企业档案网站资源建设研究
企业档案网站资源建设研究[20191230170347]
毕业论文中文摘要
毕业论文外文摘要
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关键字:档案网站,信息化,资源共享
目 录
1 引言 1
2 企业档案网站资源的建设现状 1
2.1 国内研究现状 1
2.2 国外研究现状 2
3 企业档案网站资源建设存在的问题 3
3.1 档案网站技术支持薄弱 3
3.2 档案网站资源开发不全面 4
3.3 档案网站的“孤岛现象” 6
3.4 档案网站的管理制度不健全 6
4 企业档案网站资源建设的对策研究 7
4.1 提高网站技术水平 7
4.2 全面开发信息资源 8
4.3 加强档案网站的宣传与推广 9
4.4 加强档案网站维护，建立网站培训机制 10
结 语 12
致 谢 13
注 释 14
参 考 文 献 15
1 引言
近几年来，伴随着我国企业信息化的进程，档案信息化建设取得了很大的进展，作为信息化建设重要载体的档案信息网站纷纷建立起来，并在经济社会发展中发挥了一定的作用。企业档案网站资源建设是信息时代档案事业的一个重要分支，是我国档案事业信息化建设的重要部分，是企业档案管理模式的一次重大变革。企业档案信息化使档案的工作方式和管理手段更加现代化。传统的纸质档案从文书、业务部门形成到档案部门归档再到利用者手中使用,其间跨越了多个部门,历经了很长一段时间。而档案信息化出现以后,突破了时间和空间的限制,不论是文书部门形成的电子文件还是馆藏档案数字化后形成的档案信息,其产生都是在计算机环境中进行的。信息技术的应用改变了现代组织机构中的工作方式,在信息时代,几乎所有的组织机构都使用计算机和网络技术来管理自己需要的信息资源。
本课题具有较高的理论和实践意义，通过对企业档案网站资源建设的分析，利用先进的网络技术，加快实现档案信息的社会资源共享，加快企业档案部门同其他企业的沟通，提高企业的档案意识，扩大档案宣传的力度和范围。通过网络建立起企业档案部门、档案工作者与社会公众之间相互交往的桥梁。
通过网络、图书馆、期刊杂志搜集与本课题相关的文献资料，根据资料分析出前人的研究现状，总结出企业档案网站资源建设的现状、存在的问题与解决方法，最后在借鉴前人的研究成果基础上，进行全面深入的探究，提出自己的观点。运用文献法、分析归纳法、比较研究法等方法，研究了企业档案网站资源建设。
2 企业档案网站资源的建设现状
2.1 国内研究现状
进入21世纪之后，随着互联网技术和现代计算机技术的发展，网络成为人们生活必不可少的信息传递和交流方式，这为档案事业的发展开辟了新的天地——档案网站。档案网站是档案机构依托互联网建立的向公众开放的信息服务网络，目前国内外的档案网站一般是通过主页互动方式提供相关案服务和进行相关档案宣传。作为档案信息化建设的关键点，档案网站建设承载了档案部门实现向社会公众开放和紧密联系社会的良好远景。具体而言，档案网站集开放、宣传、存储、交流、服务五位为一体，通过发布各类档案信息以及应读者需求提供档案利用服务等方式，既成为了档案信息发布的基地，又是促进完成档案信息数字化的重要支撑点。
我国档案网站的建设的实践始于20世纪90年代中后期，经过十几年的发展，已经在形式和内容各方面都取得了一些进展。但是，在实践中档案网站的建设却没有达到预期的成效。总体来说我国的档案网站建设还处于初级阶段，内容有待丰富，技术有待提高，建设的质量也是参差不齐，我国档案网站建设中仍然存在不少问题。如检索系统不够完善、网站链接率低、数据库资源不够丰富、网站的设计不能满足多种用户群体的不同需求、栏目划分不够合理,导航不规范、与用户互动不够、内容更新不及时等。[1]
2.2 国外研究现状
