论秘书工作的原则性与灵活性
论秘书工作的原则性与灵活性[20200101173935]
秘书工作中的办文、办会、办事三大块为中心展开。横向上分析三者之间的区别和联系，在纵向上剖析三项主要秘书工作的重要原则以及其如何协调，灵活运用。从而完整全面地结合当代秘书工作趋势，权衡去秘书工作中灵活性与原则性的问题。 *查看完整论文请+Q: 351916072
关键字:秘书工作,原则性,灵活性,平衡统一
Title On the Secretarial Work of Principle and Flexibility Abstract Secretarial work in the Office of the text, to do so, work centers around three blocks. Analysis of the differences and connections between the three laterally, analyze three main important principles in the longitudinal secretarial work and how their coordination, flexibility. So complete and comprehensive secretarial work combines contemporary trends, weigh to the Secretary of work flexibility and principle. Keywords Secretarial work,in principle, flexibility, balance unity 目 录 1.引言 1 2.秘书工作的原则性 1 2.1实事求是原则 2 2.2与领导保持一致原则 2 2.3追求工作效率原则 2 2.4适应性原则 3 3.秘书工作的灵活性 4 3.1融会贯通 4 3.2敢于实践 5 4.原则性与灵活性的和谐统一 6 4.1在思想理论中的统一 7 4.2在实践过程中的统一 8 4.3在管理体制中的统一 9 结束语 11 致 谢 12 参 考 文 献 13 1.引言 根据法国职业研究中心统计，全世界目前有160余种职业，秘书排在第六位。据北京北京市2002年第一季度公布的统计数字，北京市文秘岗位需求数排在第三位，岗位与应聘的人数比是在1：6。由此可见，秘书在当今社会是属于需求量大的一种职业。 改革开放三十年以后，我们国家处于高速发展的道路上。秘书工作则累积了宝贵的经验，从而形成了一套行之有效，优质高效，严密严格的工作章法和规范。随着社会经济文化的飞速发展，使现代秘书工作的宏观环境和微观环境都发生了很大的变化，现代秘书在错综复杂的事务工作中不仅需要强有力的业务水平能力，还需处理好原则性与灵活性的应变矛盾关系，保障整体工作的质量与效率的高低。关系着秘书工作可否能全局有效性的进行。 新时代背景下的秘书工作，更加强调原则性与灵活性的和谐统一。不再只是单一遵循秘书体系中的工作原则、体现工作的规范和严密性，灵活性将更多融于秘书的日常事务工作以及行文办事之中。这一点非常符合时代对新型综合人才的需求，与社会发展是相伴相随的，不可脱离的。 2.秘书工作的原则性 合格的秘书工作，表现在为领导或决策层起草文稿、办理会务，还表现在承上启下、沟通左右、协调部门，把领导的指示或意图传导下去，把各部门的意见和员工的意愿及时准确地收集反馈给领导，尽可能地促使领导或决策层做出正确决策。秘书工作原则主要依据是由其工作性质来决定的。首先秘书原则内容必须是符合实际的，例如对于党政机关秘书“政治性原则”非常重要，而对于企业秘书则没有关键影响；其次，原则应有其独立性，不需要出现重复交叉的部分；最后则是在于秘书工作原则内容应当是具有理论指导意义的。 我们将秘书工作的原则性主要分为四大内容：实事求是原则、与领导保持一致原则、追求原则。这四条原则是秘书工作稳步进行的基石。 2.1实事求是原则 做事万变不离其宗要求我们要实事求是，否则就失去事情的真实性和其本质。 只有坚持这条基本原则，才能使领导决策落到实处，使机关工作产生实效。