企业数字档案建设研究
目 录
1 引言 5
2 企业数字档案建设问题研究5
2.1 企业档案信息资源有待开发6
2.2 企业数字档案建设中软、硬件设施不齐全6
2.3 企业数字档案管理人员技术欠缺7
2.4 企业数字档案建设的相关标准和制度欠缺8
3 企业数字档案建设对策研究 8
3.1 开发档案信息资源，保证档案信息质量 8
3.2 加大企业数字档案建设的软、硬件投入9
3.3 重视企业数字档案管理人员的技术培训 10
3.4 制定企业数字档案建设的相关标准和制度10
4 关于企业数字档案建设的设想11
4.1注重传统档案的数字化加工 11
4.2 加强以电子文件为主的信息化网站建设 12
4.3建立有效的企业数字档案馆14
结论 16
致谢 17
注释 18
参考文献19
1 引言
随着现代科学技术和经济的不断发展以及企业制度的建立，市场竞争日趋激烈,企业在竞争中面临着巨大的压力。企业信息资源将成为企业经济活动和生产活动的战略资源,企业在信息战中获得先机就会在商战中占据有利地位。原有的企业传统档案已经不能适应企业和社会经济发展的客观要求。所以企业必须实现档案管理模式转型，建立企业数字档案。企业数字化建设是社会数字化建设的一个分支,企业档案数字化建设又是企业数字化建设的一个重要组成部分,因此,企业档案数字化建设与企业的兴衰成败关系密切。企业档案是企业最系统、最可靠、最有价值的信息资源，是企业生产、技术、科研和经营管理活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业共同发展的无形 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ^3^5`1^9`1^6^0`7^2#
资产，在企业经营决策、信息查询与服务、提升核心竞争力等各方面正积极地发挥应有的重要作用。因此,企业应该高度重视其数字档案建设并提上日程,加快推进企业数字档案建设,全力开发企业档案信息资源。
随着世界信息化的不断发展，网络化和数字化程度的不断加深以及我国日益融入WTO，数字档案建设已成为现代企业经济发展的重要支柱和组成部分。数字档案具有查询方便快捷、安全保密、先进实用等特点，企业数字档案建设工作是历史的选择，是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。
2 企业数字档案建设问题研究
全球信息化的大环境推动着我国信息化的进程。1993年底,国务院信息化工作领导小组制定了《国家信息化“九五”规划和2010年远景目标（纲要）》，开始启动“三金”工程（即“金桥”工程、“金卡”工程和“金关”工程，这些被称作是中国的“信息准高速国道”），旨在推动我国信息化基础设施建设走向深入，国家各有关部委开始以此为契机先后提出和实施一系列“金”字号系统信息工程，我国大部分城市的信息化建设都取得了长足的发展。
计算机技术的发展和广泛应用使得企业办公自动化水平越来越高,商务活动中交流和沟通的手段逐渐由传统的纸张形式向以计算机为中介——以文字、图像、声音为表现形式的电子媒体转变,因此对企业档案管理工作产生了深刻影响。【1】企业档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。企业数字档案是指企业利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、音视频技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术，把各种纸质、照片、声像、胶片等传统介质的档案资源转换为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时准确、方便快捷地提供利用，实现资源共享，这也是企业数字档案建设的重要内容。[2]
2．1 企业档案信息资源有待开发
信息资源是企业生产及管理过程中所涉及到的一切文件、资料、图表和数据等信息的总称。它涉及到企业生产和经营活动过程中所产生、获取、处理、存储、传输和使用的一切信息资源，贯穿于企业管理的全过程。
目前，大多数企业在档案信息资源开发方面还是比较保守的。档案管理人员只是做到了档案收集、整理、鉴定、保管、统计等实体的管理上，但对档案信息资源开发利用这一中心工作却没有应有的认识，即使提供利用还仅限于"你来我找"这种原始的、最简单的服务方式，许多有实用价值的档案信息被埋在库房深处，处于置之高阁、无人问津的局面，没有发挥它们应有的社会经济价值，无法转化为现实的生产力，这与信息时代要求提供高质量、高效率的信息服务很不协调，造成档案信息资源的极大浪费。如果没有对企业档案信息资源进行专业的分类整理,没有进行任何的检索和汇编等工作,要想实现企业的高效管理基本是不可能完成的一件工作,更不可能建立可靠的高效的企业规章制度。要想建立一套完善的可以用于实际操作的档案信息数据库,就不得不依靠现有的档案信息资源的深度幵发和完美的提供利用。要实现信息资源在企业各个部门之间的高效共享,也离不开对档案信息资源的数据库的完美建设。各档案馆在地下管线档案信息化、工程地质档案信息化、城市管网、路网、市政、公用设施等档案信息化系统的建设的重要性未被档案馆管理决策层充分认识到。【3】
