现代企业中秘书的管理能力研究
现代企业中秘书的管理能力研究[20200107193719]
现代企业中的秘书已经不单单是处理公司简单事务的人员了，他们是管理者之一，要协助领导管理企业，是企业不可或缺的“中坚力量”。可是秘书参与企业管理的现状并不理想，秘书制度不完善、企业不支持、秘书自己能力不足都是秘书参与企业管理的阻碍。管理一个企业并不是简单的事，秘书要做的就是了解自己欠缺的地方，清楚管理企业需要具备的能力，找到提高能力的方法，协助领导管理企业，从而使自己在企业管理中要起到辅助决策的作用，为促进现代企业向更宽更广泛的方向发展。 *查看完整论文请+Q: 351916072
关键字:现代企业,秘书,管理能力
目 录
1 引言 1
2 提高秘书参与现代企业管理能力的意义 1
3 秘书参与企业管理的现状 2
3.1 秘书参与企业管理的制度不完善 2
3.2 秘书实施管理时身份尴尬 3
3.3 企业对秘书参与管理的支持力度不大 3
3.4 秘书自身能力不足 4
4 秘书需具备的参与企业管理的能力 4
4.1 处理企业内部各项具体事务的能力 5
4.2 协调各种关系的能力 5
4.3 制定计划的能力 6
4.4 辅助企业管理者决策的能力 6
4.5 具有创新能力 7
5 提高秘书参与企业管理能力的方法 7
5.1 秘书要加强日常学习和积累 8
5.2 培养良好的沟通协调能力 8
5.3 秘书要发挥参谋作用，培养提供最佳决策的能力 9
5.4 充分借鉴国际先进经验 10
6 结论 11
致谢 12
注释 13
参考文献 14
1 引言
在现代企业中，秘书是具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。 [1]作为当代秘书，他不但应具备写作能力，更应具备现代秘书的管理能力。以接待工作为例，接待前接待规格的确定、接待计划的拟订、接待人员的安排等，都运用到了管理学中计划这一环节。接待过程中人员的分工与合作、突发事件的处理、会见与会谈的安排、与酒店、旅行社、交通、供电、供水等部门的沟通与协调，这些工作都属于管理学中的沟通协调环节。接待工作结束后的总结、相关情况的反馈与执行、查办与催办，这些是管理学中的控制环节。从这一例证可以看出：秘书工作实际上就是协助上司进行管理的工作。
现如今，秘书已经不仅仅是领导的辅助者，秘书要学会站在领导的角度审视工作。要成为一名优秀的秘书，就要有像管理者那样的思维。在工作中，秘书要掌握资料、处理事务、为领导全面处理各种信息，提高工作效率，促进企业发挥整体效益，成为领导不可或缺的左右手。作为企业枢纽部门的高级管理人员,秘书要不断地充实自己的知识，锻炼自身能力，成为企业所需的人才。秘书人员只有不断提高自身素质,才能更好地起到桥梁和纽带作用,发挥领导的参谋和助手作用,真正的参与企业的管理，从而促进企业和自身的共同进步。本文将从秘书管理企业的意义出发，指出管理企业中应遵循的原则，具体探讨现代企业中秘书人员应具备的管理能力，希望对秘书人员的工作带来一定的帮助和启示。
2 提高秘书参与现代企业管理能力的意义
在全球化大环境下,现代企业虽然拥有着良好的发展机遇,但是随之而来的还有严峻的挑战。面对复杂多变的局面,企业要想站住脚跟就必须运用管理知识使企业良好的运转。管理企业并不是一位领导就能完成的事，作为领导与各职能部门的桥梁，秘书起着上传下达、综合协调、沟通信息等作用，在协助领导管理企业中有不可或缺的地位。随着经济高速发展，秘书也必须与时俱进，秘书所从事的工作已经在原来事务性工作的基础上增加了管理性、参谋性和协调性的工作。现如今，不少中小企业为了节省人力物力、减少开支、降低经营成本，把一些本应由专门职能部门管理的事项划归秘书机构管理，从而扩大了秘书的工作范围，如人力资源、员工培训、企业文化、宣传公关、新闻发布、社团组织等。
