乡镇政府机关电子档案管理问题与对策
目 录
1 引言 1
2 乡镇政府机关电子档案管理建设现状 1
3 乡镇政府机关电子档案管理建设中的问题 2
3.1乡镇政府机关缺乏正确的电子档案管理观念 3
3.2 乡镇政府机关缺少强大的数据库系统 4
3.3 乡镇政府机关电子档案缺乏规范的归档管理程序 5
3.4乡镇政府机关缺乏完善的电子档案信息安全保护措施 6
4 乡镇政府机关电子档案管理策略 7
4.1树立正确的管理观念 7
4.2 加快档案数据库建设 7
4.3 建立完善的电子档案归档程序 8
4.4 完善网络安全防护系统 9
结论 11
致谢 12
注释 13
参考文献14
1 引言
20世纪90年代以来，随着计算机和网络技术的飞速发展，人类社会进入信息时代，而我国经济社会得到巨大的发展，人们的生活环境和质量在不断提高，这使得人们对政府机关的办公形式提出了适应时代步伐的要求。所以党政机关部门，企事业单位逐步实现了办公自动化，档案工作也开始实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式，成了传统档案之外异军突起的重要力量，也成为目前档案管理工作的重要内容。电子档案在工作，学习等各个领域深入扩展之时,其自身优缺点共存的特性给档案管理带来了机遇和挑战，要做好电子档案的管理工作，就必须了解电子档案的特殊属性，并根据其属性制定相应的管理措施。
电子档案管理作为档案管理现代化发展的一个重要形式，在各个领域的档案管理中都起到了重要的作用，电子档案的管理在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，但由于电子档案管理的特殊属性 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: 3_5_1_9_1_6_0_7_2
，在建设和管理中不免会遇到各种各样的问题和困难，本文通过借鉴参考研究我国基层乡镇政府机关电子档案管理中存在的问题并提出对策，为我国基层乡镇政府机关的电子档案建设提供一定的参考，对于加快我国的乡镇政府机关现代化建设具有重要的意义。
2 乡镇政府机关电子档案管理建设现状
档案作为人类历史最主要的载体之一，对一个国家的文化历史及各种工作具有重要的作用，随着时代的发展，科技技术飞速发展，电子信息技术成了现代生活的主流，而档案也在不断的发展，电子档案就在这样的背景下应运而生的。国家标准《电子文件归档与管理规定》中将电子文件定义为:“指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体、依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通信网络上传送的文件”。电子档案是档案现代化发展的主要形式也是档案未来的发展趋势。
电子档案是档案在现代信息技术发展下的产物，与传统纸质档案有着很大的区别。其主要的特点有非人工直读、文件信息虚拟化、依赖于计算机系统、信息存储高密度、文件信息与载体可分离、方便快捷的传输等。传统的纸质档案的载体主要是纸张，易与收集归档和保管。纸质档案是看得见的实物档案，其文件内容、签发时间、签发人签名和印章等清晰可见，这就保证了档案的原始性和真实性。而电子档案是依附于磁盘，光盘等电子产品的，在文件生命周期上，缺乏相应的程序来保障文件的原始和真实，比如，电子档案没有明显的签发人的亲笔签名或印章，这就很容易造成档案的原始性和真实性出现偏差。同时，由于电子档案依附于电子产品，而档案需要经常被借阅，这就使得电子档案常处于流动状态，因为电子文件的内容可以被修改且不留痕迹，所以在流动过程中如果不注意收集和检查就会给电子档案的完整，安全和真实带来各种问题。虽然电子档案在很多方面上存在着不少的问题，但是电子档案相比于传统的纸质档案也有着纸质档案所不能比的优点和特点，电子档案是档案现代化发展的产物，电子档案不仅提高了档案工作人员的档案工作效率，而且因为磁盘光盘的信息容量大，使得电子档案比纸质档案能更多更完整的存储文件信息，节约了保管空间。同时，在档案利用上电子档案凭借其电子的检索高效准确和数据传输快捷便利等特点使得档案能得到更多更有效的利用，也是因为这个特点，电子档案成了档案的一个重要的发展形式。
