论当今文秘人员应具备的反应能力
论当今文秘人员应具备的反应能力[20200101174556]
在当今瞬息万变的社会形势和经济全球化的时代背景下，秘书的反应能力显得越来越重要。具备良好的反应能力，不仅关系到秘书自身的发展，还会影响到企业和组织的发展。反应能力正逐渐成为企业或组织在聘用秘书人员时着重考查的重要能力之一。同时，反应能力也是秘书在处理复杂事务时所必备的重要能力之一，在面对不同的问题时，秘书要能够向领导提供合理的建议和正确的解决措施。这就要求秘书要在交际能力、语言表达能力、紧急事件处理能力等方面不断加强。当然，良好的反应能力需要通过后天不断学习来提升。秘书人员需要注重培养其自身的反应能力，要在工作和生活中不断学习、总结和积累。 *查看完整论文请+Q: 351916072
关键字:秘书,时代变化,反应能力,能力培养
目录
1 引言 1
2 秘书反应能力的具体表现 1
2.1 秘书反应能力在与领导关系处理上的运用 2
2.2 秘书反应能力在语言上的运用 4
3 应急事件处理能力 6
3.1 内部偶发事件 6
3.2 外部突发事件 6
4 秘书反应能力培养途径 7
4.1 培养秘书的预见应变能力 7
4.2 提高语言应变能力 9
4.3 实践中提高应变能力 10
结论 12
致谢 13
注释 14
参考文献 15
1 引言
随着第三次科技革命的不断深入和发展，人类已经步入一个飞速发展的信息化时代。信息化发展速度之快远远超乎人们的想象，信息资源成为当今最重要的资源之一。同时，信息技术被广泛地应用到社会事务中，信息技术的发展不仅颠覆了许多传统思维模式和经营模式，也使得知识更新速度在不断地加快。这些时代的变化对文秘人员、秘书的快速反应能力提出了更高的要求。
秘书工作从属于、辅助领导的特点决定了秘书工作的被动性，也正是由于秘书工作中这种被动性特征，导致目前秘书学界关于秘书的研究大多侧重于研究秘书工作的被动性和从属性，反而忽视了对秘书工作主动性的研究和挖掘。然而在当今信息化时代背景下，仅仅是被动工作的秘书，已经无法满足现代企业组织对秘书的要求。
在工作中，秘书处于领导者与被领导者之间，虽然通常只是上级命令的执行者，但是秘书却在其中发挥着重要的沟通上下、联系左右、协调各方的桥梁和纽带作用。秘书工作的这种复杂性也要求现代秘书要成为复合型人才，在遇到紧急事件或亟待处理的事务时，能否妥善处理这些突发事件反映了秘书的办事能力和反应能力的强与弱。除此以外，秘书的应变能力的好坏不仅仅关系到自身工作的好坏，甚至还关系到企业发展的命运。因此在如今纷繁复杂的市场经济浪潮中，秘书的应变能力在工作中的重要性日益突出。
其次，反应能力是指自然人或者法人在面对外界事物的突然改变或意外事件等压力时，能迅速地做出反应，并寻求合适的方法，使事件能够妥善解决的能力，通俗的说就是应对变化的能力。
通过对反应能力的了解，我们可以将秘书的反应能力概括为：“善于根据不同的工作环境，不同性质的事情，采取相应的处理方法” [1]。这种应对变化的能力一方面是出自本能的反应，另一方面也是实践中长期积累的经验对事物的一种反映。一名职业的秘书必须要具备较强的反应能力，只有这样才能够协助领导处理好工作事务，理顺复杂的人际关系，做一名合格的秘书。
2 秘书反应能力的具体表现
秘书工作涉及面广，接触的人相对比较复杂，并且承担着大量事务性的工作，在工作中会经常出现一些意想不到的情况。这就需要秘书人员有较强的反应能力来处理问题，这种能力不仅涉及多方面的问题，选择恰当的解决方法也是较为复杂的。下面将从秘书的反应能力在工作中的具体体现和秘书在一些特殊的紧急情况下应如何应对等方面进行探讨。
2.1 秘书反应能力在与领导关系处理上的运用
秘书人员作为上级和下级之间的桥梁和纽带，首先要与上级领导取得良好的工作关系。然而秘书人员要想与上级领导保持默契的工作关系，取得领导的信任，除了要及时准确地完成上级交代的任务，还需要对上级有充分地了解，能够准确理解领导的意思，在特殊情况下维护领导的权威。
2.1.1 面对上司的模糊交代时旁敲侧击
