档案室档案开放工作研究
目 录
1引言 1
2当代社会档案室档案开放工作现状研究 1
2.1档案室档案开放工作的理论依据 1
2.2档案室档案开放工作的法律法规基础 2
2.3以机关档案室为例分析档案室档案开放工作的现状 3
3档案室档案开放过程中存在的问题研究 5
3.1法律法规不健全 5
3.2室藏结构不合理 5
3.3档案意识薄弱 6
3.4信息化建设进程缓慢 7
4档案室档案开放工作的策略研究 8
4.1完善相关的法律法规 8
4.2优化室藏资源结构 9
4.3提高档案意识 10
4.4加快信息化建设步伐 11
总 结 12
致 谢 13
注 释 14
参 考 文 献 15
1 引言
开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除“禁闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。随着政务公开建设的推进和档案事业的发展，人们对档案的重要性和需求量日益增加，迫切要求档案室打破传统封闭的状态，向社会公开提供档案信息。档案室档案开放工作是我国加快政治民主化的一个新步骤，是现代档案室由封闭型、半封闭型向开放型的方向发展的一项重大举措。同时档案室档案开放工作不仅能保障公民的信息知情权，还能弥补档案馆档案开放工作及现行文件中心开放文件的不足。
本文的重点主要是放在档案室档案开放工作中所遇到的问题及对策的阐述上，创新之处主要在已有的研究成果的基本上归纳总结，试图对档案室档案开放工作的现状、存在的问题及对策做较系统、深入的研究。其次，现行的法律法规都 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ￥351916072￥
没有赋予档案室档案开放职能，也没有明确其开放的范围、程序等，针对这些缺陷并尝试性的对档案室档案开放工作的改革作了一些设想。
2 当代社会档案室档案开放工作的现状研究
2.1档案室档案开放工作的理论依据
档案室档案开放不仅是顺利民意、符合社会发展的明智举动，还是推动社会信息公开，不断扩大档案开放的范围的有力措施，更能满足社会公众对现实和历史查考的利用需求，与此同时档案室开放也要有文件生命周期理论与文件价值理论的支撑。
文件生命周期理论中的文件是一个广义的概念，是指人类在社会实践中形成的，以不同的载体形式和记录方式所呈现出的各种信息。文件生命周期理论的主要内容是，文件从形成到销毁或最终保管都是一个完整的过程；文件在不同的生命过程中或是运动阶段中，表现出的价值不同；文件在不同的运动阶段其保管的场所和形式也不同。[1]根据文件生命周期理论我国档案界将文件分成三大类，即现行文件、半现行文件和非现行文件。从文件生命周期理论的基本内容中，可以发现，“文件生命周期理论”揭示了文件的形成、文件的运动阶段及其文件在各阶段的运动规律，以及文件对其保管场所的相应要求。用“文件生命周期理论”指导档案室档案的开放工作，具有非常重要的理论意义。
首先是树立全新的档案室档案管理理念，文件生命周期理论已充分证明了文档一体化管理的科学性。根据文件的运动规律，实现文档一体化管理，有利于树立起全程管理与前端控制协调统一的管理理念。这种全新的理念在当前电子文件时代具有特别重要的现实指导意义。
其次是文件生命周期理论对文件的管理过程提出了新的要求，要求对文件在管理的过程中进行有效的管理和高效的利用，但从某种程度上说，高效的利用比有效的管理更为重要。[2]因此，档案室保存着的大量的现行阶段的文件、半现行阶段的文件或是非现行阶段的文件，要想被高效利用，体现其使用价值，实行档案对外开放政策是一个必不可少的前提条件。
文件价值理论是档案开放的重要理论之一。20世纪50年代，美国档案学者谢伦伯格提出“文件双重价值论”的鉴定思想。他把公共文件的价值分为第一价值和第二价值，第一价值是对原机关的原始价值，它是指文件对形成机关工作事务的有用性，分别体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值。第二价值是对其他机关与个人利用者的从属价值，它是指文件对形成机关以外的其他利用者的有用性，包括证据价值和情报价值（也称研究价值）。这与我国档案学者提出的档案近期考查价值和远期文化价值的鉴定理论基本相同。因此，在确保国家秘密、商业秘密和个人隐私安全，不损害国家和人民利益的前提下，档案室就应向社会开放档案，以满足不同阶层不同人群的用途。同时档案室档案开放工作也需要法律法规的支撑，接下来就全面系统的探讨该问题。
2.2 档案室档案开放工作的法律法规基础
目前，我国还没有制定出一部专门规范档案室档案开放工作的法律法规，但是1987年9月5日，第六届全国人民代表大会常务委员会通过并公布了《中华人民共和国档案法》的条款中包含与档案室档案开放利用有关的内容，这为档案室开放提供了法律法规依据。《档案法》自1988年1月1日起施行，是中国有史以来国家最高权力机关制定的第一部档案法律，它是中国档案建设经验的结晶，并成为建立健全中国档案法规体系的核心。