现代企业中，秘书是助手、参谋，也是连接各部门的桥梁。作为一名称职的秘书就应该“十八般武艺样样精通”，既能撰写文章，又能沟通协调；既有专业技能，又有管理能力；既可以为领导处理各种具体事务,又能为领导出谋划策；既是领导的工作帮手，又是领导的生活助理。[2]秘书人员通过上传下达可以使企业内部充满理解和信任，从而减少工作中的摩擦，提高工作效率，使各项工作顺利开展和完成。
比尔·盖茨的成功是众人敬仰的，可是盖茨认为他的成功并不完全是自己努力的成果。他曾说过因为秘书露宝的帮助，他才能取得那么大的成就。露宝作为盖茨的秘书，协助他处理公司事务，把公司上下打理得井井有条。她不仅处理日常的琐碎事务，而且还会帮助盖茨做出决策，有时候她的工作远远超出了一位总裁秘书应承担的职能。设想一下，如果没有露宝这位优秀的秘书在比尔·盖茨身边协助他处理公司的各项事务，世界首富的位置不知还会不会落在他的头上。秘书在企业管理中的作用不容小觑，可是如果秘书自身能力不足，势必会对企业带来不好的影响。这不仅会影响到领导个人的工作，还会对组织的各部门产生很大的影响。秘书参与企业管理并不是那么简单的事，秘书只有不断的提高自身能力，才能真正地协助领导管理企业。
3 秘书参与企业管理的现状
3.1 秘书参与企业管理的制度不完善
无论从事什么工作必定有其相对应的制度或者章程，但是秘书制度在企业中很少见。在我国，有些企业根本就没有建立任何制度，秘书完全凭经验办事；而那些有秘书制度的企业也只是制定了接待工作制度、档案工作制度、文书工作制度、会议工作制度、保密工作制度等，其中并没有秘书参与企业管理的相关制度。这使得秘书在参与企业管理时无制度可遵守，就非常尴尬。我国关于公司秘书的规定很少，相关法规也只是指出上市公司董事会秘书应尽的职责。但是毕竟上市的企业在少数，这样其他企业的秘书在管理企业时就无据可依。
张丽毕业后应聘到一家中小企业当秘书，没工作之前，张丽以为秘书只是从事简单的文书工作，可是参加工作后，她发现虽然公司没有明文规定秘书要参与到企业的管理中来，可是在无形中她提出的一些建议一旦被领导采用，就影响到了企业的发展，也算是间接参与企业管理了。[3]虽然企业没有明确的规定秘书如何参与企业管理，可是大多数企业内部都有一套约定俗成的“规矩”。但是这些“规矩”因为没有明确指出秘书如何参与企业管理，导致秘书在工作时很难掌握好这个度。所以说，要完善秘书参与企业管理的制度，把约定俗成的制度抬到桌面上来，让秘书工作时“有据可依”。
3.2 秘书实施管理时身份尴尬
秘书参与企业管理并不是说直接处理公司的具体事务，而是在领导进行决策时提出良好的建议，协助领导处理公司事务。秘书必须从管理者的角度去思考问题，为领导提供建议和方案，提供各方面的信息咨询。但秘书却没有最终的决策权和对各部门的指挥权。所以在参与决策时，秘书很难把握这个“度”，这就造成秘书实施管理时身份尴尬的现象。
某公司欲在外地开一分公司，在开会研究分公司领导的人选问题时，董事们出现意见分歧。一部分人认为李某是合适人选，虽其工作能力稍差，但作风正派，工作踏实；另一部分董事认为陈某虽然工作作风有些浮漂，但工作能力强，且能独当一面。由于意见分歧，董事会议最终未能作出决定。会后，董事长问秘书小吴，两个人谁比较合适。小吴知道老板倾向陈某，但依自己对陈某的了解，其性格孤傲，我行我素，听不得别人的意见，这是做领导的大忌。可是．直说显然不能改变老板的看法。于是，他就在书架上取出了司马光的《资治通鉴》，“凡取人之术，苟不得圣人，君子而与之．与其得小人，不若得愚人。何则?”老扳看后点点头。最后，李某走马上任。两年后，分公司运行的非常好。[4]
