比较混乱，缺乏科学性。首先在管理模式方面，没有实行科学的管理制度，存在各部门各自分散管理文件的问题，如基本由销售部门、工程部门和财务部门对顾客档案、产品档案、会计档案进行分散管理。其次，在档案管理制度的制定和执行方面，由于该企业采取家族式的经营模式，因此，涉及商业机密的档案实施人为保管而非运用制度来制约。如对涉及企业顾客信息、产品信息的核心资料一般由自己或亲人，或自己非常信任的人来保管，而不是建立一整套完善的档案管理制度，通过的管理方法和手段进行有效的管理。最后，在对各种档案科学分类的管理方面，没有对保管的所有文件材料进行粗略的分类，大致可将档案分为内部文件和外来文件两类。内部文件按企业部门再进行细分，外来文件按所属地区和具体事项来划分。
2.1.4 企业档案不能得到充分利用
企业档案作为企业的一种无形资产，使得人们可以通过利用档案形成商品的价值，来为企业盈利。但该企业档案的主要作用是作为内部的工作参考，范围也只是财务、顾客资料、产品信息的查阅，无论从档案利用方向，还是从利用产生的效益来看，都未能充分发挥出档案的隐形价值。这主要是该企业的散漫管理模式造成的，不清楚档案对于企业树立品牌、开发市场、客户管理和处理经济纠纷等诸多方面的重要作用。而且企业不经常使用现有档案来深入研究经营过程中的各个环节，从而使企业档案存在毫无意义。同时，该企业认为顾客和产品相关信息都是公司的私有财产要严格保密。因此，该企业对档案的过度防护，以及对查阅档案工作者的职务和要求的严格的限定，从而在成档案不能被充分开发，因而，档案的意义和参考作用难以最大限度的发挥。
2.2 企业档案信息资源建设的前景
档案信息记录着企业的各项工作，它记载着企业的发展和生产建设的全貌，对企业以后的经营管理起到重要的参考作用。在信息化时代，企业的档案信息也要实现信息化并且必须实现数据的真实、准确；企业档案信息是需要永久或长期保存的信息资源。而信息技术发展的突飞猛进，使现有信息在若干年之后可能会因为读取方式不对而变得毫无价值可言。
2.2.1 企业档案要求信息完整、真实、准确
企业档案是企业在发展过程中形成的所有档案的总和，它原始地记录了一个企业的历史面貌及发展过程，在企业发展规划等方面发挥着重要作用。社会的飞速发展将我们带入了信息化时代，企业档案信息化建设将是为顺应时代发展的必然产物，是我国档案事业发展过程中需要迈进的重要一步，信息化就像一把双刃剑，在为档案资源建设带来机遇的同时也迎来了众多挑战，人们在利用企业档案时，重点是利用其中有用的信息，但原始信息内容繁多缺乏针对性，因此无法直接为企业发展服务，所以只有依托科学加工整理，才能达到有效利用的目的。本文对企业档案信息资源建设现状进行了研究，发现存在的问题给出对应策略，并提出对现代企业档案信息资源建设的设想。 *查看完整论文请+Q: 351916072
关键字:企业档案档案资源资源整合自动化管理标准体系
目 录
1 引言 1
2 企业档案信息资源建设的态势 1
2.1 企业档案信息资源建设的现状 1
2.2 企业档案信息资源建设的前景 3
3 企业档案信息资源建设存在的问题 5
3.1 企业档案信息资源建设的认识不够全面 5
3.2 企业档案信息资源信息化管理不够完善 6
3.3 企业档案信息资源的共享观念不够开放 6
3.4 企业档案信息资源建设的内容不够丰富 7
4 企业档案信息资源建设相关对策 7
4.1 加大宣传力度营造舆论氛围 8
4.2 ?加快技术利用提供全程自动化管理 8
4.3 加强人员培训充实专业团队 9
4.4 加深制度建设制定标准体系 10
结 论 12
致 谢 13
注 释 14
参考文献 15
1 引言
信息资源管理于20世纪20年代在美国出现，而我国于20世纪90年代才开始真正意义上的企业档案信息资源管理方面的研究起步，伴随着信息化时代的发展，企业档案信息资源作为信息资源管理的重要组成部分，由于起步较晚，虽然取得了一些成就，但是问题依然突出，不仅与发达国家之间存在差距，理论和实践的结合也有不小的困难。随着社会的发展，信息资源的科学管理和高效共享在企业当中起着越来越重要的作用，企业信息资源也成为了知识经济时代不可或缺的战略资源。社会主义市场条件下，企业的模式发生了巨大改变，市场化进程使得企业对信息的要求不仅更为及时而且需求量更大，这种背景下，对于企业档案工作来说，机遇固然存在，但是挑战也日益增大，对于企业档案工作起决定性的因素是企业档案信息资源的建设，只有将企业档案信息管理工作规范化、制度化、精细化，做到管理有序、有条不紊，才能够充分满足企业各级各类人员对档案信息的需求，因此，必须加强对企业档案信息资源管理的建设，才能够成为企业发展的助力，而不是听之任之，使之成为企业发展的制约因素。
2 企业档案信息资源建设的态势
