现代企业秘书职业能力现状与改进策略
题目现代企业秘书职业能力现状与改进策略[20191216164006]
内容摘要：随着社会主义市场经济的发展，中小型企业、上市公司如雨后春笋般出现，这就对现代企业秘书的综合素质与能力提出了更高的要求。除了现代秘书具备的基本事务能力外，企业秘书作为领导的助手，辅助领导决策也应具备参谋的能力。另外，企业作为经济活动的单元，须具备一定的公关工作能力，秘书的沟通协调能力也不容忽视。本文将从这四个能力角度出发来讨论、研究我国现代企业秘书在这些能力上的不足，找出差距并提出自己的解决方法。
查看完整论文请+Q: 351916072
关键字:是主动,它的核心内容就是主动为领导提出对企业生产经营有价值的计策,而非秘书被要求去考虑企业的发展问题。一个主动一个被动,中间造成的决策时机延误往往会对企业经济效益造成难以估量的损失。笔者认为主动服务的基础是要具备较高的“公司主人翁”意识,试想如果一名企业秘书人员不把公司的发展放在心上、不了解公司的生产经营状况、不熟悉公司的业务往来、不了解公司销售渠道,又何来主动从公司基本情况出发来献计献策呢？基于较高的主人翁意识,主动服务于领导才有价值,但主动服务决策也绝非易事,市场经济活动风云巨变致使企业的决策讲究迅速、主动、准确、优质,秘书想要做到这四个目标就要掌握主动服务决策的方法,即“关键信息”的获取和提炼。企业秘书人员必须站在社会、企业、政府三者统一的基础之上获取对公司有价值的信息,这些信息大致可以分为国内外市场信息、竞争企业信息、政府政策信息和法规信息四大类。俗话说“知己知彼,百战不殆。”充分地掌握这些信息后进而进行情况调查分析、运用数学上的概率测算验证、最后进行方案的设计优选,只要做好这些工作才能帮助领导做出正确决策,否则一切都是没有事实依据的无稽之谈。“主动服务”是新形势下企业秘书工作中应当树立起来的新理念,有了这种新观念,才能避免“等待命令”,最终打开企业发展的新局面。
目 录
一、引言 1
二、现代企业秘书应具备的职业能力 1
（一）事务能力 1
（二）参谋能力 2
（三）公关能力 4
（四）沟通协调能力 6
三、现代企业秘书职业能力现状 7
（一）企业秘书在事务能力上的不足 7
（二）企业秘书在参谋能力上的不足 8
（三）企业秘书在公关能力上的不足 8
（四）企业秘书在沟通协调能力上的不足 10
四、现代企业秘书职业能力的完善 10
（一）企业秘书在事务能力上的自动化 10
（二）企业秘书在参谋能力上的智能化 11
（三）企业秘书在公关能力上的自觉化 12
（四）企业秘书在沟通协调能力上的多元化 13
五、结语 14
参考文献 15
致谢 16
现代企业秘书职业能力现状与改进策略
一、引言
企业秘书作为一个职业由来已久，关于企业秘书的定义也很多，维基百科上这样定义：“是领导者身边的综合辅助人员和公务服务人员。”很明显这意在强调秘书的辅助性和服务性，通过翻阅资料个人还是倾向于印度公司的秘书协会所认同的对现代企业秘书的定义：“依照公司愿景使公司各职能部门紧密联系，确保公司遵从所有相关法律，为了公司的可持续发展，致力于增进公司利益相关方之间相互信任的公司高级管理人员。”
在当下社会主义商品经济的不断深入发展，企业秘书需面对错综复杂的经济环境时期，这样的定义既结合了公司管理学和法律知识符合时代特征，也凸显出秘书在公司机构中的重要地位。市场经济条件下，传统单一的事务性秘书已不能适应新形势下的发展要求，现代企业迫切需要有这样一种人才的出现：他既能缓解领导繁琐的日常事务压力、辅助领导决策的同时发挥自己的能动性，网罗各种与自己企业相关的经济信息帮助企业超前决策，也能帮助公司树立形象、消除来自外界的公关信任危机并且协调各种与企业息息相关的人事、业务联系，即应具备事务能力、参谋能力、公关能力和沟通协调能力。正是在这种急切需求之下推动了现代企业复合型秘书人才队伍的出现。在香港和欧美地区，企业秘书部门的建制已经被写进了专门的法律，公司秘书俨然成了现代企业制度中一个法定职位，秘书也得以在公司中扮演越来越重要的角色。