为了最真切地世间本原则，要求秘书在工作中遵循：（1）调查研究要唯实。调查研究是秘书的基本功。调查，就是要接近实际、深入实际、掌握真实情况，避免流于形式、道听途说；研究，就是要用全面、真实的第一手资料，为正确的决策服务。（2）信息工作要求实。信息工作包括信息的搜集、整理、统计、保管与反馈等，每个环节都应当落到实处。搜集信息要“多、快、好、省”，以较低的成本，高效率得到实用性信息。整理、统计信息要全面、快捷、规范、简练。而反馈信息要“真”，切忌报喜不报忧。公文写作中重在反映真实，切忌夸张渲染、言之无物。 2.2与领导保持一致原则 秘书工作只有同领导保持一致，才能更好地为领导服务，这是一切公私秘书部门始终不变的基本原则。但同领导保持一致是有基本前提的，这就是：（1）必须坚持党的基本理论和基本路线，为党的中心工作服务；（2）必须坚持民主集中制这一根本组织制度和组织原则；（3）必须坚持全心全意为人民服务的根本宗旨，坚持走群众路线。 同领导保持一致，绝不是唯领导马首是瞻、对群众的呼声充耳不闻，仅仅充当领导的马前卒、传声筒；而是在正确的信念、理念指导下，有自己独立人格、独立思考和正确决断的保持一致。同领导保持一致，是对秘书工作的职业性要求。体现在工作中，就是工作目标一致、工作内容一致、工作方法一致，相互配合、团结奋进。在上下关系处理上，要分清主次、正确定位、适时调整、以企事业单位的经营大局为目标，以搞好工作为原则，切忌趋炎附势、欺上瞒下。 2.3追求工作效率原则 秘书工作的效率，是领导工作效率的重要组成部分。从根本上说，秘书工作部门实行规范化、制度化、科学化管理是提高效率的制度保证；秘书人员素质的提高，是提高效率的人的因素的根本保证。效率原则的具体要求，就是办事要快，主动、及时、迅速、准确，力求提前准备、超前服务。为此：（1）应悉心体察领导意图，同步协调、主动配合；（2）应从思想上树立主动和超前服务的观念，积极做好分内工作。（3）准确工作、周密安排，最大限度地减少差错，保证质量。懒散、疲沓、不求甚解和敷衍了事，是秘书工作效率的大敌，必须着力克服。 2.4适应性原则 时代在不断变化，不同时代秘书工作有不同的内容要求。企事业单位或公司，所面临的政治、经济或经营形势也处于不断地变化之中，这就要求秘书工作要审时度势、随机应变、及时跟进。只有适应时代或企事业单位及公司不断变化的形势要求，秘书工作才能不断创造佳绩，从而促使企事业单位或公司更好更快地向前发展。秘书工作要达到适应性原则的要求，秘书本身的素质至关重要。 为此，秘书岗位应保持相对的稳定性和适当的流动性，既要使在岗秘书们充分发挥才干，又能将现场或其他岗位上的优秀人才不断充实到秘书岗位上来，形成良性循环机制。此外，秘书应加强学习，成为学习型的秘书；要不断随着形势变化更新自己的知识结构，使之与秘书岗位职责相适应、与所在单位业务特点相适应、与所处的社会环境相适应。要做到这三个相适应，除了向书本学习、向实践学习、向领导学习和向员工学习之外，必要时还应到高等学府或到国外深造。 2002年春天，一香港大客商到华北某公司商谈投资合作事宜。公司上下对此非常重视，早早做出了详细的安排。公司总经理特意安排出专门的时间，等待贵宾。在精心安排的会客室里，悉心准备了点心和茶水，并且派自己的秘书提前到公司门口等候客人。 香港客商进入公司大门后，迎候在门厅的公司总经理秘书马上去热情与客商握手。可能是了解事情的重要性，反倒有些紧张，竟然对客商说：“我们总经理在那边（指会客室），他叫你过去。”香港客商一听，当即非常生气地说：“他叫我去？我就一定要去？我又不是他的下属，凭什么叫我？你们现在就这样对待合作者的？那以后还了得？合作关系应当是关系平等的。”于是这位客商当即转身，一边走一边说：“贵公司如真有合作诚意，叫你们经理到我入住的宾馆去谈吧。” 因为这样的原因，事后，总经理不得不登门道歉，经过一番相当大的努力，才重新争取到了双方合作的机会。 在以上案例中，总经理秘书没有遵守与领导保持一致原则（没有完全领会落实总经理交办事项的重要性，事先安排做的不足）、适应性原则（面对自己的语误，没有在客商一串的质问之后做出任何结束，造成难以挽回的后果）、追求工作效率原则（领导交办事项是秘书首要去完成的，对于这次接见，秘书没有考虑到突发事件或者以何种话术，是失职的表现）。