县区级机关文书档案管理现状分析与策略研究
目 录
1 引言1
2 县区级机关文书档案管理现状分析1
3 当前县区级机关文书档案管理存在的问题2
3.1 县区级机关文书档案事业建设水平较低2
3.2 县区级机关档案管理工作缺乏统一的标准和规范4
3.3 县区级机关文书档案文档一体化水平有待提升5
3.4 县区级机关文书档案管理信息化建设迟滞6
4 县区级机关文书档案管理中存在问题的对策7
4.1 地方加大财政投入，统筹发展档案事业7
4.2 县区级机关档案管理应严格规范档案工作9
4.3 加强县区级机关文档一体化建设10
4.4 加强县区级机关文书档案管理信息系统化建设11
结束语13
致谢14
参考文献15
1 引言
随着改革开放的不断深入，档案事业的发展和人们对档案的重要性认识的日益提高。县区级机关文书档案是区域党政机关文书档案的重要组成部分，县区级档案管理工作对于机关档案工作者而言是一项基础又重要的工作,是保证其他工作有条不紊进行的基础,档案管理工作的质量也在一定程度上决定了其他工作的效率。所以,县区级机关必须做好文书档案管理工作。本论文主要从县区级文书档案管理工作的现状入手,分析了其中现存的问题,并针对这些问题,提出切实可行的策略,以期能帮助县区级机关工作人员出色地完成文书档案管理工作。在全面建设小康社会、构造和谐社会的进程中，档案工作越来越深入地渗透到人类活动的方方面面，档案工作是基础性、服务性的工作，有独特的价值和作用。可以说档案是历史、档案是财富、档案是凭证。重视档案工作，对于实践“三个代表”重要思想，提高党的执政能力，构建和谐社会具有重要 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: 3_5_1_9_1_6_0_7_2
意义。对县区级档案来说，尤为如此。从法律主体地位看，县区级档案局是基层的执法主体、处于金字塔的基座；从现实来看，由于种种原因，县区级档案工作总体来说基础较差，工作水平还较低，服务能力不很强；从工作任务来看，承担的任务很重，一方面要完成上级交给的各种工作任务，同时要完成本级的各项工作任务，更为艰难是要完成本辖区行政、事业、企业以及村、社区的档案工作指导和监管；从服务对象来看，县区级档案服务工作点多面广，直接服务于经济和社会发展主战场。因此，做好县区级档案，是做好档案工作的基础，也是最为关键的一环，它起到承上启下的作用。
2 县区级机关文书档案管理现状分析
随着国内文书档案管理手段和方法的层出不穷，县区级机关文书档案具有一些明显的特点，主要表现在以下方面：
第一，关于档案管理机构和工作网络的建设。县区级档案机关新增对本区域内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作的监督指导职能；区、镇街、各部门建档单位成立档案协会，并划分协作小组，定期开展活动；各镇、街道及部分职能部门成立了档案管理领导小组，有些单位还将档案管理责任明确到具体科室及个人；部分政府职能部门和街道实现了将档案管理网络向下延伸，如县区劳动保障局已将档案管理网络延伸至村（社区）劳动保障室一级，区教育局也建立了局、校二级管理网络，档案管理实现系统化；大部分城市社区档案管理基本达到四有标准（有制度、有人管、有库房、有实体）。
第二、档案管理工作在逐步规范。一是建立了各项制度。县区、镇两级政府及职能部门都相应建立了有关档案保管、利用、归档、保密等一系列工作制度，进一步明确了档案管理的基本工作要求，确保了档案管理的规范化和制度化。二是规范档案管理职责。县区各相关单位都制定相应的档案人员岗位责任制度，部分还纳入了机关岗位责任制考核。县区内各档案馆室的档案人员基本都能认真做好档案的日常收集、整理、管理工作，大多数建档单位能做好档案借阅和利用情况的登记。三是加强考核创建。县区政府把档案工作纳入全区年度目标管理考核范围，每年通过单位自查、组内互查、档案局抽查等方式开展档案年检；部分单位还在系统内部开展档案工作自查和考核，通过职能部门各科室档案工作考核评比，提高档案管理整体水平。
第三、档案利用工作有所推进。一是档案利用率有所提高，06年以来一般县区档案利用人次增加约40%，共接待查档利用1600余人次，提供案卷2000余卷、件。二是信息化建设有所推进。县区档案馆建立了文件级档案检索系统，馆藏中重要全宗及查找利用率高的档案已录入电脑，开放档案案卷目录在县区档案馆网站上公布。部分涉及民生档案的职能部门信息化工作走在前列，已经建立了较为完善的查询系统和电子化档案管理系统，如县区城管办的数字城管管理系统，县区人才交流服务中心的应届毕业生档案管理系统，县区婚姻登记服务中心的婚登档案管理系统等，进一步开发了档案信息资源，提高了档案的社会利用率，较好地服务了群众。
3 当前县区级机关文书档案管理存在的问题
3.1 县区级机关文书档案事业建设水平较低
3.1.1县区级机关硬件设施落后、保管条件差