二、现代企业秘书应具备的职业能力
市场经济环境对企业秘书提出了更高的要求，根据新形势下的发展需求，笔者认为现代企业秘书必须掌握四个关键性能力：事务能力、参谋能力、公关能力和沟通协调能力。
（一）事务能力
说到“秘书”的职能，人们脑中往往想到的是领导的“笔杆子”，干一些“杂务”，诸如公文写作、文书处理、会务工作、信息工作和档案工作，这些琐碎的工作可以归纳为文字和行政两大类，即人们通常所说的“文字秘书”和“事务秘书”，这也可以说是秘书的两个基础性工作。秘书往往有扎实的文字功底，对各种文种的写作方式了然于胸，亦能充分领会领导的意图按要求写出各类文稿。这些能力固然重要，但人们往往不太注重秘书实务能力的培养，认为“撰文拟稿”属于较高级的智力活动，而事务处理大都是一些鸡毛蒜皮的小事。然而“世事洞明皆学问，人情练达即文章”，秘书日常性的事务，譬如办公空间整理、接待工作、日程安排和档案管理工作仍需秘书用冷静的头脑、科学的方式、高超的沟通意识去对待。如若处理不当，领导和整个相关部门的运行秩序也会受阻。
随着市场商品经济的不断深入发展，企业与外界的经济联系不断增多，秘书面对越来越多的琐碎事务，很明显传统的纸质案底办公已经无法跟上时代的步伐，企业秘书亟须用科学高效的办公工具来摆脱纸质办公低效、迟缓的泥潭，秘书的文字、事务工作需要向着高效化、智能化、信息化的方向发展。办公自动化（OA）是随着信息技术的发展而出现的，企业秘书可以借助其数据库管理软件，分门别类地建立各种人事档案、工资数据网、福利表、车辆管理、值班情况记录等多种记账，只需轻轻移动拇指亦能管理好数据库，完成数据的定期维护与更新，需要信息时能及时调用，这样一来就能做到有备无患，高效快捷。众所周知，企业的核心就是创造利润，企业与各个相关企业之间的合作与贸易，公司与客户、批发商、生产商、零售商的洽谈交流必不可少，但这往往受困于地域的限制，信息不能快速传达势必影响商机。借助信息化时代下的“电子商务”便可高效地完成公司之间的业务交流，此外电子商务也可借助电子邮件、实时的讨论组来了解市场和商品信息、洽谈交易事务从而拓宽企业的销售渠道。秘书也能通过网络银行全天候地存储账户资金、查询信息等，确保企业经济活动的安全性，更有利于企业金融的健康发展。
笔者在秘书实习期内面对琐碎的公司事务认为只有将有限的时间和精力集中处理重要的事务，才能免去琐事的缠身。笔者会运用个人日志法来管理自己的时间信息，提高工作效率。譬如微软的OUTLOOK EXPRESS软件，妥善管理公司的通讯录、名片、联系人等信息的同时亦可管理自己的日程安排、备忘录信息，使用后极大地提高了工作的计划性和条理性。企业秘书的事务能力是秘书从职人员最基本的能力要求，其中处理好领导交代的任务、合理地安排工作进程、熟练运用现代化办公工具就显得尤为重要。
（二）参谋能力
“参谋”顾名思义即参与谋划，“秘书”起初也是为了参与谋划、辅助决策而置，因此在现代企业中“参谋能力”可以这样解释：“秘书从企业经济利益角度出发为领导考虑出一条有利于企业可持续发展的辅助性决策的能力。”秘书参谋是提高领导决策能力的重要保证，也是企业秘书工作的一项基本职能。参谋能力的赋予，笔者认为可以分为三个时期：一是“完全被动期”、二是“主动服务期”、三是“超前服务期”。