准确地理解上司的意图是做好工作的前提，但上司并非每次都会具体地告诉秘书做什么，有时候还可能只是粗略地交代一下，秘书在处理的时候就有可能感觉不知所措。比如领导交代秘书要拟写一份工作报告，但只简单说了个题目或大致交代了方向，这种情况在工作中是经常出现的。一些秘书在遇到这种情况时可能会直接找领导再细问，这时一方面上级不一定会耐心向秘书解释，另一方面上级很有可能会对秘书的能力产生怀疑甚至不信任。碰到这种情况时秘书需要采取一些策略，有艺术地旁敲侧击。比如找一个适当的时间，借讨论某一项工作或者阐述某一工作想法入手，从侧面将话题引入到想问的事情上，从而进一步理解上级的意图，从而更好地完成工作任务。
2.1.2 当上司面对难堪时需要委婉圆场
秘书在一些公众场合下既是领导的办事员，又是公司的公关人员，所以秘书人员要能够帮助领导把复杂的人际关系调理顺。由于领导的交际面广，人际关系相对比较复杂，秘书常常会碰到一些令领导难堪的场面，遇到尴尬也是难以避免的事情。比如下级和上级争吵顶撞，或者上司被其上级领导批评等等。在这些情况下，秘书人员要能够视情形灵活处理问题。比如遇到下级和上级发生争吵，秘书人员要及时控制住场面，让双方都冷静下来，事后将上级的意图跟下级解释清楚，对其好的想法予以肯定，同时也要将下级的想法向上级反映，促使双方在工作上达成一致。这样秘书就起到了很好地桥梁作用，打破僵局化解矛盾，使团队思想统一、团结一致。如果遇到上司被其上级领导批评，秘书要及时回避，不会让上司感觉自己在下属面前丢了面子，维护了领导的威严。条件允许的情况下，可以给上司安排一些休闲活动，帮助领导调节情绪，尽快摆脱负面的情绪，以保证其工作效率和决策的准确性。这些都要求秘书能够及时看清形势，并及时作出反应。
2.1.3 面对上司的赞赏或批评需要冷静反思
秘书人员在工作中有时会被上司赞赏或批评，无论是赞赏还是批评都会对秘书的心理产生影响，被赞赏时容易沾沾自喜，感觉很有成就感；被批评时又容易垂头丧气，觉得之前的努力都白费了，这些都是可能会出现的心理状况。因此作为秘书人员要有较深厚的思想修养，在日常工作中能够看清自身状态，及时调整心态，以最好的状态投入到工作中去。工作中受到领导赞扬时要反思自几有哪些地方还可以继续提高，受到批评时要反思自身错误，但不能一味否定自我，要能看见自身的优势。总之，秘书人员要认准自己的理想与追求，一如既往地做好自己的本职工作。
2.1.4 面对超权之事需要谨言慎行
秘书人员经常要为上司处理一些事务，这些工作肯定要尽全力办好。但在处理过程中，事情的变化很可能会超出上司的预料或是超出上司的授权范围，这些新情况往往会使秘书不知如何处理。秘书如果一件一件向领导汇报请示，很有可能会错失最佳时机或导致事态恶化难以处理。可是如果不论什么事情都包办又容易犯错，而且一旦出现重大的原则性问题还会连累上级。所以“秘书在面对这类超权越位之事时既不能武断又不能手足无措，而是要慎重行事” [2] 。首先要明确事件的性质，分清事情的轻重缓急，再根据自身的具体情况确定如何处理。同时，秘书要明确自己在哪些场合适合说哪些话，什么事情可以代办，什么底线是绝对不能触碰的，这些都要非常清楚。最后要慎思而后行，对于原则性的问题必须请示上级，如果因特殊原因短时间内无法得到领导批示，也不可擅自做主，婉言告知对方需要等领导批示后事情才能办理。对于一些秘书职权范围内可以自行处理的事情，确定不会出重大问题，那么在时间非常紧迫的情况下也要当机立断，不能犹豫，并且要及时向上级领导解释和汇报，以免引起上级的误会。这就需要秘书人员熟知自己的职能范围，并且在工作中不断提高自身的判断力。
2.2 秘书反应能力在语言表达上的运用
语言最基本的的功能就是交际，人的交际并不是每次都能一帆风顺达到交际目的的，当我们与他人的交际受到阻碍时，我们需要及时采取措施来消除这些阻碍。这时应变能力就显得尤为重要。作为信息的交换，它能让对方了解自己的观点，还能让自己了解到对方的信息，也可以帮助我们清除交际中的障碍，或是反驳他人的言语攻击，成功达到交际目的。语言上的反应能力的强弱主要体现在能否巧妙运用幽默的语言、机智的回答来化解尴尬氛围。