000012．2 企 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ^3^5`1^9`1^6^0`7^2#
业数字档案建设中软、硬件设施不齐全
近年来，大多数企业虽然逐步为其档案管理部门配备了一些设备，但仍然存在着部分设施老旧，缺乏数字档案建设必备设备的问题。例如扫描仪老旧，扫描出来的图片不够清晰；没有很好的识别软件，一些大的工程软件没办法扫描等。很多企业数字档案管理软件很多，大都具有查询、检索和统计等选项，但这些软件的功能类似，大同小异，都不能很好的适应企业发展的需求。另外，许多数字档案管理软件之间不能通用，这使得不同软件下的数字档案不能通用，不能同时读取，这给企业工作带来很大的麻烦。还有,计算机系统和数字档案管理软件需要不断地升级和更新，这会影响数字档案的及时读取，还可能对数字档案资源的安全造成威胁。
此外，对数字档案管理的硬件不能做到不定期的设备检查，确保其安全运行，还会忽视查看服务器和网络设备运行状态，不能按时更换设备及老化线路，没有加强机房的环境监控与保养。还有一点严重欠缺是很多企业不重视建立数据备份中心，当遇到不可控制和无法预知的因素时，很多档案信息面临丢失的可能。在建设和维护企业数字档案的过程中，档案中心的安全不能得到保证，网络安全存在隐患。“据保守估计,国内80%的网络系统都存在木马程序和间谍软件。同时,黑客攻击活动向纵深发展,以经济利益为目的的网络攻击渐为主流。世界许多国家网站包括美国不少著名大网站及网上计算机均遭受过黑客攻击和病毒感染。统计资料显示,仅西方八国集团成员国每年因网络犯罪造成的损失就高达420亿美元”【4】
000012．3 企业数字档案管理人员技术欠缺
人才是企业数字档案建设发展的基础，开展数字档案建设工作，需要既懂企业档案管理又懂信息技术的复合型人才。企业数字档案建设工作是一项专业性较强的工作。企业数字档案建设需要的档案工作者不仅需要档案管理方面的基础知识和技术，而且还需要懂得与计算机和信息技术相关的多种知识和技术，例如计算机扫描、图形处理、音视频处理等较高的计算机技能和信息处理能力。而在目前企业数字档案建设队伍中，专业人员很多，但在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，兼具档案管理知识和计算机技能的复合型人才缺乏，这与时代发展的要求悬殊较大。大多数企业中的档案管理人员非档案专业出身的，档案管理知识结构不合理，对计算机和信息技术比较陌生，高水平的档案专业人才较少，信息技术人才水平不高或人员不够，这些情况已经不能适应现代企业档案工作的发展。
1 引言 5
2 企业数字档案建设问题研究5
2.1 企业档案信息资源有待开发6
2.2 企业数字档案建设中软、硬件设施不齐全6
2.3 企业数字档案管理人员技术欠缺7
2.4 企业数字档案建设的相关标准和制度欠缺8
3 企业数字档案建设对策研究 8
3.1 开发档案信息资源，保证档案信息质量 8
3.2 加大企业数字档案建设的软、硬件投入9
3.3 重视企业数字档案管理人员的技术培训 10
3.4 制定企业数字档案建设的相关标准和制度10
4 关于企业数字档案建设的设想11
4.1注重传统档案的数字化加工 11
4.2 加强以电子文件为主的信息化网站建设 12
4.3建立有效的企业数字档案馆14
结论 16
致谢 17
注释 18
参考文献19
1 引言
随着现代科学技术和经济的不断发展以及企业制度的建立，市场竞争日趋激烈,企业在竞争中面临着巨大的压力。企业信息资源将成为企业经济活动和生产活动的战略资源,企业在信息战中获得先机就会在商战中占据有利地位。原有的企业传统档案已经不能适应企业和社会经济发展的客观要求。所以企业必须实现档案管理模式转型，建立企业数字档案。企业数字化建设是社会数字化建设的一个分支,企业档案数字化建设又是企业数字化建设的一个重要组成部分,因此,企业档案数字化建设与企业的兴衰成败关系密切。企业档案是企业最系统、最可靠、最有价值的信息资源，是企业生产、技术、科研和经营管理活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业共同发展的无形 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ^3^5`1^9`1^6^0`7^2#
资产，在企业经营决策、信息查询与服务、提升核心竞争力等各方面正积极地发挥应有的重要作用。因此,企业应该高度重视其数字档案建设并提上日程,加快推进企业数字档案建设,全力开发企业档案信息资源。
随着世界信息化的不断发展，网络化和数字化程度的不断加深以及我国日益融入WTO，数字档案建设已成为现代企业经济发展的重要支柱和组成部分。数字档案具有查询方便快捷、安全保密、先进实用等特点，企业数字档案建设工作是历史的选择，是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。
2 企业数字档案建设问题研究
全球信息化的大环境推动着我国信息化的进程。1993年底,国务院信息化工作领导小组制定了《国家信息化“九五”规划和2010年远景目标（纲要）》，开始启动“三金”工程（即“金桥”工程、“金卡”工程和“金关”工程，这些被称作是中国的“信息准高速国道”），旨在推动我国信息化基础设施建设走向深入，国家各有关部委开始以此为契机先后提出和实施一系列“金”字号系统信息工程，我国大部分城市的信息化建设都取得了长足的发展。