在“完全被动期”下，秘书的参谋进谏能力很薄弱。历史早期的企业秘书职能只是被动地完成领导交代布置的任务，一方面是由于位高权重的领导人声望、权利极大，对公司的贡献较显著，秘书只是作为“下手”的角色，是领导的附庸和雇佣人，参与不到公司决策层的活动中来，因而没有过多话语权。二是早期的经济结构较简单、经济联系不强、市场竞争不激烈和公司部门的简单化使得企业高层可以从容自如地做出判断和决定。但随着我国市场经济联系日益复杂化、市场信息日趋海量化，特别是一些大型企业的成功上市加剧了企业间的竞争，面对这些瞬息万变的市场经济行情和日趋密集的经济关系，企业高层一个人已经无法从容面对，更无法从如此海量的信息中提取关键决策信息。种种因素的叠加、交汇促使企业管理层越来越重视秘书“参谋能力”的培养。
如果说“主动服务”是不落后于领导的“脑子”与“思维”，那“超前服务”的定义便是要求秘书人员要想领导没有想到的方面，在思维前瞻性上为公司高层“领航”了。这就要求企业秘书能预见事物的发展规律，制定出详实的应急方案，做好超前准备，使整个工作在自己可控的范围内按照计划实施。近年来经济、文化日趋多样化和复杂化，人们的思想观念发生剧变、社会各项工作的结构和节奏都与以往发生了质的变化，秘书应该“嗅到”新观念、积极做出改变：譬如当“微博（Weibo）”仍停留在私人社交工具的用途上时企业秘书可以考虑使其成为企业展示产品、宣传自身、沟通民意的重要工具，秘书人员应鼓励企业高管“开微博、发微博”走在行业前端。世界在变，秘书人员如何协助高管真正做到“处世不惊”呢？关键离不开企业秘书人员的专业知识，尤其是在法律和经济知识两个方面，《公司法》、《商法》、《行政法》等法学原理必不可少。秘书要熟知企业怎样的生产经营行为会对企业发展有利、企业与市场存在哪些供需矛盾、政府的哪项政策调整会对企业产生剧烈影响、外币的贬值与升值会对企业产生什么影响，这些无不要求秘书人员具备较高的经济学知识来防范危机、超前决策。可以这样说，知识结构的深度和广度决定了“超前服务”水平的高与低。
笔者认为秘书的参谋方法也不容忽视，参谋方法包涵两个方面的内容：沟通技巧和参谋时机的把握。秘书行使参谋职责时的沟通技巧具体表现为：了解领导性格、注意使用让上级接受的进言方式、站在领导者角度想问题。此外参谋时机的把握显得格外重要，研究发现当决策者面对海量的信息选择或一问题亟待解决时，秘书提出的意见才能引起领导足够的重视。企业秘书参谋艺术的运用在辅助决策中占有重要的地位，秘书人员应该引起足够的重视，在日常工作中也要采用主动、超前服务与参谋艺术相结合的方式来“谨言进谏”，切忌出现空有一手好武艺的“职场英雄”无用武之地的尴尬情况。
（三）公关能力
“公关”这一词来源于《管理学》中的“公共关系”， “公共关系”（Public Relations）是指组织结构与公众环境之间的沟通与传播关系，一般指社会组织用传播手段使自己与相关公众之间形成双向交流，使双方达到相互了解、互相适应的管理活动。站在企业角度通俗地讲，公共关系就是公司作为一个组织以提高自身美誉度为目的，以经济效益为核心与其内部公众、外部公众交流互动的管理活动。这是在市场经济环境下对企业秘书提出的又一个关键性能力要求。笔者认为企业秘书的公关能力内涵可以细分为三个方面，即秘书树立个人与组织形象的能力、尊重公众意识和公关危机管理能力。
