县级政府机关文档一体化建设研究以响水县为例
目 录
1 引言 2
2 响水县政府机关文档一体化建设现状分析 3
3 县级政府机关文档一体化建设中存在的问题 5
3.1 现有档案信息管理系统不足 5
3.2 管理制度存在严重弊端 6
3.3 电子文件的保存、归档不规范 6
3.4 电子文件存在安全隐患 7
3.5 缺乏统一标准和规范 7
3.6 电子档案管理的人才匮乏 8
4 县级政府机关文档一体化建设的策略 8
4.1 积极调整建立管理机制 8
4.2 完善档案信息管理制度 9
4.3 建立电子文件归档、保存制度 9
4.4 建立安全保障体系 10
4.5 构建档案信息标准规范化体系 10
4.6 加强档案管理人员队伍建设 11
结 论 12
致 谢 13
参考文献 14
1 引言
上世纪80年代，随着文件生命周期理论的传入，在我国引发了文档一体化研究的热潮。随着信息时代形成，科学技术的进步和发展，电子信息时代已经来临，由此产生大量的电子文件、电子档案，这使现有的文书、档案管理出现了一些全新的问题，传统的文书、档案管理模式面临严峻的挑战。传统落后的办公手段已经不能满足信息时代对文书档案管理的需求。因此，如何运用自动化的手段来提高文书档案管理工作的效率，是迫在眉睫的。而作为文档工作人员，要顺应信息时代发展的潮流，在肯定文档一体化发展的同时，必须要客观地分析传统的档案管理方式，科学、理性地认识文档一体化，以便正确地理解和把握好文档一体化工作。
为了解决传统的文书、档案工作方式不能适应信息化时代的问题，文档一体化理 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: %3^5`1^9`1^6^0`7^2#
论应运而生。从简单意义上来说，文档一体化就是将两项相互独立却又有密切联系的文书处理和档案管理工作归入到统一的管理系统，从而形成互相配合，相互衔接，实现资源共享，以便更好地做好文档工作。从客观上来说，建立健全的文档一体化不仅减少了文书处理部门和档案管理部门的工作量，也避免了许多不必要的劳动，同时也减小了丢失文件的原始数据的风险。
本文是基于响水县政府机关文档一体化建设的研究，总结县级政府机关文档一体化建设研究中应注意的诸多问题，对存在的问题进行全面深入的研究并针对问题提出相应的解决策略。
文档一体化是在社会信息时代下对档案工作的客观要求，追溯到上世纪80年代，档案界的有关学者就已经将其提出来，并分别对文档一体化的理论依据和实践模式开展相应的研究。很多档案部门经过多年的实践探索，已然取得一些成就。从总体上来看，理论研究在不断的深化，实践范围在渐渐的扩大，技术条件也越来越成熟。但是，实现文档一体化只是仅仅迈出了一小步，后面还有很大的发展空间。实现文档一体化不可能一步到位，需要一个过程，更需要机遇和条件。与欧美国家成熟的文档一体化管理理论相比，拥有中国特色的文档一体化管理理论尚未形成，而且文档一体化的实践基础与其相比也存在着很大的差异。只有先进的理念与本国的实际国情相符合，才能建立符合国情的管理模式，因此创建具有中国特色的文档一体化理论迫在眉睫，并在这一理论的指导下创建具有中国特色的文档一体化。
而我国现行体制不能适应文档一体化管理，其主要表现在文书工作和档案工作分属在不同机关的领导下实行集中统一管理，从某种意义上来说制约了文档一体化的建设。党的十七大报告中也明确提出了“推行电子政务，强化社会管理和公共服务”，目前国家各地区各部门都注重电子政务的建设，这是文档一体化建设一次千载难逢的机遇。但是因为没有一套完整的、行之有效的法规标准体系作保障，而原有的已经比较成熟的纸质档案形成的法规标准，对电子文件不适用了。上世纪90年代末以来，针对电子文件，国家制定了管理办法和标准，在一定程度上对电子文件起到了保护作用，但是这些法规还远远达不到文档一体化建设的要求。文档一体化的建设，不仅仅是一个简单的技术问题，而是一项系统的工程，涉及到政策、法律法规、标准到技术、流程，而单一层面上的法规标准已经不适用了，而是需要一个有阶段有层次的法规标准体系。
在西方，文档一体化建设相较于中国而言，技术相对成熟，美国在1998年国家档案与文件管理局建立了电子文件中心，2011年美国EAR项目完成，该系统提供一个系统的和动态的储存、保管和利用各种电子文件的工具，且不依赖任何具体的软硬件。
2009年6月，我国国家档案局馆长杨冬权在电子文件管理国家战略国际学术研讨会上曾指出，电子文件不仅关系到国家和社会历史记忆的长期保存，更关系到人类文明的传承延续。为了给未来留下更多有价值的信息，档案管理人员必须具有很强的历史责任感，所以做好档案工作任重而道远。
2 响水县政府机关文档一体化建设现状分析