国外档案界从上个世纪90年代中期开始大规模的建立档案网站，发布相关信息，从此掀起了全球的档案信息化建设的高潮。目前为止，一些国家的档案信息化建设取得了较大的成绩。如可口可乐公司、IBM、迪斯尼、时代周刊等。可口可乐公司档案馆资源丰富，征集许多与公司有关的档案，馆长库尔茨于1970年 4月在美国档案专业杂志上撰文《商业档案在企业中的作用》，指出档案资源是开发市场的工具，它可以帮助企业了解自己的历史，认识过去，掌握现在，预测未来。[2]从其网站名称“可口可乐公司的历史（History of Coca-Cola）”也可以看出是介绍企业历史与文化，对企业发展有着领航作用。IBM 公司档案馆成立于 1964年，该公司用先进实用的国际管理思想，创造性帮助无数企事业单位成功实现信息化，如“杭州档案局在 IBM 的内容管理平台上构建一个基于网络的现代化网上数字档案馆”，[3]所以 IBM 公司自己的档案馆信息化程度可见一斑。迪斯尼档案馆是在 1970 年由DaveSmith 创建，该馆收集了自公司成立以来所有资料，从最早的米老鼠卡通片、《汽船威利》的原始画稿到最早的消费品——米老鼠手表。该馆网站上有着丰富的人物介绍、电影在线和反面人物历史，可以说是迪斯尼公司参考工具，包括传记、影片记录、获奖年表、迪斯尼字母检索、历史剪影，以及馆长 DaveSmith 汇编的迪斯尼官方百科全书等。美国出版的时代周刊杂志，被誉为当代最具代表性与影响力的刊物。该公司档案馆非常注重为企业自身服务，为地方政府、司法立法服务，注重档案的原始属性，强调利用的功能。[4]在网站上可以浏览自 1923 年创立以来的所有电子版的刊物。
在对国外几个企业档案网站的访问情况来看，可以总结出国外档案网站有如下特点：网站页面布局新颖；网站内容丰富，更新快；检索工具现代化，数据库庞大。
3 企业档案网站资源建设存在的问题
3.1 档案网站技术支持薄弱
3.1.1 网站结构设计不完善
网站页面的美观程度是能否吸引访问者的首要问题。企业档案网站作为服务性网站，主页面质量差，结构呆板、单一，难以吸引访问者，虽然档案网站由于其特殊性，没有在商业运作中被淘汰的风险，单也应注重其网站结构和网页制作的质量，以吸引更多的访问者，实现网站建设的目的和自身的价值。
档案网站应该特别注意其主页界面的新颖独特，而要实现这一点需要多种新型传输方式的有力支撑。网络传输信息的方式有许多种，包括文字、图像、符号、声音、视频等，但目前我国大多数企业档案网站媒体形式单一，大多是文本信息和少数图片。例如宝钢集团有限公司的门户网站中，虽然完整的提供了2004年到2014年的企业大事，用户可以方便的在一个页面中点击任意年份的任意月份，浏览该月中的重大事件，但目前只有文字叙述，没有相关的图片和视频等资料。
随着我国网络化进程的加快，全国范围的网络基础设施建设逐步完善，档案网站采用多种形式的传输方式，用以满足利用者利用档案信息资源的同时又提升其心理情绪和访问兴趣，这对档案网站建设是非常有益的。
3.1.2 检索工具建设不够成熟
使用档案网站来进行档案在线利用的用户具有多元性，既有档案专业人士，同时也有一些非档案专业人员来进行杏询利用。专业人员山于对一些业术语比较熟悉，因而在实际的操作利用过程中比较容易。但是对于那些非档案专业人员，他们可能并不熟悉“档号”、“全宗号”、“责任者”等专业术语，这在一定程度上给他们的检索带来了一定难度。检索工具的作用就是帮助用户迅速定位目标，准确查找到所需信息。因而档案网站介绍如何使用检索工具就显得十分必要，虽然有些档案网站的网页中设置了 “查档指南”的栏目，但只是向用户介绍可以查询到的档案信息，但没有对一些专业术语进行解释，也没有向用户提供使用检索工具的具体方法，更有的档案网站直接把检索工具简单的放置在网页上，没有任何的文字说明与介绍，这些都不利用用户对网上信息的获取利用。