首先，在塑造个人与公司形象上秘书一方面通过起草、拟定高质量的公文来体现秘书个人的专业知识水平和素质，试想一个漏洞百出、错字连篇的文稿势必会对个人与组织的整体形象大打折扣。另一方面企业秘书在与领导、外界媒体、公众打交道时表现出的礼貌、谦虚、得体、雅正、负责同样会给外界留下好的印象，从而增进彼此的业务往来，这种“软实力”的作用不容小觑。我们来看这样一项调查：“美国华盛顿一家市场调查机构作了一次试验，结果是这样的：在来企业办事受到非礼待遇的人当中，96%的人不直接抱怨，但有91%的人不会再到这个企业来。而且受到非礼待遇的人平均向他周围的9个人讲述，其中13%的人要向他周围的人讲述。”由此可见，消极的公关意识会给企业造成多大的负面影响。除此之外，秘书亦可通过撰写材料来正面宣传提高企业的知名度和美誉度，其中可以运用管理学中的CIS设计与导入来塑造组织形象，秘书掌握一些MI（理念识别系统）、BI（行为识别系统）、VI（视觉识别系统）的基本知识显得非常必要。
其次，秘书公关能力的第二个内涵：“尊重公众”、“公众优先”的意识。这里的公众包括内部公众，即公司内部组织的员工和外部公众，即消费者、社区、政府和其他关联企业人员。秘书在这其中扮演非常重要的“窗口”调节角色，对内组织与员工利益冲突十分普遍，一方面员工追求高工资，另一方面组织则追求低成本、高利益，众所周知员工工资是企业成本的重要组成部分，面对这样一对矛盾秘书不能不予理睬工人的诉求，应该尊重其加薪要求，及时上报领导，在充分考虑各方利益之后优选最佳解决方案，这样员工才会信任你。另外当员工在生产活动中取得改革性的技术突破并积极拓展业务渠道时，秘书还应按照公司章程及时采用激励措施来鼓励他们，尽可能向上级领导申请额外的分红，最大程度上帮助企业营造重视人才的氛围。对外面对一些市场经济纠纷时，企业秘书不能坐视不管，要以谦和友好的态度示人，敢于承担责任、积极寻求法律武器解决问题，切忌蛮横无礼、以暴制暴，要积极架构企业的良好门面。
内容摘要：随着社会主义市场经济的发展，中小型企业、上市公司如雨后春笋般出现，这就对现代企业秘书的综合素质与能力提出了更高的要求。除了现代秘书具备的基本事务能力外，企业秘书作为领导的助手，辅助领导决策也应具备参谋的能力。另外，企业作为经济活动的单元，须具备一定的公关工作能力，秘书的沟通协调能力也不容忽视。本文将从这四个能力角度出发来讨论、研究我国现代企业秘书在这些能力上的不足，找出差距并提出自己的解决方法。
查看完整论文请+Q: 351916072
关键字:是主动,它的核心内容就是主动为领导提出对企业生产经营有价值的计策,而非秘书被要求去考虑企业的发展问题。一个主动一个被动,中间造成的决策时机延误往往会对企业经济效益造成难以估量的损失。笔者认为主动服务的基础是要具备较高的“公司主人翁”意识,试想如果一名企业秘书人员不把公司的发展放在心上、不了解公司的生产经营状况、不熟悉公司的业务往来、不了解公司销售渠道,又何来主动从公司基本情况出发来献计献策呢？基于较高的主人翁意识,主动服务于领导才有价值,但主动服务决策也绝非易事,市场经济活动风云巨变致使企业的决策讲究迅速、主动、准确、优质,秘书想要做到这四个目标就要掌握主动服务决策的方法,即“关键信息”的获取和提炼。企业秘书人员必须站在社会、企业、政府三者统一的基础之上获取对公司有价值的信息,这些信息大致可以分为国内外市场信息、竞争企业信息、政府政策信息和法规信息四大类。俗话说“知己知彼,百战不殆。”充分地掌握这些信息后进而进行情况调查分析、运用数学上的概率测算验证、最后进行方案的设计优选,只要做好这些工作才能帮助领导做出正确决策,否则一切都是没有事实依据的无稽之谈。“主动服务”是新形势下企业秘书工作中应当树立起来的新理念,有了这种新观念,才能避免“等待命令”,最终打开企业发展的新局面。