社会在不断前进，人们的生活质量不断提高，政府机关的电子政务系统渐渐的得到国家的重视并在这几年加快了各个层级的电子政务建设，电子档案作为电子政务建设及发展中形成的文件档案，凭借其传输快捷便利和不受空间限制，不仅提高了档案的利用效益，促进了人们与政府机关，企业与政府，政府各部门之间的交流，而且对国家的现代化建设中具有积极的推动作用，所以在电子政务建设过程中也得到了相应的建设和发展。比如，四川青白江区至2014年6月底，共形成电子目录数据案卷级1.16万条、文件级约120万条，系统存储全文数据共计约570万页，档案数字化扫描约515万页，占馆藏应数字化加工档案资料的40％。青白江区按照相关要求配置了1台服务器、台式计算机5台、笔记本1台、交换机1台、机柜1个、移动硬盘2个、扫描仪1台、复印机1台、打印机3台、数码相机2台。没有与互联网、电子政务网联接。2011年河南新郑市全市13个乡镇的档案工作已全部晋升为原省标一、二级，街道、乡镇办事处档案库房面积已达396平方米，室内藏有文书、科技、专门、声像档案6772卷（张）。浙江舟山市岱山县馆藏档案数字化加工工作于2010年正式启动，经过两年的发展，岱山县共完成岱东乡、岱中乡、南峰乡、双合乡、渔山乡五个乡镇的婚姻档案数字化扫描，共计180本案卷21616页、9.46GB数据容量，并在博通软件上对扫描内容与目录数据进行了一一对应挂接。
然而我国各个地方的基层乡镇地区由于经济文化教育的发展程度不同，在基层电子政务建设中也存在着比较大的差距，各个地方基层乡镇政府机关的电子档案管理建设存在着一定的发展建设滞后和比较大的差异。
3 乡镇政府机关电子档案管理建设中的问题
3.1 乡镇政府机关缺乏正确的电子档案管理观念
现代信息技术的发展给我们的生活习惯以及传统观念带来翻天覆地的变化。近几年来国家大力发展基层建设，所以基层乡镇的变化是巨大的，电子产品渐渐的融入人们的生活中，人们在生活工作学习上对政府机关的办公方式提出了适应时代的要求，电子政务建设便是为了满足人们的需求同时也是我国政府机关现代化建设的重要环节。档案工作作为政府机关工作中重要的组成部分，在建设电子政务的同时也应该积极建立电子档案管理建设。然而由于受传统观念和思想文化的影响，在我国基层乡镇政府机关中普遍存在对电子档案管理工作重视程度不够的问题。大部分基层乡镇政府机关的档案管理领导干部缺乏对电子档案管理的概念，对于档案的管理工作还处在传统的纸质档案的管理思想中，认为电子档案可有可无，错误的评估了电子档案的重要性和价值。政府机关工作中，领导的思想很大程度上会影响到下级工作人员的工作，所以在档案管理工作中，相关领导干部缺乏对电子档案管理的思想就导致了下级工作人员出现懈怠以及忽视电子档案的收集管理和维护，虽然近几年国家加大了基层建设，不少的领导干部和工作人员在思想上已经有了一定的认识，但是还是存在着认识不足的问题。
基层乡镇政府机关电子档案管理工作不仅思想认识上存在不足，而且档案工作人员的整体素质也不高，造成了基层电子档案管理工作无法正常开展。档案管理人员的素质，是指档案工作者在档案管理岗位上所必须具备的道德素养、知识技能、管理协调以及分析解决问题的基本能力。档案管理人员的综合素质，直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，对发挥档案资料整体效能有着不可替代的作用[1]。基层乡镇政府机关档案管理人员大部分是退居二线或将要退休的人员来担任，或者临时借调其他部门相关人员兼职管理档案工作，比如文秘工作人员兼职管理档案工作。对于退居二线的老一辈工作人员来说，由于他们接触现代信息技术比较少，缺乏相关的计算机使用技巧，在电子档案管理上会出现操作不当，有的甚至是抛开电子档案相关的档案管理工作。而其他部门相关人员兼职担任档案管理工作，由于缺乏档案相关的业务知识，在档案管理工作上同样存在操作不当的问题。所以基层乡镇政府机关档案管理工作人员普遍存在素质不高，缺少档案管理专业人才等问题，其中档案与信息处理复合型人才更是奇缺，尽管引进了现代化设备, 但如果不能使其充分发挥作用，也就谈不上对电子档案真正意义上的管理了[2]。
1 引言 1