在当今瞬息万变的社会形势和经济全球化的时代背景下，秘书的反应能力显得越来越重要。具备良好的反应能力，不仅关系到秘书自身的发展，还会影响到企业和组织的发展。反应能力正逐渐成为企业或组织在聘用秘书人员时着重考查的重要能力之一。同时，反应能力也是秘书在处理复杂事务时所必备的重要能力之一，在面对不同的问题时，秘书要能够向领导提供合理的建议和正确的解决措施。这就要求秘书要在交际能力、语言表达能力、紧急事件处理能力等方面不断加强。当然，良好的反应能力需要通过后天不断学习来提升。秘书人员需要注重培养其自身的反应能力，要在工作和生活中不断学习、总结和积累。 *查看完整论文请+Q: 351916072
关键字:秘书,时代变化,反应能力,能力培养
目录
1 引言 1
2 秘书反应能力的具体表现 1
2.1 秘书反应能力在与领导关系处理上的运用 2
2.2 秘书反应能力在语言上的运用 4
3 应急事件处理能力 6
3.1 内部偶发事件 6
3.2 外部突发事件 6
4 秘书反应能力培养途径 7
4.1 培养秘书的预见应变能力 7
4.2 提高语言应变能力 9
4.3 实践中提高应变能力 10
结论 12
致谢 13
注释 14
参考文献 15
1 引言
随着第三次科技革命的不断深入和发展，人类已经步入一个飞速发展的信息化时代。信息化发展速度之快远远超乎人们的想象，信息资源成为当今最重要的资源之一。同时，信息技术被广泛地应用到社会事务中，信息技术的发展不仅颠覆了许多传统思维模式和经营模式，也使得知识更新速度在不断地加快。这些时代的变化对文秘人员、秘书的快速反应能力提出了更高的要求。
秘书工作从属于、辅助领导的特点决定了秘书工作的被动性，也正是由于秘书工作中这种被动性特征，导致目前秘书学界关于秘书的研究大多侧重于研究秘书工作的被动性和从属性，反而忽视了对秘书工作主动性的研究和挖掘。然而在当今信息化时代背景下，仅仅是被动工作的秘书，已经无法满足现代企业组织对秘书的要求。
在工作中，秘书处于领导者与被领导者之间，虽然通常只是上级命令的执行者，但是秘书却在其中发挥着重要的沟通上下、联系左右、协调各方的桥梁和纽带作用。秘书工作的这种复杂性也要求现代秘书要成为复合型人才，在遇到紧急事件或亟待处理的事务时，能否妥善处理这些突发事件反映了秘书的办事能力和反应能力的强与弱。除此以外，秘书的应变能力的好坏不仅仅关系到自身工作的好坏，甚至还关系到企业发展的命运。因此在如今纷繁复杂的市场经济浪潮中，秘书的应变能力在工作中的重要性日益突出。
其次，反应能力是指自然人或者法人在面对外界事物的突然改变或意外事件等压力时，能迅速地做出反应，并寻求合适的方法，使事件能够妥善解决的能力，通俗的说就是应对变化的能力。
通过对反应能力的了解，我们可以将秘书的反应能力概括为：“善于根据不同的工作环境，不同性质的事情，采取相应的处理方法” [1]。这种应对变化的能力一方面是出自本能的反应，另一方面也是实践中长期积累的经验对事物的一种反映。一名职业的秘书必须要具备较强的反应能力，只有这样才能够协助领导处理好工作事务，理顺复杂的人际关系，做一名合格的秘书。
2 秘书反应能力的具体表现
秘书工作涉及面广，接触的人相对比较复杂，并且承担着大量事务性的工作，在工作中会经常出现一些意想不到的情况。这就需要秘书人员有较强的反应能力来处理问题，这种能力不仅涉及多方面的问题，选择恰当的解决方法也是较为复杂的。下面将从秘书的反应能力在工作中的具体体现和秘书在一些特殊的紧急情况下应如何应对等方面进行探讨。
2.1 秘书反应能力在与领导关系处理上的运用
秘书人员作为上级和下级之间的桥梁和纽带，首先要与上级领导取得良好的工作关系。然而秘书人员要想与上级领导保持默契的工作关系，取得领导的信任，除了要及时准确地完成上级交代的任务，还需要对上级有充分地了解，能够准确理解领导的意思，在特殊情况下维护领导的权威。
2.1.1 面对上司的模糊交代时旁敲侧击