目 录
一、引言 1
二、现代企业秘书应具备的职业能力 1
（一）事务能力 1
（二）参谋能力 2
（三）公关能力 4
（四）沟通协调能力 6
三、现代企业秘书职业能力现状 7
（一）企业秘书在事务能力上的不足 7
（二）企业秘书在参谋能力上的不足 8
（三）企业秘书在公关能力上的不足 8
（四）企业秘书在沟通协调能力上的不足 10
四、现代企业秘书职业能力的完善 10
（一）企业秘书在事务能力上的自动化 10
（二）企业秘书在参谋能力上的智能化 11
（三）企业秘书在公关能力上的自觉化 12
（四）企业秘书在沟通协调能力上的多元化 13
五、结语 14
参考文献 15
致谢 16
现代企业秘书职业能力现状与改进策略
一、引言
企业秘书作为一个职业由来已久，关于企业秘书的定义也很多，维基百科上这样定义：“是领导者身边的综合辅助人员和公务服务人员。”很明显这意在强调秘书的辅助性和服务性，通过翻阅资料个人还是倾向于印度公司的秘书协会所认同的对现代企业秘书的定义：“依照公司愿景使公司各职能部门紧密联系，确保公司遵从所有相关法律，为了公司的可持续发展，致力于增进公司利益相关方之间相互信任的公司高级管理人员。”
在当下社会主义商品经济的不断深入发展，企业秘书需面对错综复杂的经济环境时期，这样的定义既结合了公司管理学和法律知识符合时代特征，也凸显出秘书在公司机构中的重要地位。市场经济条件下，传统单一的事务性秘书已不能适应新形势下的发展要求，现代企业迫切需要有这样一种人才的出现：他既能缓解领导繁琐的日常事务压力、辅助领导决策的同时发挥自己的能动性，网罗各种与自己企业相关的经济信息帮助企业超前决策，也能帮助公司树立形象、消除来自外界的公关信任危机并且协调各种与企业息息相关的人事、业务联系，即应具备事务能力、参谋能力、公关能力和沟通协调能力。正是在这种急切需求之下推动了现代企业复合型秘书人才队伍的出现。在香港和欧美地区，企业秘书部门的建制已经被写进了专门的法律，公司秘书俨然成了现代企业制度中一个法定职位，秘书也得以在公司中扮演越来越重要的角色。
二、现代企业秘书应具备的职业能力
市场经济环境对企业秘书提出了更高的要求，根据新形势下的发展需求，笔者认为现代企业秘书必须掌握四个关键性能力：事务能力、参谋能力、公关能力和沟通协调能力。
（一）事务能力
说到“秘书”的职能，人们脑中往往想到的是领导的“笔杆子”，干一些“杂务”，诸如公文写作、文书处理、会务工作、信息工作和档案工作，这些琐碎的工作可以归纳为文字和行政两大类，即人们通常所说的“文字秘书”和“事务秘书”，这也可以说是秘书的两个基础性工作。秘书往往有扎实的文字功底，对各种文种的写作方式了然于胸，亦能充分领会领导的意图按要求写出各类文稿。这些能力固然重要，但人们往往不太注重秘书实务能力的培养，认为“撰文拟稿”属于较高级的智力活动，而事务处理大都是一些鸡毛蒜皮的小事。然而“世事洞明皆学问，人情练达即文章”，秘书日常性的事务，譬如办公空间整理、接待工作、日程安排和档案管理工作仍需秘书用冷静的头脑、科学的方式、高超的沟通意识去对待。如若处理不当，领导和整个相关部门的运行秩序也会受阻。