现代企业中的秘书已经不单单是处理公司简单事务的人员了，他们是管理者之一，要协助领导管理企业，是企业不可或缺的“中坚力量”。可是秘书参与企业管理的现状并不理想，秘书制度不完善、企业不支持、秘书自己能力不足都是秘书参与企业管理的阻碍。管理一个企业并不是简单的事，秘书要做的就是了解自己欠缺的地方，清楚管理企业需要具备的能力，找到提高能力的方法，协助领导管理企业，从而使自己在企业管理中要起到辅助决策的作用，为促进现代企业向更宽更广泛的方向发展。 *查看完整论文请+Q: 351916072
关键字:现代企业,秘书,管理能力
目 录
1 引言 1
2 提高秘书参与现代企业管理能力的意义 1
3 秘书参与企业管理的现状 2
3.1 秘书参与企业管理的制度不完善 2
3.2 秘书实施管理时身份尴尬 3
3.3 企业对秘书参与管理的支持力度不大 3
3.4 秘书自身能力不足 4
4 秘书需具备的参与企业管理的能力 4
4.1 处理企业内部各项具体事务的能力 5
4.2 协调各种关系的能力 5
4.3 制定计划的能力 6
4.4 辅助企业管理者决策的能力 6
4.5 具有创新能力 7
5 提高秘书参与企业管理能力的方法 7
5.1 秘书要加强日常学习和积累 8
5.2 培养良好的沟通协调能力 8
5.3 秘书要发挥参谋作用，培养提供最佳决策的能力 9
5.4 充分借鉴国际先进经验 10
6 结论 11
致谢 12
注释 13
参考文献 14
1 引言
在现代企业中，秘书是具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。 [1]作为当代秘书，他不但应具备写作能力，更应具备现代秘书的管理能力。以接待工作为例，接待前接待规格的确定、接待计划的拟订、接待人员的安排等，都运用到了管理学中计划这一环节。接待过程中人员的分工与合作、突发事件的处理、会见与会谈的安排、与酒店、旅行社、交通、供电、供水等部门的沟通与协调，这些工作都属于管理学中的沟通协调环节。接待工作结束后的总结、相关情况的反馈与执行、查办与催办，这些是管理学中的控制环节。从这一例证可以看出：秘书工作实际上就是协助上司进行管理的工作。
现如今，秘书已经不仅仅是领导的辅助者，秘书要学会站在领导的角度审视工作。要成为一名优秀的秘书，就要有像管理者那样的思维。在工作中，秘书要掌握资料、处理事务、为领导全面处理各种信息，提高工作效率，促进企业发挥整体效益，成为领导不可或缺的左右手。作为企业枢纽部门的高级管理人员,秘书要不断地充实自己的知识，锻炼自身能力，成为企业所需的人才。秘书人员只有不断提高自身素质,才能更好地起到桥梁和纽带作用,发挥领导的参谋和助手作用,真正的参与企业的管理，从而促进企业和自身的共同进步。本文将从秘书管理企业的意义出发，指出管理企业中应遵循的原则，具体探讨现代企业中秘书人员应具备的管理能力，希望对秘书人员的工作带来一定的帮助和启示。
2 提高秘书参与现代企业管理能力的意义
在全球化大环境下,现代企业虽然拥有着良好的发展机遇,但是随之而来的还有严峻的挑战。面对复杂多变的局面,企业要想站住脚跟就必须运用管理知识使企业良好的运转。管理企业并不是一位领导就能完成的事，作为领导与各职能部门的桥梁，秘书起着上传下达、综合协调、沟通信息等作用，在协助领导管理企业中有不可或缺的地位。随着经济高速发展，秘书也必须与时俱进，秘书所从事的工作已经在原来事务性工作的基础上增加了管理性、参谋性和协调性的工作。现如今，不少中小企业为了节省人力物力、减少开支、降低经营成本，把一些本应由专门职能部门管理的事项划归秘书机构管理，从而扩大了秘书的工作范围，如人力资源、员工培训、企业文化、宣传公关、新闻发布、社团组织等。