2 乡镇政府机关电子档案管理建设现状 1
3 乡镇政府机关电子档案管理建设中的问题 2
3.1乡镇政府机关缺乏正确的电子档案管理观念 3
3.2 乡镇政府机关缺少强大的数据库系统 4
3.3 乡镇政府机关电子档案缺乏规范的归档管理程序 5
3.4乡镇政府机关缺乏完善的电子档案信息安全保护措施 6
4 乡镇政府机关电子档案管理策略 7
4.1树立正确的管理观念 7
4.2 加快档案数据库建设 7
4.3 建立完善的电子档案归档程序 8
4.4 完善网络安全防护系统 9
结论 11
致谢 12
注释 13
参考文献14
1 引言
20世纪90年代以来，随着计算机和网络技术的飞速发展，人类社会进入信息时代，而我国经济社会得到巨大的发展，人们的生活环境和质量在不断提高，这使得人们对政府机关的办公形式提出了适应时代步伐的要求。所以党政机关部门，企事业单位逐步实现了办公自动化，档案工作也开始实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式，成了传统档案之外异军突起的重要力量，也成为目前档案管理工作的重要内容。电子档案在工作，学习等各个领域深入扩展之时,其自身优缺点共存的特性给档案管理带来了机遇和挑战，要做好电子档案的管理工作，就必须了解电子档案的特殊属性，并根据其属性制定相应的管理措施。
电子档案管理作为档案管理现代化发展的一个重要形式，在各个领域的档案管理中都起到了重要的作用，电子档案的管理在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，但由于电子档案管理的特殊属性 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: 3_5_1_9_1_6_0_7_2
，在建设和管理中不免会遇到各种各样的问题和困难，本文通过借鉴参考研究我国基层乡镇政府机关电子档案管理中存在的问题并提出对策，为我国基层乡镇政府机关的电子档案建设提供一定的参考，对于加快我国的乡镇政府机关现代化建设具有重要的意义。
2 乡镇政府机关电子档案管理建设现状
档案作为人类历史最主要的载体之一，对一个国家的文化历史及各种工作具有重要的作用，随着时代的发展，科技技术飞速发展，电子信息技术成了现代生活的主流，而档案也在不断的发展，电子档案就在这样的背景下应运而生的。国家标准《电子文件归档与管理规定》中将电子文件定义为:“指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体、依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通信网络上传送的文件”。电子档案是档案现代化发展的主要形式也是档案未来的发展趋势。
电子档案是档案在现代信息技术发展下的产物，与传统纸质档案有着很大的区别。其主要的特点有非人工直读、文件信息虚拟化、依赖于计算机系统、信息存储高密度、文件信息与载体可分离、方便快捷的传输等。传统的纸质档案的载体主要是纸张，易与收集归档和保管。纸质档案是看得见的实物档案，其文件内容、签发时间、签发人签名和印章等清晰可见，这就保证了档案的原始性和真实性。而电子档案是依附于磁盘，光盘等电子产品的，在文件生命周期上，缺乏相应的程序来保障文件的原始和真实，比如，电子档案没有明显的签发人的亲笔签名或印章，这就很容易造成档案的原始性和真实性出现偏差。同时，由于电子档案依附于电子产品，而档案需要经常被借阅，这就使得电子档案常处于流动状态，因为电子文件的内容可以被修改且不留痕迹，所以在流动过程中如果不注意收集和检查就会给电子档案的完整，安全和真实带来各种问题。虽然电子档案在很多方面上存在着不少的问题，但是电子档案相比于传统的纸质档案也有着纸质档案所不能比的优点和特点，电子档案是档案现代化发展的产物，电子档案不仅提高了档案工作人员的档案工作效率，而且因为磁盘光盘的信息容量大，使得电子档案比纸质档案能更多更完整的存储文件信息，节约了保管空间。同时，在档案利用上电子档案凭借其电子的检索高效准确和数据传输快捷便利等特点使得档案能得到更多更有效的利用，也是因为这个特点，电子档案成了档案的一个重要的发展形式。