没有很好地完成领导交办的任务，使公司差点遭受损失，也让领导不得不拉下身份以不完美的方式挽回事态。由此可见，秘书工作中的原则性对于秘书从业人员有着指导性的作用。 3.秘书工作的灵活性 灵活性原理，指计划的灵活性越大，因未来意外事件引起损失的可能性就越小，两者是反比例关系。灵活性原理是计划工作中最主要的原理，它主要针对计划的制定过程，使计划本身具有适应性，要求计划的制定“量力而行，留有余地”。至于计划的执行，则必须严格准确，要“尽力而为，不留余地”。 秘书工作中的灵活性指的是将灵活性原理发挥在办文、办事、办会之中，使得秘书工作可以有原则且更加有效益地完成。这里所指的灵活性是有限制条件的，并非指一味地“冒险”。 在秘书工作的原则性中，我们提到的香港客商的案例。总经理秘书对于秘书工作的灵活性也没有运用，在面对重要客商时，没有事先演练接待事项做好未雨绸缪，在关键时刻更是没有稳重，灵活地接触危机。在香港客商拂袖离开之前，作为秘书不能简单地不知所措，留下烂摊子给上级，让领导帮你解决问题。如何更好运用秘书工作中可以调度的灵活性呢？我们需要从理论知识和实践操作两方面展开学习和讨论。 3.1融会贯通 当代秘书工作趋势下秘书工作逐渐向规范化、程序化、制度化的方向发展，以秘书工作规范化、程序化、制度化为目标，不断加强制度建设，建立健全公文处理制度、会议制度、信息工作制度、督查催办制度、政务公开制度等行之有效的规章制度和工作程序，并根据制度、规定和人员工作分工，逐项落实岗位责任制，使每一个秘书工作人员目标明确，，职责分明，保证整个办公部门协调、有序、高效运转。这样的科学化管理，让秘书工作更加简单地贴合原则性，但因为这样的管理制度下，科学性中是包含灵活性的，这里的灵活性指的就是工作的方法的度。 无论做什么工作都要讲究方法，做秘书工作更应当这样。秘书具有从属性，遵循一般工作方法外，也应该有适合自己的特色方法。如果要用科学规范的方式来说则是要将灵活性融于秘书工作指导理论中，亦是主旋律与多样性的结合。这里要求将灵活性融于理论，指的是在坚守原则下的通融性、妥协性、可塑性、多样性。 在秘书所需要掌握的理论知识中，需要秘书同时兼具专业性和广博性。具体来讲， 秘书人员的知识结构可以分解为四个方面: 第一， 基础知识。包括文、史、哲、数、理、化， 还有生物、外语、体育、艺术等， 由于秘书要与不同类型的人打交道， 所要接触的知识面就很宽。做到上晓天文地理， 下管鸡毛蒜皮也是不可或缺的。第二， 管理学知识， 秘书学是管理学的一个分支。秘书又是从事管理活动的领导者的助手， 秘书活动究其本质上讲就是一种管理活动。因此， 秘书不能不懂管理学知识以及相关知识， 如社会学、领导学、心理学、公共关系学以及决策学、信息论、控制论、系统论等知识。在以上所必要掌握的知识中已然融于了原则性知识和灵活性知识。在思想理论上寻找原则性与灵活性的平衡的重要性可见一斑。这就是要求我们秘书从业人员，是一个专业人才同时又兼具博学众采的特长。 立新公司与龙丹制衣厂已经合作了近两年，成交了近百万元的生意，双方关系一直比较融洽。最近因为一批进口面料的质量问题，双方有了摩擦。立新公司总经理来了一封信，龙丹制衣厂的彭总经理看了很生气，随即把秘书冯小姐叫进来，把那封信丢过去，说：“给立新公司回封信，以后不和他们做生意了！”冯小姐在这种情况如何处理呢？这里就可以利用到灵活性在秘书工作中的融会贯通，按照一般做法，遵循与领导保持一致原则，冯小姐只需要立即照办，很快打好经理需要的信，待其签字后马上发出就算是完成任务了。这样做的后果则是双方真的就此不再往来，断了生意，公司损失合作伙伴。当然冯秘书也可以选择立即劝阻经理，讲明其中的利害关系，劝他不要因为一时的气愤作出错误的决定。这种做法无疑会被生气的彭经理立即驳回，反而使得经理更不开心，自己也会被责怪。此时，善于融会贯通的冯秘书有了一个最好的办法，她先是按照彭经理的要求打好了回信，但没有马上送去签字，过了20分钟，她再次询问彭经理：这样写可以吗？这信还需要发出去吗？ 冯秘书最后的一种做法，就很好地将灵活性运用在秘书工作当中。