现代企业中，秘书是助手、参谋，也是连接各部门的桥梁。作为一名称职的秘书就应该“十八般武艺样样精通”，既能撰写文章，又能沟通协调；既有专业技能，又有管理能力；既可以为领导处理各种具体事务,又能为领导出谋划策；既是领导的工作帮手，又是领导的生活助理。[2]秘书人员通过上传下达可以使企业内部充满理解和信任，从而减少工作中的摩擦，提高工作效率，使各项工作顺利开展和完成。
比尔·盖茨的成功是众人敬仰的，可是盖茨认为他的成功并不完全是自己努力的成果。他曾说过因为秘书露宝的帮助，他才能取得那么大的成就。露宝作为盖茨的秘书，协助他处理公司事务，把公司上下打理得井井有条。她不仅处理日常的琐碎事务，而且还会帮助盖茨做出决策，有时候她的工作远远超出了一位总裁秘书应承担的职能。设想一下，如果没有露宝这位优秀的秘书在比尔·盖茨身边协助他处理公司的各项事务，世界首富的位置不知还会不会落在他的头上。秘书在企业管理中的作用不容小觑，可是如果秘书自身能力不足，势必会对企业带来不好的影响。这不仅会影响到领导个人的工作，还会对组织的各部门产生很大的影响。秘书参与企业管理并不是那么简单的事，秘书只有不断的提高自身能力，才能真正地协助领导管理企业。
3 秘书参与企业管理的现状
3.1 秘书参与企业管理的制度不完善
无论从事什么工作必定有其相对应的制度或者章程，但是秘书制度在企业中很少见。在我国，有些企业根本就没有建立任何制度，秘书完全凭经验办事；而那些有秘书制度的企业也只是制定了接待工作制度、档案工作制度、文书工作制度、会议工作制度、保密工作制度等，其中并没有秘书参与企业管理的相关制度。这使得秘书在参与企业管理时无制度可遵守，就非常尴尬。我国关于公司秘书的规定很少，相关法规也只是指出上市公司董事会秘书应尽的职责。但是毕竟上市的企业在少数，这样其他企业的秘书在管理企业时就无据可依。
张丽毕业后应聘到一家中小企业当秘书，没工作之前，张丽以为秘书只是从事简单的文书工作，可是参加工作后，她发现虽然公司没有明文规定秘书要参与到企业的管理中来，可是在无形中她提出的一些建议一旦被领导采用，就影响到了企业的发展，也算是间接参与企业管理了。[3]虽然企业没有明确的规定秘书如何参与企业管理，可是大多数企业内部都有一套约定俗成的“规矩”。但是这些“规矩”因为没有明确指出秘书如何参与企业管理，导致秘书在工作时很难掌握好这个度。所以说，要完善秘书参与企业管理的制度，把约定俗成的制度抬到桌面上来，让秘书工作时“有据可依”。
3.2 秘书实施管理时身份尴尬
秘书参与企业管理并不是说直接处理公司的具体事务，而是在领导进行决策时提出良好的建议，协助领导处理公司事务。秘书必须从管理者的角度去思考问题，为领导提供建议和方案，提供各方面的信息咨询。但秘书却没有最终的决策权和对各部门的指挥权。所以在参与决策时，秘书很难把握这个“度”，这就造成秘书实施管理时身份尴尬的现象。
某公司欲在外地开一分公司，在开会研究分公司领导的人选问题时，董事们出现意见分歧。一部分人认为李某是合适人选，虽其工作能力稍差，但作风正派，工作踏实；另一部分董事认为陈某虽然工作作风有些浮漂，但工作能力强，且能独当一面。由于意见分歧，董事会议最终未能作出决定。会后，董事长问秘书小吴，两个人谁比较合适。小吴知道老板倾向陈某，但依自己对陈某的了解，其性格孤傲，我行我素，听不得别人的意见，这是做领导的大忌。可是．直说显然不能改变老板的看法。于是，他就在书架上取出了司马光的《资治通鉴》，“凡取人之术，苟不得圣人，君子而与之．与其得小人，不若得愚人。何则?”老扳看后点点头。最后，李某走马上任。两年后，分公司运行的非常好。[4]
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