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关键字:档案网站,信息化,资源共享
目 录
1 引言 1
2 企业档案网站资源的建设现状 1
2.1 国内研究现状 1
2.2 国外研究现状 2
3 企业档案网站资源建设存在的问题 3
3.1 档案网站技术支持薄弱 3
3.2 档案网站资源开发不全面 4
3.3 档案网站的“孤岛现象” 6
3.4 档案网站的管理制度不健全 6
4 企业档案网站资源建设的对策研究 7
4.1 提高网站技术水平 7
4.2 全面开发信息资源 8
4.3 加强档案网站的宣传与推广 9
4.4 加强档案网站维护，建立网站培训机制 10
结 语 12
致 谢 13
注 释 14
参 考 文 献 15
1 引言
近几年来，伴随着我国企业信息化的进程，档案信息化建设取得了很大的进展，作为信息化建设重要载体的档案信息网站纷纷建立起来，并在经济社会发展中发挥了一定的作用。企业档案网站资源建设是信息时代档案事业的一个重要分支，是我国档案事业信息化建设的重要部分，是企业档案管理模式的一次重大变革。企业档案信息化使档案的工作方式和管理手段更加现代化。传统的纸质档案从文书、业务部门形成到档案部门归档再到利用者手中使用,其间跨越了多个部门,历经了很长一段时间。而档案信息化出现以后,突破了时间和空间的限制,不论是文书部门形成的电子文件还是馆藏档案数字化后形成的档案信息,其产生都是在计算机环境中进行的。信息技术的应用改变了现代组织机构中的工作方式,在信息时代,几乎所有的组织机构都使用计算机和网络技术来管理自己需要的信息资源。
本课题具有较高的理论和实践意义，通过对企业档案网站资源建设的分析，利用先进的网络技术，加快实现档案信息的社会资源共享，加快企业档案部门同其他企业的沟通，提高企业的档案意识，扩大档案宣传的力度和范围。通过网络建立起企业档案部门、档案工作者与社会公众之间相互交往的桥梁。
通过网络、图书馆、期刊杂志搜集与本课题相关的文献资料，根据资料分析出前人的研究现状，总结出企业档案网站资源建设的现状、存在的问题与解决方法，最后在借鉴前人的研究成果基础上，进行全面深入的探究，提出自己的观点。运用文献法、分析归纳法、比较研究法等方法，研究了企业档案网站资源建设。
2 企业档案网站资源的建设现状
2.1 国内研究现状
进入21世纪之后，随着互联网技术和现代计算机技术的发展，网络成为人们生活必不可少的信息传递和交流方式，这为档案事业的发展开辟了新的天地——档案网站。档案网站是档案机构依托互联网建立的向公众开放的信息服务网络，目前国内外的档案网站一般是通过主页互动方式提供相关案服务和进行相关档案宣传。作为档案信息化建设的关键点，档案网站建设承载了档案部门实现向社会公众开放和紧密联系社会的良好远景。具体而言，档案网站集开放、宣传、存储、交流、服务五位为一体，通过发布各类档案信息以及应读者需求提供档案利用服务等方式，既成为了档案信息发布的基地，又是促进完成档案信息数字化的重要支撑点。
我国档案网站的建设的实践始于20世纪90年代中后期，经过十几年的发展，已经在形式和内容各方面都取得了一些进展。但是，在实践中档案网站的建设却没有达到预期的成效。总体来说我国的档案网站建设还处于初级阶段，内容有待丰富，技术有待提高，建设的质量也是参差不齐，我国档案网站建设中仍然存在不少问题。如检索系统不够完善、网站链接率低、数据库资源不够丰富、网站的设计不能满足多种用户群体的不同需求、栏目划分不够合理,导航不规范、与用户互动不够、内容更新不及时等。[1]
2.2 国外研究现状