首先她是符合与领导保持一致性原则的，并没有忤逆领导意见，不办事；其次，附和追求工作效率原则，立即就打好了回信，完成经理交办事项；最后，她选择过了20分钟再将打好的回信送给经理签字，而不是立即就签字发出。这里就是她在思想理论中有了灵活处事的概念，考虑到了双方之间的利害关系和彭经理当时的心理状态不适宜进行劝说，等到经理的火气消下来，自然会意识到“不做生意”这件事的错误之处。可见，以原则性为前提的灵活办事是需要秘书工作者在思维中形成并利用于工作之中的。 3.2敢于实践 秘书作为领导的参谋和助手，做好办文、办事、办会是其首要要去钻研和精通的。在处于这样的一个上传下达的位置，助手的作用更要体现在善于吸收新思想、新观点、新知识，加强对方针政策、产业信息等的研究。在善于领会领导意图、上级精神之外更要灵活捕捉到领导思想火花，同时在此基础上将领导思想落实到秘书的日常工作中，更加出色地完成领导交办的工作，体现作为秘书的灵活办事能力。 在秘书工作的灵活性实践中，我们更强调高瞻远瞩，要善于站在企业大局的高度和领导的角度去思考问题，培养良好的思维习惯。这里要求秘书围绕企业中心任务，紧贴领导决策意向和关注重点，有计划和针对地做好信息材料的搜集和处理，帮助领导做出更好地决策。目前的秘书工作中过分地强调其原则和位置问题，没有放开沿街去考虑到大局走向。然后随着民族企业的发展和国家经济结构的变化，对秘书要求更多是能将思想和眼光都放宽，同时所想合理灵活地融于生产实践中，帮助企业更好发展。 20世纪80年代，美国电视台直播的“挑战者”号航天飞机起飞吸引了众多的观众，其中包括数以万计的中学生。因为这是航天飞机首次载着一位女中学教师飞入太空，她将在太空中为学生们做一系列物理实验。然后不幸的是，航天飞机起飞仅仅数分钟便起火坠毁，全国陷入一片悲哀之中。 当这个消息传传入白宫的时候，当时的美国总统里根正在国会发表国情咨文。白宫办公厅并未授权里根的撰稿人起草里根的讲话，但是那位女撰稿人却主动地坐到了电脑前，尽管已经泪流满面，但她仍然一边收听电台的消息一边拨动键盘。很快地，里根中断了国会的讲话，到电视台接受记者对“挑战者”号的采访。一路上里根总统上没紧蹙，正在苦苦思忖着如何发表这次演讲，因为事发突然，他和美国人民一样感到意外和震惊。这时，女撰稿人适时地将演讲稿送上来了。总所周知，里根总统是演员出身，面对电视镜头他定了定神，当即声情并茂地念起了演讲稿。美国人民被感动了，雪片一样的信和接连不断的电话打到了白宫。后经美国有关部门的民意调查显示，里根总统的支持率在这次重大事件后不降反升。总统的女撰稿人功不可没。 秘书作为领导的助手，自然要经常撰写文稿。这一个重大事件中，女撰稿人，在没有任何领导指示的情况下，她主动地撰写了演讲稿，并且在最需要的时候交给了里根总统。这需要一份勇气，当然更需要利用到这里提到的秘书工作需要的宽思想和眼光，不能只局限于做一个“做事”的工作人员，而是应该将灵活性切实用在实践之中。培养一个良好的思维习惯，站在领导的角度去思考问题，更好扮演辅助者的角色。做到服从但非盲从，理解而非曲解，更要果断地协助领导做决策。 4.原则性与灵活性的和谐统一 原则性不等同于用条律锁住工作，各项原则不应成为束缚秘书工作开展的绳索。秘书工作空间里多得是其发挥主观能动性、灵活处理各类事情的机会。这里的灵活性要求秘书从业人员在五个方面做足功夫。一，综合素质的提高：一个优秀的秘书是最贴近老板的人之一，领导不仅仅需要你在琐碎的小事上能面面俱到更需要起草在财务报告或者人事方面的文件报告；二，权责的认识：权责总是与原则性相依，除了秘书自身要担负的责任和掌握的权利，还包括在与同部门或领导下属的沟通之中有责任和权利去指出一些错误，这样是为了最小程度减少错误的发生，但在指出错误时需要非常注意所使用的方式；三，表达沟通能力：秘书需要强势更需给人亲切感，有自己的想法十分重要，而高超的沟通方式则能让你的想法被接受。这里强调沟通时候的表述原则和灵活表达；四，自我发展：做人应当如登山一般，往高处发展。在国外，高级秘书往往年龄在27以上，这是因为有经验的秘书更具备竞争力。在秘书一工作中，需要不断地在个人发展上努力，所以这并不是一个受得住原则却不懂灵活向上发展的人所能获得该领域认可的职业；五，道德水平：保密工作永远是秘书工作的核心，这要求秘书的道德水平不仅仅只是遵循原则这么简单，取得公司领导信任是关键的一步。 