企业档案信息资源是企业信息资源的重要的组成部分，它是企业发展的历史见证，展现着企业曾经的各种，在企业生产经营和建设中发挥着重要作用。企业档案工作的目的就是加强企业档案信息资源建设，使档案的作用可以充分发挥。
2.1 企业档案信息资源建设的现状
一般来说，大型企业档案信息化建设的工程实施早、见效快，在对纸质档案方面也进行了数字化开发，并再企业档案网络化建设的基础上开发企业档案信息资源，提供网上档案信息的利用服务。[1]但大型企业相并非我国企业的主体，中小型民营企业才是我国企业的主体。但是，除少数企业档案管理工作比较规范外，大多数中小企业档案信息化现阶段总体状况不容乐观。徐州诚晟商贸有限公司是一家以家用电器销售、售后为一体的中小型民营企业，由于经营不善和被兼并等问题，更改过几次企业名称进行过数次内部调整。在进行内部调整时，作为企业的一种无形资产，企业档案也就不可避免地发生了丢失、散乱等情况。内部的调整使得经营者与员工之间虽有劳动合同之约，但企业员工的流动，使得该企业不得不将档案保存到个别人手中，使得关键人员"跳槽”后，管理层面发生裂断、工作无法延续，致使管理成本增大。
2.1.1 档案保存不当，散乱严重
企业的档案作为企业私有的原始数据，它记录着未广泛传播的顾客信息和产品的种种信息，占有这些档案资料的必要条件是要拥有企业的专利技术和私有的顾客群体，所以在现如今的社会主义市场化和信息化调控下，企业档案处理的毫无章法，一定会为那些企图拥有一定企业重要的材料和信息份额的人提供了管理漏洞，借此来分散和侵吞企业的利益，当作向企业经营者索要不法收入的重要筹马，导致在管理上企业所有者处于被动地位，这对于企业制度革新、技术更新非常不利，会对企业的可持续发展形成很大的障碍。因此，民营企业要在观念上确立档案是企业独有的信息和知识资源，深层次改革企业档案管理、维护、运用的体制机制，从而破解不利因素，避免因产品新技术、各类顾客信息的流失而影响企业生存。
2.1.2 档案材料种类匮乏
档案整体工作的首要环节就是企业档案材料的获取工作，收集来的文件材料必须齐全完整，尽可能丰富文档内容，从而使其发挥较好的作用。但是，由于该企业内部缺乏系统完善的制度和措施来制约，使得档案收集工作异常艰辛，使得众多问题产生：企业内各部门均处于将手头资料一并上交，不对资料进行分类探究，造成了大部分文件材料不能很好地发挥其应有的价值，造成企业档案材料内容上的不完善，使得档案在企业的发展过程中留下隐患。
2.1.3 没有相应制度作为保障
企业档案的规范化管理是开展企业档案工作制度保障。目前，该企业档案管理比较混乱，缺乏科学性。首先在管理模式方面，没有实行科学的管理制度，存在各部门各自分散管理文件的问题，如基本由销售部门、工程部门和财务部门对顾客档案、产品档案、会计档案进行分散管理。其次，在档案管理制度的制定和执行方面，由于该企业采取家族式的经营模式，因此，涉及商业机密的档案实施人为保管而非运用制度来制约。如对涉及企业顾客信息、产品信息的核心资料一般由自己或亲人，或自己非常信任的人来保管，而不是建立一整套完善的档案管理制度，通过的管理方法和手段进行有效的管理。最后，在对各种档案科学分类的管理方面，没有对保管的所有文件材料进行粗略的分类，大致可将档案分为内部文件和外来文件两类。内部文件按企业部门再进行细分，外来文件按所属地区和具体事项来划分。
2.1.4 企业档案不能得到充分利用
企业档案作为企业的一种无形资产，使得人们可以通过利用档案形成商品的价值，来为企业盈利。但该企业档案的主要作用是作为内部的工作参考，范围也只是财务、顾客资料、产品信息的查阅，无论从档案利用方向，还是从利用产生的效益来看，都未能充分发挥出档案的隐形价值。这主要是该企业的散漫管理模式造成的，不清楚档案对于企业树立品牌、开发市场、客户管理和处理经济纠纷等诸多方面的重要作用。而且企业不经常使用现有档案来深入研究经营过程中的各个环节，从而使企业档案存在毫无意义。同时，该企业认为顾客和产品相关信息都是公司的私有财产要严格保密。因此，该企业对档案的过度防护，以及对查阅档案工作者的职务和要求的严格的限定，从而在成档案不能被充分开发，因而，档案的意义和参考作用难以最大限度的发挥。
2.2 企业档案信息资源建设的前景
档案信息记录着企业的各项工作，它记载着企业的发展和生产建设的全貌，对企业以后的经营管理起到重要的参考作用。在信息化时代，企业的档案信息也要实现信息化并且必须实现数据的真实、准确；企业档案信息是需要永久或长期保存的信息资源。而信息技术发展的突飞猛进，使现有信息在若干年之后可能会因为读取方式不对而变得毫无价值可言。
2.2.1 企业档案要求信息完整、真实、准确
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