在传统的办公环境中，文书、档案工作人员的主要职责就是保存好纸质的文字资料，但是纸质档案管理工作量很大，整理起来更为困难，且不易于保存。而在档案处置的过程中，人为性造成档案材料失真的情况很难去核实，更是加大了档案归置的繁琐。随着机关办公自动化进程的推进，电子文件的大量产生，随之而来的是纸质档案与其对应的电子文件如何归档的问题。
文档一体化是利用新型的计算机技术和网络科技技术改革传统的档案管理模式，实现文书处理和档案管理的有机统一，以顺应电子信息时代对档案管理的要求。计算机技术可以简化档案管理的工作程序，为文书档案工作者减少了大量的人力物力和财力，而且提高了工作效率；网络技术可以使档案的收集、运转、传递、处理和利用更为快捷，信息共享更为方便，是实现文档一体化的关键。
响水县作为江苏省综合改革试点县，江苏省科技工作先进县，在文档一体化建设方面取得了一些成绩。近年来，随着信息社会的形成和发展，办公自动化的推进，办公条件的改善，响水县政府机关文书、档案管理工作取得了一些可喜的成绩，在2008年，响水县档案馆被江苏省建设厅评为省一级城建档案馆，这是对响水县档案管理工作最大的肯定，但是档案管理工作仍然存在一定的问题，有待改进和提高。
由于过去响水县级政府机关没有意识到档案管理工作的重要性，对档案管理的投资不足导致了很多落后的硬件设施没有被淘汰，依然在工作，管理设备更新速度太慢，这就给文书档案管理造成非常大的困难。目前还有乡镇机关的文书档案设备远远落后于我国其它乡镇，有的单位甚至都没有档案室，硬件设施不完善严重地影响了日常的档案管理。此外，由于没有采取正确的防潮、防湿措施，有些重要的档案存在霉变的情况，不仅对档案的完整性造成了破坏，还会给今后的工作带来很大的困扰。因此，有关单位必须意识到硬件设施对文档一体化的重要性，要及时地针对所反映出来的情况采取相应的措施。即使是装备了数字档案化及智慧档案管理系统的机关单位，只考虑到本单位和本部门的应用特殊性，并没有做到兼顾同行业应用的共性，仅仅是狭义的文档一体化，并没有做到资源的共享和互通，这也是县级政府机关文档一体化建设过程中面临的不可忽略的问题。
4.2.3人员岗位责任制。
确定各种岗位工作职责的制度，制定岗位责任制要注意的关键问题是必须实现责、权、利的统一，在员工上岗前对他们进行专业知识的培训。
4.2.4业务管理制度。
如文书处理程序、文件、档案查阅制度、电子档案归档、档案注销、档案销毁等制度。
1 引言 2
2 响水县政府机关文档一体化建设现状分析 3
3 县级政府机关文档一体化建设中存在的问题 5
3.1 现有档案信息管理系统不足 5
3.2 管理制度存在严重弊端 6
3.3 电子文件的保存、归档不规范 6
3.4 电子文件存在安全隐患 7
3.5 缺乏统一标准和规范 7
3.6 电子档案管理的人才匮乏 8
4 县级政府机关文档一体化建设的策略 8
4.1 积极调整建立管理机制 8
4.2 完善档案信息管理制度 9
4.3 建立电子文件归档、保存制度 9
4.4 建立安全保障体系 10
4.5 构建档案信息标准规范化体系 10
4.6 加强档案管理人员队伍建设 11
结 论 12
致 谢 13
参考文献 14
1 引言
上世纪80年代，随着文件生命周期理论的传入，在我国引发了文档一体化研究的热潮。随着信息时代形成，科学技术的进步和发展，电子信息时代已经来临，由此产生大量的电子文件、电子档案，这使现有的文书、档案管理出现了一些全新的问题，传统的文书、档案管理模式面临严峻的挑战。传统落后的办公手段已经不能满足信息时代对文书档案管理的需求。因此，如何运用自动化的手段来提高文书档案管理工作的效率，是迫在眉睫的。而作为文档工作人员，要顺应信息时代发展的潮流，在肯定文档一体化发展的同时，必须要客观地分析传统的档案管理方式，科学、理性地认识文档一体化，以便正确地理解和把握好文档一体化工作。
为了解决传统的文书、档案工作方式不能适应信息化时代的问题，文档一体化理 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: %3^5`1^9`1^6^0`7^2#
论应运而生。从简单意义上来说，文档一体化就是将两项相互独立却又有密切联系的文书处理和档案管理工作归入到统一的管理系统，从而形成互相配合，相互衔接，实现资源共享，以便更好地做好文档工作。从客观上来说，建立健全的文档一体化不仅减少了文书处理部门和档案管理部门的工作量，也避免了许多不必要的劳动，同时也减小了丢失文件的原始数据的风险。
本文是基于响水县政府机关文档一体化建设的研究，总结县级政府机关文档一体化建设研究中应注意的诸多问题，对存在的问题进行全面深入的研究并针对问题提出相应的解决策略。