硅谷的崛起，那些名声赫赫的总裁、CEO的身后，忙碌奔波的则是秘书。他们不是简单地在打字，冲泡咖啡，更是每天在参加决策。他们并不需要穿得西装革履，不必记录老板所说的每一句话，薪资不会稳步不涨，他们是硅谷的秘书。在科技发展的现今社会，硅谷的秘书显得格外与众不同。Sun公司是一个拥有上百亿美元资产的商用电脑系统生产商，它同数家公司如惠普公司、英特尔公司，苹果公司等，让硅谷成为国际高技术经济的中心。公司总裁的执行助理凯伦在公司里有很大的影响，她和她的同事起草信函、研究分析竞争对手的信息情况，向管理层吹风，组织商务谈判等等。 从这些现象中不难看书秘书工作中存在者辩证关系。其工作是具有常规性和突击性的对立统一；其活动特点具有被动性与主动性的对立统一；工作要求具有事务性和思想性的对立统一；其工作方法则具有原则性与灵活性的对立统一。这四个辩证统一的关系从秘书工作的各个方面说明了原则性与灵活性的重要性，维持好两者之间的平衡点是需要考究的重要问题。除了完成日常的事务工作，秘书更需要在此基础上主动学习，善于思考，灵活处事。 为了寻找这样的一个平衡点，通过对秘书工作的现状和性质的分析。本文围绕三大板块即思想理论、实践过程、管理体制讨论如何将原则性与灵活性紧密结合，帮助更好展开秘书工作。 4.1在思想理论中的统一 原则性与灵活性是表现的是同一事物的两个面，因为社会客观的需求这两个面需要统一平衡。人是被一定的社会环境包围的，而社会环境是多变复杂的。同时，社会生活、生产条件相对于人们的需求也总是有限的。由于这种社会复杂多样的原因，仅仅依靠原则性并不能解决所有问题，原则性不应该、也没有可能把所有社会事物都规范起来。社会的复杂多样，促使着人们的主观能动性和创造性的灵活发挥。这样的结果便是，在原则规矩发挥作用后的网状线之间，留下了大量的再创造空间，这便是灵活性可以发挥的地方。有了“原则性”与“灵活性”的统一，人们改造自然、创造历史的活动才得以有序并充满新意。二者的矛盾运动，推动了历史的前进。可见，原则性与灵活性共存、和谐统一是必然的，不是主观人为的，是事物发展的客观需要。这是原则性与灵活性的外在统一性。 在原则性与灵活性的辩证关系中，原则性蕴含在灵活性之中。可以说，每一个具体的领导工作，主要是以灵活性的方式表达原则性。原则性体现的是一种社会约定，是被社会主导力量所推崇的主观见之于客观的东西；灵活性是人的一种主观能动性，表达的也许是客观的、符合实际的，亦或是主观的、违背现实情况的。由两者的外在统一性所决定，二者的结合必须相一致，不可能原则性是客观的，灵活性是无关客观只限主观的，那样，无规则的灵活性只会使得包含在其中的原则性“丧失原则”。两者只有同时以客观性现实为基础，灵活性的主观发挥只有符合了客观实际，其相互的结合才是科学的、正确的。 总之，原则性与灵活性的外部统一与内部统一是客观的。在外部统一中，没有离开原则性的灵活性，也没有离开灵活性的原则性。在内部统一上，离开了客观性，原则性就不再“原则”，而成为绳索、灵活性就会极端灵活化。客观性是原则性与灵活性相互结合的根本依据。这里不得不提到松下电器公司总经理曾经对秘书们谈到其分类标准：最好的员工是任何事情首先要主动积极去做且成功完成事务；其次是自发去做了事情，但是失败了的人；第三则是原地等待上级发出指令，迅速准确完成的人；最后一类则是只会等待命令又做不好任务的人。在原则性上，我们通常会认为第三类是不会出错的一类，然而事实上，这样的员工缺乏创造精神，被动工作。虽然不会步出原则的圈圈，却并不能成为竞争社会所需要的优秀秘书人才。所以，在思想中种下原则性与灵活性的共存共长才能真正意义上帮助秘书工作人员完成或超出期望的秘书工作和事业。 4.2在实践过程中的统一 探讨原则性与灵活性的结合问题，实质上是研究在什么前提下选择灵活性的问题。在一个工作点上，一个确定的原则性周围存在着众多个理论上的灵活性，其中每一个灵活性都有可能与这个原则性结合。它们一旦结合，理论就成了实际。在领导工作领域里，秘书要做的是如何使这个实际结合成为正确结合，保证事业的成功运营，这便是我们要寻找的前提。 全局性是一种客观性，从全局出发的一切考虑归根结底都是客观的选择，是原则性与灵活性相结合的基本依据。