高校文档一体化管理研究策略
目 录
1 引言 1
2 高校实行文档一体化管理必要性研究 1
2.1 适应高校发展的需要 1
2.2 优化档案管理模式，提高档案的管理能力 2
2.3 实现资源共享的一个重要途径 2
3 高校文档一体化管理的理论依据研究 2
3.1 文件生命周期理论 2
3.2 文件连续体理论 3
3.3 前端控制思想 4
3.4 来源原则 4
4 高校文档一体化管理中存在的主要问题研究 5
4.1 文档管理队伍整体素质偏低 5
4.2 文书、 档案工作的分离 5
4.3 档案管理软件发展与文档一体化的矛盾 6
4.4 文档一体化计算机管理有缺陷 7
5 实现高校文档一体化管理的对策研究 7
5.1 提高思想认识 7
5.2 改革管理体制 8
5.3 加强文档一体化的标准化，规范化建设 8
5.4 开发应用文档一体化网络管理软件 9
结 论 10
致 谢 11
注 释 12
参 考 文 献 13
1 引言
随着科学技术的发展，信息社会的到来，我国档案管理界经过十多年的探索，积极地将现代信息技术与档案管理技术和方法结合起来，为档案数字化、信息档案化打下了坚实的基础。当前一种科学合理的“文档一体化”理念和管理方式，已经成为数字化时代到来的新趋势和当代档案事业建设的主要方向。
对高校文档一体化管理研究可以使我们充分考虑文档一体化建设和管理的各个方面的制约因素以及采取措 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: *351916072*
施，从而保障下一步文档一体化建设和管理工作安全、全面、高校的实施，最终推动高校无纸化办公稳妥、全面的展开，推动学校管理朝着保密与公开相结合、健康高效的轨道发展。
从高校开始产生到现在，文件与档案的数量都在持续增加。尤其是进入现代化社会后，不仅随着事务性工作的增多产生了越来越多的文件，而且人们也越来越认识到档案的重要性，更加注重档案的积累，导致档案的数量飞速增加，给档案管理工作带来非常大的困难。文档一体化管理使得文书工作和档案工作都更加快捷方便，它具有存储量大、运用灵活、节省时间、快速检索等特点，其优势正日益显现出来，成为文书工作和档案工作发展的必然趋势。
2 高校实行文档一体化管理必要性研究
所谓“文档一体化”，就是从文件管理和档案管理的连续性和整体性的规律出发，通过计算机技术应用将其有机地结合起来，按照统一的规范和标准，组成一个综合的管理大系统，对文件管理和档案管理信息进行存储、控制、加工、传输，以实现对文件和档案管理的整体优化，消除和减少重复劳动，为高校工作提供高效率、高质量的管理。文件与档案管理的一体化是管理方式的改变，但并不会改变文件——档案的原有关系和属性。因此，高校文档一体化管理方式是适应时代发展的必然趋势。
2.1 适应高校发展的需要
随着高等院校的扩招、合并，高校得到了突飞猛进的发展；专业增加、规模扩大伴随着机构改革、教学改革、教职工应聘激烈等现象的出现。这些形势的变化使得学校各部门的职能发生了巨大变化，高校档案部门随着受到影响。档案收集的工作难度增大，工作量加大，从而导致对档案工作人员的素质提高了。高校档案形式多样化，有录相带、照片和各种电子文件等，档案管理按原有的制度按部就班是不可能的了。高校内部管理制度的改革，各种方案的制定必须依赖原有的基础，需要借鉴大量的数据和相关凭据。高校的升格，需要大量的材料支撑。这些都导致了档案的利用率大大提高。传统的利用形式效率非常低，档案的利用价值得不到充分的体现，所以文档管理的改革是必然结果。
2.2 优化档案管理模式，提高档案的管理能力
传统的档案管理模式不利于档案完整性的管理，也不适应现代化的发展。文档一体化管理的高校，档案信息化建设是随着新技术的发展而建立起来的，管理人员利用计算机技术对一些文件进行网上归档，实现档案的规模化管理。
2.3 实现资源共享的一个重要途径
高校档案管理一直是处于一种封闭的状态，无论是文件信息的规模还是流量，均比较大，所以对文件的流转和档案管理的要求有所提高。只有实现信息化管理，能够使各种资源得到合理的配置和科学的管理，减少档案部门人财物的重复和浪费。信息化管理能够为社会各界人士对于高校档案信息的查阅提供一个良好的途径，打破高校档案封闭的管理路线，实现资源的共享。
3 高校文档一体化管理的理论依据研究
文件、档案工作的目的是通过提供利用来满足高校各方面的利用需求。当利用需求被充分满足时，必然产生一定的社会效益及经济效益。因此，各院校在文档一体化管理中应将系统观点与效益观点有机地结合起来，从总体优化文档工作入手。也就是说，要以尽可能少的投入获得尽可能多的社会效益及经济效益，以确保整个系统的合理化、高效化、经济化。
3.1 文件生命周期理论
文档一体化管理的理论基础是文件生命周期理论，文 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: *351916072*