县区级机关普遍存在办公用房紧张，档案用房紧缺，面积小，达不到档案保管标准，办公用房同档案用房混用现象比较普遍。武汉市青山区政府下辖的21个机关单位中，有独立库房的单位5家，其它16个单位都是办公用房同档案库房混用，没有档案查阅室、没有必要的档案保护设施，随着档案数量不断增加，各单位档案用房不能满足档案数量日益增加的需要，纷纷要求提前移交进馆，使得区直机关档案的提档升级受到限制，机关档案工作水平难以提高。由于县区级地区经济欠发达，对文书档案管理的经费有限，导致很多文书档案管理的设备陈旧，很多老旧的档案管理设施依然坚持在工作岗位上，设备更新慢，这就严重影响了文书档案管理的质量。还有一些单位的文书档案设备没有配备齐全，造成硬件设施服务不到位、质量差，而且相关部门没有想办法去解决，甚至个别单位还没有设立专门的档案室。此外，文书档案还存在丢失、销毁和霉变等情况，这是由于没有及时采取防潮、防湿的举措，不但影响了档案的整洁、美观，还会困扰今后的工作。因此，相关部门需要高度重视文书档案管理的设施问题，并及时改进。
3.1.2县区级机关档案管理人才匮乏
一是专业技术人才偏少，据统计，县区级专职档案员有专业技术职称的只占20%左右。二是档案专业人才贫乏，县区级专职档案员中毕业于档案专业的只占3%左右。特别是熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏。档案人员除档案工作外普遍兼任多项工作；有的单位科室只有1 人，档案员由办公室主任兼任。兼职多已近严重影响机关档案业务的正常开展。许多工作中形成的材料难于及时收集齐全,年度档案归档整理工作难于自行完成，档案信息化工作滞后,机关档案工作处于勉强维持的状况,难以跟上档案工作发展的要求。
如：四川省大英县县政府在文书档案管理工作的规范程度过低，是很多县区级机关单位中普遍存在的问题，主要体现在：案卷名称、卷宗分类、文件档号不规范等，还经常出现档案文件的卷宗组卷不规范，缺少卷内目录等现象。
3.3 县区级机关文书档案文档一体化水平有待提升
文书工作和档案管理工作是相互联系又有着区别的，处理好文书工作和档案管理工作的关系是做好文书档案工作的基本要求。然而目前的管理体制没能拉近文书工作和档案工作的距离，加大了二者有效衔接的难度。在一般情况下，档案管理员和文秘的工作时分开进行的，这造成了档案管理员进行工作时对文秘的忽视。这更增多了两者脱节的地方，如公文的格式不合规范等。这影响了文书档案管理工作的质量和水平，是现今存在的首要问题。
1 引言1
2 县区级机关文书档案管理现状分析1
3 当前县区级机关文书档案管理存在的问题2
3.1 县区级机关文书档案事业建设水平较低2
3.2 县区级机关档案管理工作缺乏统一的标准和规范4
3.3 县区级机关文书档案文档一体化水平有待提升5
3.4 县区级机关文书档案管理信息化建设迟滞6
4 县区级机关文书档案管理中存在问题的对策7
4.1 地方加大财政投入，统筹发展档案事业7
4.2 县区级机关档案管理应严格规范档案工作9
4.3 加强县区级机关文档一体化建设10
4.4 加强县区级机关文书档案管理信息系统化建设11
结束语13
致谢14
参考文献15
1 引言
随着改革开放的不断深入，档案事业的发展和人们对档案的重要性认识的日益提高。县区级机关文书档案是区域党政机关文书档案的重要组成部分，县区级档案管理工作对于机关档案工作者而言是一项基础又重要的工作,是保证其他工作有条不紊进行的基础,档案管理工作的质量也在一定程度上决定了其他工作的效率。所以,县区级机关必须做好文书档案管理工作。本论文主要从县区级文书档案管理工作的现状入手,分析了其中现存的问题,并针对这些问题,提出切实可行的策略,以期能帮助县区级机关工作人员出色地完成文书档案管理工作。在全面建设小康社会、构造和谐社会的进程中，档案工作越来越深入地渗透到人类活动的方方面面，档案工作是基础性、服务性的工作，有独特的价值和作用。可以说档案是历史、档案是财富、档案是凭证。重视档案工作，对于实践“三个代表”重要思想，提高党的执政能力，构建和谐社会具有重要 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: 3_5_1_9_1_6_0_7_2
意义。对县区级档案来说，尤为如此。从法律主体地位看，县区级档案局是基层的执法主体、处于金字塔的基座；从现实来看，由于种种原因，县区级档案工作总体来说基础较差，工作水平还较低，服务能力不很强；从工作任务来看，承担的任务很重，一方面要完成上级交给的各种工作任务，同时要完成本级的各项工作任务，更为艰难是要完成本辖区行政、事业、企业以及村、社区的档案工作指导和监管；从服务对象来看，县区级档案服务工作点多面广，直接服务于经济和社会发展主战场。因此，做好县区级档案，是做好档案工作的基础，也是最为关键的一环，它起到承上启下的作用。
2 县区级机关文书档案管理现状分析
随着国内文书档案管理手段和方法的层出不穷，县区级机关文书档案具有一些明显的特点，主要表现在以下方面：