随着市场商品经济的不断深入发展，企业与外界的经济联系不断增多，秘书面对越来越多的琐碎事务，很明显传统的纸质案底办公已经无法跟上时代的步伐，企业秘书亟须用科学高效的办公工具来摆脱纸质办公低效、迟缓的泥潭，秘书的文字、事务工作需要向着高效化、智能化、信息化的方向发展。办公自动化（OA）是随着信息技术的发展而出现的，企业秘书可以借助其数据库管理软件，分门别类地建立各种人事档案、工资数据网、福利表、车辆管理、值班情况记录等多种记账，只需轻轻移动拇指亦能管理好数据库，完成数据的定期维护与更新，需要信息时能及时调用，这样一来就能做到有备无患，高效快捷。众所周知，企业的核心就是创造利润，企业与各个相关企业之间的合作与贸易，公司与客户、批发商、生产商、零售商的洽谈交流必不可少，但这往往受困于地域的限制，信息不能快速传达势必影响商机。借助信息化时代下的“电子商务”便可高效地完成公司之间的业务交流，此外电子商务也可借助电子邮件、实时的讨论组来了解市场和商品信息、洽谈交易事务从而拓宽企业的销售渠道。秘书也能通过网络银行全天候地存储账户资金、查询信息等，确保企业经济活动的安全性，更有利于企业金融的健康发展。
笔者在秘书实习期内面对琐碎的公司事务认为只有将有限的时间和精力集中处理重要的事务，才能免去琐事的缠身。笔者会运用个人日志法来管理自己的时间信息，提高工作效率。譬如微软的OUTLOOK EXPRESS软件，妥善管理公司的通讯录、名片、联系人等信息的同时亦可管理自己的日程安排、备忘录信息，使用后极大地提高了工作的计划性和条理性。企业秘书的事务能力是秘书从职人员最基本的能力要求，其中处理好领导交代的任务、合理地安排工作进程、熟练运用现代化办公工具就显得尤为重要。
（二）参谋能力
“参谋”顾名思义即参与谋划，“秘书”起初也是为了参与谋划、辅助决策而置，因此在现代企业中“参谋能力”可以这样解释：“秘书从企业经济利益角度出发为领导考虑出一条有利于企业可持续发展的辅助性决策的能力。”秘书参谋是提高领导决策能力的重要保证，也是企业秘书工作的一项基本职能。参谋能力的赋予，笔者认为可以分为三个时期：一是“完全被动期”、二是“主动服务期”、三是“超前服务期”。
在“完全被动期”下，秘书的参谋进谏能力很薄弱。历史早期的企业秘书职能只是被动地完成领导交代布置的任务，一方面是由于位高权重的领导人声望、权利极大，对公司的贡献较显著，秘书只是作为“下手”的角色，是领导的附庸和雇佣人，参与不到公司决策层的活动中来，因而没有过多话语权。二是早期的经济结构较简单、经济联系不强、市场竞争不激烈和公司部门的简单化使得企业高层可以从容自如地做出判断和决定。但随着我国市场经济联系日益复杂化、市场信息日趋海量化，特别是一些大型企业的成功上市加剧了企业间的竞争，面对这些瞬息万变的市场经济行情和日趋密集的经济关系，企业高层一个人已经无法从容面对，更无法从如此海量的信息中提取关键决策信息。种种因素的叠加、交汇促使企业管理层越来越重视秘书“参谋能力”的培养。
如果说“主动服务”是不落后于领导的“脑子”与“思维”，那“超前服务”的定义便是要求秘书人员要想领导没有想到的方面，在思维前瞻性上为公司高层“领航”了。这就要求企业秘书能预见事物的发展规律，制定出详实的应急方案，做好超前准备，使整个工作在自己可控的范围内按照计划实施。近年来经济、文化日趋多样化和复杂化，人们的思想观念发生剧变、社会各项工作的结构和节奏都与以往发生了质的变化，秘书应该“嗅到”新观念、积极做出改变：譬如当“微博（Weibo）”仍停留在私人社交工具的用途上时企业秘书可以考虑使其成为企业展示产品、宣传自身、沟通民意的重要工具，秘书人员应鼓励企业高管“开微博、发微博”走在行业前端。世界在变，秘书人员如何协助高管真正做到“处世不惊”呢？关键离不开企业秘书人员的专业知识，尤其是在法律和经济知识两个方面，《公司法》、《商法》、《行政法》等法学原理必不可少。秘书要熟知企业怎样的生产经营行为会对企业发展有利、企业与市场存在哪些供需矛盾、政府的哪项政策调整会对企业产生剧烈影响、外币的贬值与升值会对企业产生什么影响，这些无不要求秘书人员具备较高的经济学知识来防范危机、超前决策。可以这样说，知识结构的深度和广度决定了“超前服务”水平的高与低。