件生命周期理论最早是由欧美档案学者提出，即指文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的生命过程，具有连续性、一致性，文件与档案是分处于文件生命周期的不同阶段的同源一体的事物。文件生命周期理论的形成意味着现代档案学的成熟，因为它不仅扩展了档案学的研究对象——从“历史档案”扩展为“现代文件”，而且改进了档案学的研究方法——从简单、静止的方法变成系统、动态的方法。它把从现行文件从历史档案的发展看成是一个整体运动过程，着力研究这一整体运动过程的特点和发展规律，试图使文件的整个生命过程都得到全面控制，从而实现文档管理的高效化。
文件生命周期理论的基础是文件价值形态的变化规律，美国档案学者谢伦伯格曾把成为公共档案的文件的价值归纳为“对于原机构的原始价值和对于其他机构及非政府使用者的从属价值。”[1]
王燕在《高校实施一体化管理的理论与实践》中说到：“吴宝康先生曾经指出，文件生命周期理论传入我国的意义，在于它使我们的文件与档案管理一体化的理论观点具有更为坚实的理论依据，可以说，文档一体化首先要解决的问题就是对这样一个过程进行规划、控制，而文件生命周期理论正好为这种过程控制提供了理论指导”[2]。
3.2 文件连续体理论
文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充。文件连续体理论构筑了一个多维坐标系来描述文件的运动过程，包括四个坐标轴：一是文件保管形式轴，选取的四个坐标分别是单份文件、案卷、全宗和全宗集合；二是价值表现轴，选取的四个坐标分别是行为轨迹、活动凭证、机构记忆和社会记忆；三是业务活动轴，选取的四个坐标分别是行为、活动、职能和意志；四是形成者轴，选取的四个轴分别是个人、部门、机构和社会。文件保管形式轴是核心轴，因为它的变化带动了其他坐标轴的相应变化。“文件存在于多元时空范围，而不是孤立的存在于世间和空间点上，文件的运动过程可以同时发生在其存在的任何时空点上，甚至超前于文件的产生”[3]连续体模式更为详细、全面、直观地展现出文件的整个运动过程。具体而言，文件连续体理论通过描述文件保管形式轴上四个坐标的变化引发形成者轴、业务活动轴和价值表现轴上特定坐标的相应变化，揭示出文件的四围运动过程。
1 引言 1
2 高校实行文档一体化管理必要性研究 1
2.1 适应高校发展的需要 1
2.2 优化档案管理模式，提高档案的管理能力 2
2.3 实现资源共享的一个重要途径 2
3 高校文档一体化管理的理论依据研究 2
3.1 文件生命周期理论 2
3.2 文件连续体理论 3
3.3 前端控制思想 4
3.4 来源原则 4
4 高校文档一体化管理中存在的主要问题研究 5
4.1 文档管理队伍整体素质偏低 5
4.2 文书、 档案工作的分离 5
4.3 档案管理软件发展与文档一体化的矛盾 6
4.4 文档一体化计算机管理有缺陷 7
5 实现高校文档一体化管理的对策研究 7
5.1 提高思想认识 7
5.2 改革管理体制 8
5.3 加强文档一体化的标准化，规范化建设 8
5.4 开发应用文档一体化网络管理软件 9
结 论 10
致 谢 11
注 释 12
参 考 文 献 13
1 引言
随着科学技术的发展，信息社会的到来，我国档案管理界经过十多年的探索，积极地将现代信息技术与档案管理技术和方法结合起来，为档案数字化、信息档案化打下了坚实的基础。当前一种科学合理的“文档一体化”理念和管理方式，已经成为数字化时代到来的新趋势和当代档案事业建设的主要方向。
对高校文档一体化管理研究可以使我们充分考虑文档一体化建设和管理的各个方面的制约因素以及采取措 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: *351916072*
施，从而保障下一步文档一体化建设和管理工作安全、全面、高校的实施，最终推动高校无纸化办公稳妥、全面的展开，推动学校管理朝着保密与公开相结合、健康高效的轨道发展。
从高校开始产生到现在，文件与档案的数量都在持续增加。尤其是进入现代化社会后，不仅随着事务性工作的增多产生了越来越多的文件，而且人们也越来越认识到档案的重要性，更加注重档案的积累，导致档案的数量飞速增加，给档案管理工作带来非常大的困难。文档一体化管理使得文书工作和档案工作都更加快捷方便，它具有存储量大、运用灵活、节省时间、快速检索等特点，其优势正日益显现出来，成为文书工作和档案工作发展的必然趋势。
2 高校实行文档一体化管理必要性研究