准确地理解上司的意图是做好工作的前提，但上司并非每次都会具体地告诉秘书做什么，有时候还可能只是粗略地交代一下，秘书在处理的时候就有可能感觉不知所措。比如领导交代秘书要拟写一份工作报告，但只简单说了个题目或大致交代了方向，这种情况在工作中是经常出现的。一些秘书在遇到这种情况时可能会直接找领导再细问，这时一方面上级不一定会耐心向秘书解释，另一方面上级很有可能会对秘书的能力产生怀疑甚至不信任。碰到这种情况时秘书需要采取一些策略，有艺术地旁敲侧击。比如找一个适当的时间，借讨论某一项工作或者阐述某一工作想法入手，从侧面将话题引入到想问的事情上，从而进一步理解上级的意图，从而更好地完成工作任务。
2.1.2 当上司面对难堪时需要委婉圆场
秘书在一些公众场合下既是领导的办事员，又是公司的公关人员，所以秘书人员要能够帮助领导把复杂的人际关系调理顺。由于领导的交际面广，人际关系相对比较复杂，秘书常常会碰到一些令领导难堪的场面，遇到尴尬也是难以避免的事情。比如下级和上级争吵顶撞，或者上司被其上级领导批评等等。在这些情况下，秘书人员要能够视情形灵活处理问题。比如遇到下级和上级发生争吵，秘书人员要及时控制住场面，让双方都冷静下来，事后将上级的意图跟下级解释清楚，对其好的想法予以肯定，同时也要将下级的想法向上级反映，促使双方在工作上达成一致。这样秘书就起到了很好地桥梁作用，打破僵局化解矛盾，使团队思想统一、团结一致。如果遇到上司被其上级领导批评，秘书要及时回避，不会让上司感觉自己在下属面前丢了面子，维护了领导的威严。条件允许的情况下，可以给上司安排一些休闲活动，帮助领导调节情绪，尽快摆脱负面的情绪，以保证其工作效率和决策的准确性。这些都要求秘书能够及时看清形势，并及时作出反应。
2.1.3 面对上司的赞赏或批评需要冷静反思
秘书人员在工作中有时会被上司赞赏或批评，无论是赞赏还是批评都会对秘书的心理产生影响，被赞赏时容易沾沾自喜，感觉很有成就感；被批评时又容易垂头丧气，觉得之前的努力都白费了，这些都是可能会出现的心理状况。因此作为秘书人员要有较深厚的思想修养，在日常工作中能够看清自身状态，及时调整心态，以最好的状态投入到工作中去。工作中受到领导赞扬时要反思自几有哪些地方还可以继续提高，受到批评时要反思自身错误，但不能一味否定自我，要能看见自身的优势。总之，秘书人员要认准自己的理想与追求，一如既往地做好自己的本职工作。
2.1.4 面对超权之事需要谨言慎行
秘书人员经常要为上司处理一些事务，这些工作肯定要尽全力办好。但在处理过程中，事情的变化很可能会超出上司的预料或是超出上司的授权范围，这些新情况往往会使秘书不知如何处理。秘书如果一件一件向领导汇报请示，很有可能会错失最佳时机或导致事态恶化难以处理。可是如果不论什么事情都包办又容易犯错，而且一旦出现重大的原则性问题还会连累上级。所以“秘书在面对这类超权越位之事时既不能武断又不能手足无措，而是要慎重行事” [2] 。首先要明确事件的性质，分清事情的轻重缓急，再根据自身的具体情况确定如何处理。同时，秘书要明确自己在哪些场合适合说哪些话，什么事情可以代办，什么底线是绝对不能触碰的，这些都要非常清楚。最后要慎思而后行，对于原则性的问题必须请示上级，如果因特殊原因短时间内无法得到领导批示，也不可擅自做主，婉言告知对方需要等领导批示后事情才能办理。对于一些秘书职权范围内可以自行处理的事情，确定不会出重大问题，那么在时间非常紧迫的情况下也要当机立断，不能犹豫，并且要及时向上级领导解释和汇报，以免引起上级的误会。这就需要秘书人员熟知自己的职能范围，并且在工作中不断提高自身的判断力。
2.2 秘书反应能力在语言表达上的运用
语言最基本的的功能就是交际，人的交际并不是每次都能一帆风顺达到交际目的的，当我们与他人的交际受到阻碍时，我们需要及时采取措施来消除这些阻碍。这时应变能力就显得尤为重要。作为信息的交换，它能让对方了解自己的观点，还能让自己了解到对方的信息，也可以帮助我们清除交际中的障碍，或是反驳他人的言语攻击，成功达到交际目的。语言上的反应能力的强弱主要体现在能否巧妙运用幽默的语言、机智的回答来化解尴尬氛围。
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