《档案法》是我国第一部关于档案和档案工作的专门法律，在整个 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ￥351916072￥
法律体系中处于单行法的地位，与宪法是从属性关系，与基本法和其他单行法是协调一致的关系，与档案行政法规是同一性的关系，但其法律效用高于档案行政法规。《档案法》的制定和颁布，标志着我国档案立法已经达到了一个新的水平，对我国档案工作的开展具有重要的作用，是有效地保护档案财富、有效地开发利用档案信息资源，更好地为我国社会主义现代化建设服务的重要保障；与此同时《档案法》为档案工作的建设与发展提供了法律依据，档案工作也逐步走上法治化、规范化的道路。
2.3以机关档案室为例分析档案室档案开放工作的现状
一是少部分机关档案室开放档案，随着政府信息公开和民主进程的不断加快，已有一部分档案室迈出了对外开放的步伐，但是就目前整体而言还处于起步阶段。通过实地调研和网络收集资料，发现数据相对缺乏，只能从搜集到的资料中选取两个开放的实例，所选取的并不能代表全部的档案室开放工作的现状，但还是具有一定的代表性。
案例1 北京市工商局档案中心开放服务
据统计，2000 年工商局档案中心共接待利用者11191人次，提供档案44764卷次。其中，接待本机关以外的社会档案利用者7851人次、31404卷次，占档案利用总人次、总卷次的70%。[3]而2003 年，该中心共接待档案利用者10321人次，提供档案46021卷次。其中，接待本机关以外的社会档案利用者10216人次，提供档案42236卷次，分别占档案利用总人次的99%、总卷次的92%。[4]而且其中个人查阅档案占了相当大的比重。
案例2绍兴市国土、工商、房管部门档案开放
2005年，绍兴市国土、工商、房管部门的机关档案室提供了开放利用服务，下表是2005年度的档案利用情况统计表。
表4—1 绍兴市国土、工商、房管部门2005年度档案利用情况统计表[5]
单位 室藏（卷） 利用总人数 对外服务人次 所占比率 利用总卷次 对外服务卷次 所占比率
市国土局 23万 1115 191 17.1% 4024 979 24.3%
1引言 1
2当代社会档案室档案开放工作现状研究 1
2.1档案室档案开放工作的理论依据 1
2.2档案室档案开放工作的法律法规基础 2
2.3以机关档案室为例分析档案室档案开放工作的现状 3
3档案室档案开放过程中存在的问题研究 5
3.1法律法规不健全 5
3.2室藏结构不合理 5
3.3档案意识薄弱 6
3.4信息化建设进程缓慢 7
4档案室档案开放工作的策略研究 8
4.1完善相关的法律法规 8
4.2优化室藏资源结构 9
4.3提高档案意识 10
4.4加快信息化建设步伐 11
总 结 12
致 谢 13
注 释 14
参 考 文 献 15
1 引言
开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除“禁闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。随着政务公开建设的推进和档案事业的发展，人们对档案的重要性和需求量日益增加，迫切要求档案室打破传统封闭的状态，向社会公开提供档案信息。档案室档案开放工作是我国加快政治民主化的一个新步骤，是现代档案室由封闭型、半封闭型向开放型的方向发展的一项重大举措。同时档案室档案开放工作不仅能保障公民的信息知情权，还能弥补档案馆档案开放工作及现行文件中心开放文件的不足。
本文的重点主要是放在档案室档案开放工作中所遇到的问题及对策的阐述上，创新之处主要在已有的研究成果的基本上归纳总结，试图对档案室档案开放工作的现状、存在的问题及对策做较系统、深入的研究。其次，现行的法律法规都 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ￥351916072￥
没有赋予档案室档案开放职能，也没有明确其开放的范围、程序等，针对这些缺陷并尝试性的对档案室档案开放工作的改革作了一些设想。
2 当代社会档案室档案开放工作的现状研究
2.1档案室档案开放工作的理论依据
档案室档案开放不仅是顺利民意、符合社会发展的明智举动，还是推动社会信息公开，不断扩大档案开放的范围的有力措施，更能满足社会公众对现实和历史查考的利用需求，与此同时档案室开放也要有文件生命周期理论与文件价值理论的支撑。