所谓“文档一体化”，就是从文件管理和档案管理的连续性和整体性的规律出发，通过计算机技术应用将其有机地结合起来，按照统一的规范和标准，组成一个综合的管理大系统，对文件管理和档案管理信息进行存储、控制、加工、传输，以实现对文件和档案管理的整体优化，消除和减少重复劳动，为高校工作提供高效率、高质量的管理。文件与档案管理的一体化是管理方式的改变，但并不会改变文件——档案的原有关系和属性。因此，高校文档一体化管理方式是适应时代发展的必然趋势。
2.1 适应高校发展的需要
随着高等院校的扩招、合并，高校得到了突飞猛进的发展；专业增加、规模扩大伴随着机构改革、教学改革、教职工应聘激烈等现象的出现。这些形势的变化使得学校各部门的职能发生了巨大变化，高校档案部门随着受到影响。档案收集的工作难度增大，工作量加大，从而导致对档案工作人员的素质提高了。高校档案形式多样化，有录相带、照片和各种电子文件等，档案管理按原有的制度按部就班是不可能的了。高校内部管理制度的改革，各种方案的制定必须依赖原有的基础，需要借鉴大量的数据和相关凭据。高校的升格，需要大量的材料支撑。这些都导致了档案的利用率大大提高。传统的利用形式效率非常低，档案的利用价值得不到充分的体现，所以文档管理的改革是必然结果。
2.2 优化档案管理模式，提高档案的管理能力
传统的档案管理模式不利于档案完整性的管理，也不适应现代化的发展。文档一体化管理的高校，档案信息化建设是随着新技术的发展而建立起来的，管理人员利用计算机技术对一些文件进行网上归档，实现档案的规模化管理。
2.3 实现资源共享的一个重要途径
高校档案管理一直是处于一种封闭的状态，无论是文件信息的规模还是流量，均比较大，所以对文件的流转和档案管理的要求有所提高。只有实现信息化管理，能够使各种资源得到合理的配置和科学的管理，减少档案部门人财物的重复和浪费。信息化管理能够为社会各界人士对于高校档案信息的查阅提供一个良好的途径，打破高校档案封闭的管理路线，实现资源的共享。
3 高校文档一体化管理的理论依据研究
文件、档案工作的目的是通过提供利用来满足高校各方面的利用需求。当利用需求被充分满足时，必然产生一定的社会效益及经济效益。因此，各院校在文档一体化管理中应将系统观点与效益观点有机地结合起来，从总体优化文档工作入手。也就是说，要以尽可能少的投入获得尽可能多的社会效益及经济效益，以确保整个系统的合理化、高效化、经济化。
3.1 文件生命周期理论
文档一体化管理的理论基础是文件生命周期理论，文 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: *351916072*
件生命周期理论最早是由欧美档案学者提出，即指文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的生命过程，具有连续性、一致性，文件与档案是分处于文件生命周期的不同阶段的同源一体的事物。文件生命周期理论的形成意味着现代档案学的成熟，因为它不仅扩展了档案学的研究对象——从“历史档案”扩展为“现代文件”，而且改进了档案学的研究方法——从简单、静止的方法变成系统、动态的方法。它把从现行文件从历史档案的发展看成是一个整体运动过程，着力研究这一整体运动过程的特点和发展规律，试图使文件的整个生命过程都得到全面控制，从而实现文档管理的高效化。
文件生命周期理论的基础是文件价值形态的变化规律，美国档案学者谢伦伯格曾把成为公共档案的文件的价值归纳为“对于原机构的原始价值和对于其他机构及非政府使用者的从属价值。”[1]
王燕在《高校实施一体化管理的理论与实践》中说到：“吴宝康先生曾经指出，文件生命周期理论传入我国的意义，在于它使我们的文件与档案管理一体化的理论观点具有更为坚实的理论依据，可以说，文档一体化首先要解决的问题就是对这样一个过程进行规划、控制，而文件生命周期理论正好为这种过程控制提供了理论指导”[2]。
3.2 文件连续体理论
文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充。文件连续体理论构筑了一个多维坐标系来描述文件的运动过程，包括四个坐标轴：一是文件保管形式轴，选取的四个坐标分别是单份文件、案卷、全宗和全宗集合；二是价值表现轴，选取的四个坐标分别是行为轨迹、活动凭证、机构记忆和社会记忆；三是业务活动轴，选取的四个坐标分别是行为、活动、职能和意志；四是形成者轴，选取的四个轴分别是个人、部门、机构和社会。文件保管形式轴是核心轴，因为它的变化带动了其他坐标轴的相应变化。“文件存在于多元时空范围，而不是孤立的存在于世间和空间点上，文件的运动过程可以同时发生在其存在的任何时空点上，甚至超前于文件的产生”[3]连续体模式更为详细、全面、直观地展现出文件的整个运动过程。具体而言，文件连续体理论通过描述文件保管形式轴上四个坐标的变化引发形成者轴、业务活动轴和价值表现轴上特定坐标的相应变化，揭示出文件的四围运动过程。
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