笔者认为秘书的参谋方法也不容忽视，参谋方法包涵两个方面的内容：沟通技巧和参谋时机的把握。秘书行使参谋职责时的沟通技巧具体表现为：了解领导性格、注意使用让上级接受的进言方式、站在领导者角度想问题。此外参谋时机的把握显得格外重要，研究发现当决策者面对海量的信息选择或一问题亟待解决时，秘书提出的意见才能引起领导足够的重视。企业秘书参谋艺术的运用在辅助决策中占有重要的地位，秘书人员应该引起足够的重视，在日常工作中也要采用主动、超前服务与参谋艺术相结合的方式来“谨言进谏”，切忌出现空有一手好武艺的“职场英雄”无用武之地的尴尬情况。
（三）公关能力
“公关”这一词来源于《管理学》中的“公共关系”， “公共关系”（Public Relations）是指组织结构与公众环境之间的沟通与传播关系，一般指社会组织用传播手段使自己与相关公众之间形成双向交流，使双方达到相互了解、互相适应的管理活动。站在企业角度通俗地讲，公共关系就是公司作为一个组织以提高自身美誉度为目的，以经济效益为核心与其内部公众、外部公众交流互动的管理活动。这是在市场经济环境下对企业秘书提出的又一个关键性能力要求。笔者认为企业秘书的公关能力内涵可以细分为三个方面，即秘书树立个人与组织形象的能力、尊重公众意识和公关危机管理能力。
首先，在塑造个人与公司形象上秘书一方面通过起草、拟定高质量的公文来体现秘书个人的专业知识水平和素质，试想一个漏洞百出、错字连篇的文稿势必会对个人与组织的整体形象大打折扣。另一方面企业秘书在与领导、外界媒体、公众打交道时表现出的礼貌、谦虚、得体、雅正、负责同样会给外界留下好的印象，从而增进彼此的业务往来，这种“软实力”的作用不容小觑。我们来看这样一项调查：“美国华盛顿一家市场调查机构作了一次试验，结果是这样的：在来企业办事受到非礼待遇的人当中，96%的人不直接抱怨，但有91%的人不会再到这个企业来。而且受到非礼待遇的人平均向他周围的9个人讲述，其中13%的人要向他周围的人讲述。”由此可见，消极的公关意识会给企业造成多大的负面影响。除此之外，秘书亦可通过撰写材料来正面宣传提高企业的知名度和美誉度，其中可以运用管理学中的CIS设计与导入来塑造组织形象，秘书掌握一些MI（理念识别系统）、BI（行为识别系统）、VI（视觉识别系统）的基本知识显得非常必要。
其次，秘书公关能力的第二个内涵：“尊重公众”、“公众优先”的意识。这里的公众包括内部公众，即公司内部组织的员工和外部公众，即消费者、社区、政府和其他关联企业人员。秘书在这其中扮演非常重要的“窗口”调节角色，对内组织与员工利益冲突十分普遍，一方面员工追求高工资，另一方面组织则追求低成本、高利益，众所周知员工工资是企业成本的重要组成部分，面对这样一对矛盾秘书不能不予理睬工人的诉求，应该尊重其加薪要求，及时上报领导，在充分考虑各方利益之后优选最佳解决方案，这样员工才会信任你。另外当员工在生产活动中取得改革性的技术突破并积极拓展业务渠道时，秘书还应按照公司章程及时采用激励措施来鼓励他们，尽可能向上级领导申请额外的分红，最大程度上帮助企业营造重视人才的氛围。对外面对一些市场经济纠纷时，企业秘书不能坐视不管，要以谦和友好的态度示人，敢于承担责任、积极寻求法律武器解决问题，切忌蛮横无礼、以暴制暴，要积极架构企业的良好门面。
版权保护: 本文由 hbsrm.com编辑，转载请保留链接: www.hbsrm.com/rwxy/hyywx/1346.html