第一，关于档案管理机构和工作网络的建设。县区级档案机关新增对本区域内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作的监督指导职能；区、镇街、各部门建档单位成立档案协会，并划分协作小组，定期开展活动；各镇、街道及部分职能部门成立了档案管理领导小组，有些单位还将档案管理责任明确到具体科室及个人；部分政府职能部门和街道实现了将档案管理网络向下延伸，如县区劳动保障局已将档案管理网络延伸至村（社区）劳动保障室一级，区教育局也建立了局、校二级管理网络，档案管理实现系统化；大部分城市社区档案管理基本达到四有标准（有制度、有人管、有库房、有实体）。
第二、档案管理工作在逐步规范。一是建立了各项制度。县区、镇两级政府及职能部门都相应建立了有关档案保管、利用、归档、保密等一系列工作制度，进一步明确了档案管理的基本工作要求，确保了档案管理的规范化和制度化。二是规范档案管理职责。县区各相关单位都制定相应的档案人员岗位责任制度，部分还纳入了机关岗位责任制考核。县区内各档案馆室的档案人员基本都能认真做好档案的日常收集、整理、管理工作，大多数建档单位能做好档案借阅和利用情况的登记。三是加强考核创建。县区政府把档案工作纳入全区年度目标管理考核范围，每年通过单位自查、组内互查、档案局抽查等方式开展档案年检；部分单位还在系统内部开展档案工作自查和考核，通过职能部门各科室档案工作考核评比，提高档案管理整体水平。
第三、档案利用工作有所推进。一是档案利用率有所提高，06年以来一般县区档案利用人次增加约40%，共接待查档利用1600余人次，提供案卷2000余卷、件。二是信息化建设有所推进。县区档案馆建立了文件级档案检索系统，馆藏中重要全宗及查找利用率高的档案已录入电脑，开放档案案卷目录在县区档案馆网站上公布。部分涉及民生档案的职能部门信息化工作走在前列，已经建立了较为完善的查询系统和电子化档案管理系统，如县区城管办的数字城管管理系统，县区人才交流服务中心的应届毕业生档案管理系统，县区婚姻登记服务中心的婚登档案管理系统等，进一步开发了档案信息资源，提高了档案的社会利用率，较好地服务了群众。
3 当前县区级机关文书档案管理存在的问题
3.1 县区级机关文书档案事业建设水平较低
3.1.1县区级机关硬件设施落后、保管条件差
县区级机关普遍存在办公用房紧张，档案用房紧缺，面积小，达不到档案保管标准，办公用房同档案用房混用现象比较普遍。武汉市青山区政府下辖的21个机关单位中，有独立库房的单位5家，其它16个单位都是办公用房同档案库房混用，没有档案查阅室、没有必要的档案保护设施，随着档案数量不断增加，各单位档案用房不能满足档案数量日益增加的需要，纷纷要求提前移交进馆，使得区直机关档案的提档升级受到限制，机关档案工作水平难以提高。由于县区级地区经济欠发达，对文书档案管理的经费有限，导致很多文书档案管理的设备陈旧，很多老旧的档案管理设施依然坚持在工作岗位上，设备更新慢，这就严重影响了文书档案管理的质量。还有一些单位的文书档案设备没有配备齐全，造成硬件设施服务不到位、质量差，而且相关部门没有想办法去解决，甚至个别单位还没有设立专门的档案室。此外，文书档案还存在丢失、销毁和霉变等情况，这是由于没有及时采取防潮、防湿的举措，不但影响了档案的整洁、美观，还会困扰今后的工作。因此，相关部门需要高度重视文书档案管理的设施问题，并及时改进。
3.1.2县区级机关档案管理人才匮乏
一是专业技术人才偏少，据统计，县区级专职档案员有专业技术职称的只占20%左右。二是档案专业人才贫乏，县区级专职档案员中毕业于档案专业的只占3%左右。特别是熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏。档案人员除档案工作外普遍兼任多项工作；有的单位科室只有1 人，档案员由办公室主任兼任。兼职多已近严重影响机关档案业务的正常开展。许多工作中形成的材料难于及时收集齐全,年度档案归档整理工作难于自行完成，档案信息化工作滞后,机关档案工作处于勉强维持的状况,难以跟上档案工作发展的要求。
如：四川省大英县县政府在文书档案管理工作的规范程度过低，是很多县区级机关单位中普遍存在的问题，主要体现在：案卷名称、卷宗分类、文件档号不规范等，还经常出现档案文件的卷宗组卷不规范，缺少卷内目录等现象。
3.3 县区级机关文书档案文档一体化水平有待提升
文书工作和档案管理工作是相互联系又有着区别的，处理好文书工作和档案管理工作的关系是做好文书档案工作的基本要求。然而目前的管理体制没能拉近文书工作和档案工作的距离，加大了二者有效衔接的难度。在一般情况下，档案管理员和文秘的工作时分开进行的，这造成了档案管理员进行工作时对文秘的忽视。这更增多了两者脱节的地方，如公文的格式不合规范等。这影响了文书档案管理工作的质量和水平，是现今存在的首要问题。
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