计算机技术的发展和广泛应用使得企业办公自动化水平越来越高,商务活动中交流和沟通的手段逐渐由传统的纸张形式向以计算机为中介——以文字、图像、声音为表现形式的电子媒体转变,因此对企业档案管理工作产生了深刻影响。【1】企业档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。企业数字档案是指企业利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、音视频技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术，把各种纸质、照片、声像、胶片等传统介质的档案资源转换为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时准确、方便快捷地提供利用，实现资源共享，这也是企业数字档案建设的重要内容。[2]
2．1 企业档案信息资源有待开发
信息资源是企业生产及管理过程中所涉及到的一切文件、资料、图表和数据等信息的总称。它涉及到企业生产和经营活动过程中所产生、获取、处理、存储、传输和使用的一切信息资源，贯穿于企业管理的全过程。
目前，大多数企业在档案信息资源开发方面还是比较保守的。档案管理人员只是做到了档案收集、整理、鉴定、保管、统计等实体的管理上，但对档案信息资源开发利用这一中心工作却没有应有的认识，即使提供利用还仅限于"你来我找"这种原始的、最简单的服务方式，许多有实用价值的档案信息被埋在库房深处，处于置之高阁、无人问津的局面，没有发挥它们应有的社会经济价值，无法转化为现实的生产力，这与信息时代要求提供高质量、高效率的信息服务很不协调，造成档案信息资源的极大浪费。如果没有对企业档案信息资源进行专业的分类整理,没有进行任何的检索和汇编等工作,要想实现企业的高效管理基本是不可能完成的一件工作,更不可能建立可靠的高效的企业规章制度。要想建立一套完善的可以用于实际操作的档案信息数据库,就不得不依靠现有的档案信息资源的深度幵发和完美的提供利用。要实现信息资源在企业各个部门之间的高效共享,也离不开对档案信息资源的数据库的完美建设。各档案馆在地下管线档案信息化、工程地质档案信息化、城市管网、路网、市政、公用设施等档案信息化系统的建设的重要性未被档案馆管理决策层充分认识到。【3】
000012．2 企 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ^3^5`1^9`1^6^0`7^2#
业数字档案建设中软、硬件设施不齐全
近年来，大多数企业虽然逐步为其档案管理部门配备了一些设备，但仍然存在着部分设施老旧，缺乏数字档案建设必备设备的问题。例如扫描仪老旧，扫描出来的图片不够清晰；没有很好的识别软件，一些大的工程软件没办法扫描等。很多企业数字档案管理软件很多，大都具有查询、检索和统计等选项，但这些软件的功能类似，大同小异，都不能很好的适应企业发展的需求。另外，许多数字档案管理软件之间不能通用，这使得不同软件下的数字档案不能通用，不能同时读取，这给企业工作带来很大的麻烦。还有,计算机系统和数字档案管理软件需要不断地升级和更新，这会影响数字档案的及时读取，还可能对数字档案资源的安全造成威胁。
此外，对数字档案管理的硬件不能做到不定期的设备检查，确保其安全运行，还会忽视查看服务器和网络设备运行状态，不能按时更换设备及老化线路，没有加强机房的环境监控与保养。还有一点严重欠缺是很多企业不重视建立数据备份中心，当遇到不可控制和无法预知的因素时，很多档案信息面临丢失的可能。在建设和维护企业数字档案的过程中，档案中心的安全不能得到保证，网络安全存在隐患。“据保守估计,国内80%的网络系统都存在木马程序和间谍软件。同时,黑客攻击活动向纵深发展,以经济利益为目的的网络攻击渐为主流。世界许多国家网站包括美国不少著名大网站及网上计算机均遭受过黑客攻击和病毒感染。统计资料显示,仅西方八国集团成员国每年因网络犯罪造成的损失就高达420亿美元”【4】
000012．3 企业数字档案管理人员技术欠缺
人才是企业数字档案建设发展的基础，开展数字档案建设工作，需要既懂企业档案管理又懂信息技术的复合型人才。企业数字档案建设工作是一项专业性较强的工作。企业数字档案建设需要的档案工作者不仅需要档案管理方面的基础知识和技术，而且还需要懂得与计算机和信息技术相关的多种知识和技术，例如计算机扫描、图形处理、音视频处理等较高的计算机技能和信息处理能力。而在目前企业数字档案建设队伍中，专业人员很多，但在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，兼具档案管理知识和计算机技能的复合型人才缺乏，这与时代发展的要求悬殊较大。大多数企业中的档案管理人员非档案专业出身的，档案管理知识结构不合理，对计算机和信息技术比较陌生，高水平的档案专业人才较少，信息技术人才水平不高或人员不够，这些情况已经不能适应现代企业档案工作的发展。
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