国外档案界从上个世纪90年代中期开始大规模的建立档案网站，发布相关信息，从此掀起了全球的档案信息化建设的高潮。目前为止，一些国家的档案信息化建设取得了较大的成绩。如可口可乐公司、IBM、迪斯尼、时代周刊等。可口可乐公司档案馆资源丰富，征集许多与公司有关的档案，馆长库尔茨于1970年 4月在美国档案专业杂志上撰文《商业档案在企业中的作用》，指出档案资源是开发市场的工具，它可以帮助企业了解自己的历史，认识过去，掌握现在，预测未来。[2]从其网站名称“可口可乐公司的历史（History of Coca-Cola）”也可以看出是介绍企业历史与文化，对企业发展有着领航作用。IBM 公司档案馆成立于 1964年，该公司用先进实用的国际管理思想，创造性帮助无数企事业单位成功实现信息化，如“杭州档案局在 IBM 的内容管理平台上构建一个基于网络的现代化网上数字档案馆”，[3]所以 IBM 公司自己的档案馆信息化程度可见一斑。迪斯尼档案馆是在 1970 年由DaveSmith 创建，该馆收集了自公司成立以来所有资料，从最早的米老鼠卡通片、《汽船威利》的原始画稿到最早的消费品——米老鼠手表。该馆网站上有着丰富的人物介绍、电影在线和反面人物历史，可以说是迪斯尼公司参考工具，包括传记、影片记录、获奖年表、迪斯尼字母检索、历史剪影，以及馆长 DaveSmith 汇编的迪斯尼官方百科全书等。美国出版的时代周刊杂志，被誉为当代最具代表性与影响力的刊物。该公司档案馆非常注重为企业自身服务，为地方政府、司法立法服务，注重档案的原始属性，强调利用的功能。[4]在网站上可以浏览自 1923 年创立以来的所有电子版的刊物。
在对国外几个企业档案网站的访问情况来看，可以总结出国外档案网站有如下特点：网站页面布局新颖；网站内容丰富，更新快；检索工具现代化，数据库庞大。
3 企业档案网站资源建设存在的问题
3.1 档案网站技术支持薄弱
3.1.1 网站结构设计不完善
网站页面的美观程度是能否吸引访问者的首要问题。企业档案网站作为服务性网站，主页面质量差，结构呆板、单一，难以吸引访问者，虽然档案网站由于其特殊性，没有在商业运作中被淘汰的风险，单也应注重其网站结构和网页制作的质量，以吸引更多的访问者，实现网站建设的目的和自身的价值。
档案网站应该特别注意其主页界面的新颖独特，而要实现这一点需要多种新型传输方式的有力支撑。网络传输信息的方式有许多种，包括文字、图像、符号、声音、视频等，但目前我国大多数企业档案网站媒体形式单一，大多是文本信息和少数图片。例如宝钢集团有限公司的门户网站中，虽然完整的提供了2004年到2014年的企业大事，用户可以方便的在一个页面中点击任意年份的任意月份，浏览该月中的重大事件，但目前只有文字叙述，没有相关的图片和视频等资料。
随着我国网络化进程的加快，全国范围的网络基础设施建设逐步完善，档案网站采用多种形式的传输方式，用以满足利用者利用档案信息资源的同时又提升其心理情绪和访问兴趣，这对档案网站建设是非常有益的。
3.1.2 检索工具建设不够成熟
使用档案网站来进行档案在线利用的用户具有多元性，既有档案专业人士，同时也有一些非档案专业人员来进行杏询利用。专业人员山于对一些业术语比较熟悉，因而在实际的操作利用过程中比较容易。但是对于那些非档案专业人员，他们可能并不熟悉“档号”、“全宗号”、“责任者”等专业术语，这在一定程度上给他们的检索带来了一定难度。检索工具的作用就是帮助用户迅速定位目标，准确查找到所需信息。因而档案网站介绍如何使用检索工具就显得十分必要，虽然有些档案网站的网页中设置了 “查档指南”的栏目，但只是向用户介绍可以查询到的档案信息，但没有对一些专业术语进行解释，也没有向用户提供使用检索工具的具体方法，更有的档案网站直接把检索工具简单的放置在网页上，没有任何的文字说明与介绍，这些都不利用用户对网上信息的获取利用。
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