社会在不断前进，人们的生活质量不断提高，政府机关的电子政务系统渐渐的得到国家的重视并在这几年加快了各个层级的电子政务建设，电子档案作为电子政务建设及发展中形成的文件档案，凭借其传输快捷便利和不受空间限制，不仅提高了档案的利用效益，促进了人们与政府机关，企业与政府，政府各部门之间的交流，而且对国家的现代化建设中具有积极的推动作用，所以在电子政务建设过程中也得到了相应的建设和发展。比如，四川青白江区至2014年6月底，共形成电子目录数据案卷级1.16万条、文件级约120万条，系统存储全文数据共计约570万页，档案数字化扫描约515万页，占馆藏应数字化加工档案资料的40％。青白江区按照相关要求配置了1台服务器、台式计算机5台、笔记本1台、交换机1台、机柜1个、移动硬盘2个、扫描仪1台、复印机1台、打印机3台、数码相机2台。没有与互联网、电子政务网联接。2011年河南新郑市全市13个乡镇的档案工作已全部晋升为原省标一、二级，街道、乡镇办事处档案库房面积已达396平方米，室内藏有文书、科技、专门、声像档案6772卷（张）。浙江舟山市岱山县馆藏档案数字化加工工作于2010年正式启动，经过两年的发展，岱山县共完成岱东乡、岱中乡、南峰乡、双合乡、渔山乡五个乡镇的婚姻档案数字化扫描，共计180本案卷21616页、9.46GB数据容量，并在博通软件上对扫描内容与目录数据进行了一一对应挂接。
然而我国各个地方的基层乡镇地区由于经济文化教育的发展程度不同，在基层电子政务建设中也存在着比较大的差距，各个地方基层乡镇政府机关的电子档案管理建设存在着一定的发展建设滞后和比较大的差异。
3 乡镇政府机关电子档案管理建设中的问题
3.1 乡镇政府机关缺乏正确的电子档案管理观念
现代信息技术的发展给我们的生活习惯以及传统观念带来翻天覆地的变化。近几年来国家大力发展基层建设，所以基层乡镇的变化是巨大的，电子产品渐渐的融入人们的生活中，人们在生活工作学习上对政府机关的办公方式提出了适应时代的要求，电子政务建设便是为了满足人们的需求同时也是我国政府机关现代化建设的重要环节。档案工作作为政府机关工作中重要的组成部分，在建设电子政务的同时也应该积极建立电子档案管理建设。然而由于受传统观念和思想文化的影响，在我国基层乡镇政府机关中普遍存在对电子档案管理工作重视程度不够的问题。大部分基层乡镇政府机关的档案管理领导干部缺乏对电子档案管理的概念，对于档案的管理工作还处在传统的纸质档案的管理思想中，认为电子档案可有可无，错误的评估了电子档案的重要性和价值。政府机关工作中，领导的思想很大程度上会影响到下级工作人员的工作，所以在档案管理工作中，相关领导干部缺乏对电子档案管理的思想就导致了下级工作人员出现懈怠以及忽视电子档案的收集管理和维护，虽然近几年国家加大了基层建设，不少的领导干部和工作人员在思想上已经有了一定的认识，但是还是存在着认识不足的问题。
基层乡镇政府机关电子档案管理工作不仅思想认识上存在不足，而且档案工作人员的整体素质也不高，造成了基层电子档案管理工作无法正常开展。档案管理人员的素质，是指档案工作者在档案管理岗位上所必须具备的道德素养、知识技能、管理协调以及分析解决问题的基本能力。档案管理人员的综合素质，直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，对发挥档案资料整体效能有着不可替代的作用[1]。基层乡镇政府机关档案管理人员大部分是退居二线或将要退休的人员来担任，或者临时借调其他部门相关人员兼职管理档案工作，比如文秘工作人员兼职管理档案工作。对于退居二线的老一辈工作人员来说，由于他们接触现代信息技术比较少，缺乏相关的计算机使用技巧，在电子档案管理上会出现操作不当，有的甚至是抛开电子档案相关的档案管理工作。而其他部门相关人员兼职担任档案管理工作，由于缺乏档案相关的业务知识，在档案管理工作上同样存在操作不当的问题。所以基层乡镇政府机关档案管理工作人员普遍存在素质不高，缺少档案管理专业人才等问题，其中档案与信息处理复合型人才更是奇缺，尽管引进了现代化设备, 但如果不能使其充分发挥作用，也就谈不上对电子档案真正意义上的管理了[2]。
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