文件生命周期理论中的文件是一个广义的概念，是指人类在社会实践中形成的，以不同的载体形式和记录方式所呈现出的各种信息。文件生命周期理论的主要内容是，文件从形成到销毁或最终保管都是一个完整的过程；文件在不同的生命过程中或是运动阶段中，表现出的价值不同；文件在不同的运动阶段其保管的场所和形式也不同。[1]根据文件生命周期理论我国档案界将文件分成三大类，即现行文件、半现行文件和非现行文件。从文件生命周期理论的基本内容中，可以发现，“文件生命周期理论”揭示了文件的形成、文件的运动阶段及其文件在各阶段的运动规律，以及文件对其保管场所的相应要求。用“文件生命周期理论”指导档案室档案的开放工作，具有非常重要的理论意义。
首先是树立全新的档案室档案管理理念，文件生命周期理论已充分证明了文档一体化管理的科学性。根据文件的运动规律，实现文档一体化管理，有利于树立起全程管理与前端控制协调统一的管理理念。这种全新的理念在当前电子文件时代具有特别重要的现实指导意义。
其次是文件生命周期理论对文件的管理过程提出了新的要求，要求对文件在管理的过程中进行有效的管理和高效的利用，但从某种程度上说，高效的利用比有效的管理更为重要。[2]因此，档案室保存着的大量的现行阶段的文件、半现行阶段的文件或是非现行阶段的文件，要想被高效利用，体现其使用价值，实行档案对外开放政策是一个必不可少的前提条件。
文件价值理论是档案开放的重要理论之一。20世纪50年代，美国档案学者谢伦伯格提出“文件双重价值论”的鉴定思想。他把公共文件的价值分为第一价值和第二价值，第一价值是对原机关的原始价值，它是指文件对形成机关工作事务的有用性，分别体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值。第二价值是对其他机关与个人利用者的从属价值，它是指文件对形成机关以外的其他利用者的有用性，包括证据价值和情报价值（也称研究价值）。这与我国档案学者提出的档案近期考查价值和远期文化价值的鉴定理论基本相同。因此，在确保国家秘密、商业秘密和个人隐私安全，不损害国家和人民利益的前提下，档案室就应向社会开放档案，以满足不同阶层不同人群的用途。同时档案室档案开放工作也需要法律法规的支撑，接下来就全面系统的探讨该问题。
2.2 档案室档案开放工作的法律法规基础
目前，我国还没有制定出一部专门规范档案室档案开放工作的法律法规，但是1987年9月5日，第六届全国人民代表大会常务委员会通过并公布了《中华人民共和国档案法》的条款中包含与档案室档案开放利用有关的内容，这为档案室开放提供了法律法规依据。《档案法》自1988年1月1日起施行，是中国有史以来国家最高权力机关制定的第一部档案法律，它是中国档案建设经验的结晶，并成为建立健全中国档案法规体系的核心。
《档案法》是我国第一部关于档案和档案工作的专门法律，在整个 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ￥351916072￥
法律体系中处于单行法的地位，与宪法是从属性关系，与基本法和其他单行法是协调一致的关系，与档案行政法规是同一性的关系，但其法律效用高于档案行政法规。《档案法》的制定和颁布，标志着我国档案立法已经达到了一个新的水平，对我国档案工作的开展具有重要的作用，是有效地保护档案财富、有效地开发利用档案信息资源，更好地为我国社会主义现代化建设服务的重要保障；与此同时《档案法》为档案工作的建设与发展提供了法律依据，档案工作也逐步走上法治化、规范化的道路。
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一是少部分机关档案室开放档案，随着政府信息公开和民主进程的不断加快，已有一部分档案室迈出了对外开放的步伐，但是就目前整体而言还处于起步阶段。通过实地调研和网络收集资料，发现数据相对缺乏，只能从搜集到的资料中选取两个开放的实例，所选取的并不能代表全部的档案室开放工作的现状，但还是具有一定的代表性。
案例1 北京市工商局档案中心开放服务
据统计，2000 年工商局档案中心共接待利用者11191人次，提供档案44764卷次。其中，接待本机关以外的社会档案利用者7851人次、31404卷次，占档案利用总人次、总卷次的70%。[3]而2003 年，该中心共接待档案利用者10321人次，提供档案46021卷次。其中，接待本机关以外的社会档案利用者10216人次，提供档案42236卷次，分别占档案利用总人次的99%、总卷次的92%。[4]而且其中个人查阅档案占了相当大的比重。
案例2绍兴市国土、工商、房管部门档案开放
2005年，绍兴市国土、工商、房管部门的机关档案室提供了开放利用服务，下表是2005年度的档案利用情况统计表。
表4—1 绍兴市国土、工商、房管部门2005年度档案利用情况统计表[5]
单位 室藏（卷） 利用总人数 对外服务人次 所占比率 利用总卷次 对外服务卷次 所占比率
市国土局 23万 1115 191 17.1% 4024 979 24.3%
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