文档一体化是在社会信息时代下对档案工作的客观要求，追溯到上世纪80年代，档案界的有关学者就已经将其提出来，并分别对文档一体化的理论依据和实践模式开展相应的研究。很多档案部门经过多年的实践探索，已然取得一些成就。从总体上来看，理论研究在不断的深化，实践范围在渐渐的扩大，技术条件也越来越成熟。但是，实现文档一体化只是仅仅迈出了一小步，后面还有很大的发展空间。实现文档一体化不可能一步到位，需要一个过程，更需要机遇和条件。与欧美国家成熟的文档一体化管理理论相比，拥有中国特色的文档一体化管理理论尚未形成，而且文档一体化的实践基础与其相比也存在着很大的差异。只有先进的理念与本国的实际国情相符合，才能建立符合国情的管理模式，因此创建具有中国特色的文档一体化理论迫在眉睫，并在这一理论的指导下创建具有中国特色的文档一体化。
而我国现行体制不能适应文档一体化管理，其主要表现在文书工作和档案工作分属在不同机关的领导下实行集中统一管理，从某种意义上来说制约了文档一体化的建设。党的十七大报告中也明确提出了“推行电子政务，强化社会管理和公共服务”，目前国家各地区各部门都注重电子政务的建设，这是文档一体化建设一次千载难逢的机遇。但是因为没有一套完整的、行之有效的法规标准体系作保障，而原有的已经比较成熟的纸质档案形成的法规标准，对电子文件不适用了。上世纪90年代末以来，针对电子文件，国家制定了管理办法和标准，在一定程度上对电子文件起到了保护作用，但是这些法规还远远达不到文档一体化建设的要求。文档一体化的建设，不仅仅是一个简单的技术问题，而是一项系统的工程，涉及到政策、法律法规、标准到技术、流程，而单一层面上的法规标准已经不适用了，而是需要一个有阶段有层次的法规标准体系。
在西方，文档一体化建设相较于中国而言，技术相对成熟，美国在1998年国家档案与文件管理局建立了电子文件中心，2011年美国EAR项目完成，该系统提供一个系统的和动态的储存、保管和利用各种电子文件的工具，且不依赖任何具体的软硬件。
2009年6月，我国国家档案局馆长杨冬权在电子文件管理国家战略国际学术研讨会上曾指出，电子文件不仅关系到国家和社会历史记忆的长期保存，更关系到人类文明的传承延续。为了给未来留下更多有价值的信息，档案管理人员必须具有很强的历史责任感，所以做好档案工作任重而道远。
2 响水县政府机关文档一体化建设现状分析
在传统的办公环境中，文书、档案工作人员的主要职责就是保存好纸质的文字资料，但是纸质档案管理工作量很大，整理起来更为困难，且不易于保存。而在档案处置的过程中，人为性造成档案材料失真的情况很难去核实，更是加大了档案归置的繁琐。随着机关办公自动化进程的推进，电子文件的大量产生，随之而来的是纸质档案与其对应的电子文件如何归档的问题。
文档一体化是利用新型的计算机技术和网络科技技术改革传统的档案管理模式，实现文书处理和档案管理的有机统一，以顺应电子信息时代对档案管理的要求。计算机技术可以简化档案管理的工作程序，为文书档案工作者减少了大量的人力物力和财力，而且提高了工作效率；网络技术可以使档案的收集、运转、传递、处理和利用更为快捷，信息共享更为方便，是实现文档一体化的关键。
响水县作为江苏省综合改革试点县，江苏省科技工作先进县，在文档一体化建设方面取得了一些成绩。近年来，随着信息社会的形成和发展，办公自动化的推进，办公条件的改善，响水县政府机关文书、档案管理工作取得了一些可喜的成绩，在2008年，响水县档案馆被江苏省建设厅评为省一级城建档案馆，这是对响水县档案管理工作最大的肯定，但是档案管理工作仍然存在一定的问题，有待改进和提高。
由于过去响水县级政府机关没有意识到档案管理工作的重要性，对档案管理的投资不足导致了很多落后的硬件设施没有被淘汰，依然在工作，管理设备更新速度太慢，这就给文书档案管理造成非常大的困难。目前还有乡镇机关的文书档案设备远远落后于我国其它乡镇，有的单位甚至都没有档案室，硬件设施不完善严重地影响了日常的档案管理。此外，由于没有采取正确的防潮、防湿措施，有些重要的档案存在霉变的情况，不仅对档案的完整性造成了破坏，还会给今后的工作带来很大的困扰。因此，有关单位必须意识到硬件设施对文档一体化的重要性，要及时地针对所反映出来的情况采取相应的措施。即使是装备了数字档案化及智慧档案管理系统的机关单位，只考虑到本单位和本部门的应用特殊性，并没有做到兼顾同行业应用的共性，仅仅是狭义的文档一体化，并没有做到资源的共享和互通，这也是县级政府机关文档一体化建设过程中面临的不可忽略的问题。
4.2.3人员岗位责任制。
确定各种岗位工作职责的制度，制定岗位责任制要注意的关键问题是必须实现责、权、利的统一，在员工上岗前对他们进行专业知识的培训。
4.2.4业务管理制度。
如文书处理程序、文件、档案查阅制度、电子档案归档、档案注销、档案销毁等制度。
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