只有站在全局的角度，领导者才能高屋建瓴，超脱于琐碎事务。全局性是具体的，不是抽象的，只要领导者具备了全局意识，赋予灵活性以全局性的内涵，是很容易在工作中对众多灵活性进行取舍操作的。以往原则性与灵活性的结合错误或失败，归根结底，都是以牺牲全局性为代价的。所以，全局性作为实际工作中原则性与灵活性的结合点是当之无愧的。全局性本身作为一切原则的一个“原则”，同时又能包容灵活性在其间的创造发挥。1936年西安事变的和平解决促成了中国抗日民族统一战线的形成就说明了这一点。只有从大局出发，制定或选择的策略及灵活性才能符合客观实际，才具有生命力。 秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，就得按领导者的意图前进，服从于领导。但秘书必须明白服从并不等于盲从和不加分析的附和。这里谈及的”分析”有两层意思:一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。按领导者的意见办事，也只能是执行正确的意见；对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为；不仅不能办；还要坚决抵制和反对。 4.3在管理体制中的统一 管理体制是整个企业和单位在长期的发展过程中累计的经验所形成的固有管理模式。在秘书工作中，创造一个原则性与灵活性平衡统一的管理体制，使得内部环境可以有不可撼动的主体在，但同时又可以在一定空间灵活运用部门及相关人员可以帮助整个企业更好地向前发展，成为经济浪潮中的中流砥柱。 在动物界中，总所周知猫比大象灵活，这自然不仅仅是猫体重更轻，其身体结构也便于纵跃翻滚。组织的灵活性、创造性与其内部体制有着必然联系。我们可以再维持组织原则性纲领的基础上，对其内部的结构做重组或变换，由此为灵活工作创造空间，方便工作人员发挥主观能动性，提高创新和面对突变的能力。 在系统论的观点中，一个由相互联系、互相制约的若干部分组成的整体，经过优化设计后，整体功能能够大于部分之和，产生1＋1＞2 的组织效应。猫比大象灵活就说明了这一点。自然，不是所有系统都能产生这样的“组织效应”，组织效应的产生是有条件的。系统论的核心问题，实质是研究系统的最优化问题，即如何使系统功能整体大于部分之和。一个领导者，在将原则性与灵活性结合时，利用系统的方法，在自己的领导领域内，适时、果敢地调整和优化管理体制，这种体制既能充分包容或增强原则性，又能大大提高灵活性，使所辖系统的机能焕发出旺盛的生机和活力。大事讲原则，小事讲方法，将组织的灵活性与原则性处理好，将会更有利于工作的开展。 各级党政机关，企事业单位都需要拥有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理模式和新的发展势头，因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，还必须灵活自如地应用秘书工作中应具备的艺术性，最终将秘书工作做到游刃有余。 结束语 世界在往小发展，人们却应当往大走。个人素质高低决定工作质量好坏，职业道德高下决定工作任务成败。秘书人员作为综合部门的工作人员，应当更加顺应时代更好地要求自己，努力成为一个社会精英。这样的最终追求目标，要求秘书人员一定要不断坚持学习，不断强化修养，是自身适应、胜任秘书岗位。 在原则性的问题上，应当具备天下兴亡，匹夫有责的高度责任意识和思想。因为秘书岗位的特殊，使得在这个岗位上人在不断追求完美同时高度重视原则问题，因为一个标点符号的不正确使用或一句错误的表述就甭破坏原本完美的工作。精一行，敏于事，考虑周全，有高度的责任感和敬业精神是作为秘书一直可以作为座右铭的原则话语。 在遵循原则的基础上，面对秘书岗位不断遇到的新情况、新问题，必须灵活地调配所学知识，才能做到尽职尽责。紧密结合岗位工作的特点和要求，坚持学以致用。针对自身经验能力的不足的情况，要多留意领导同事们是如何办事、处事的，取其精华去其糟粕，以增加自己的阅历和经验，提高自身的协调组织能力、交际能力，提高办事效率、办事能力。 将原则性与灵活性和谐统一于秘书工作才能帮助秘书人员更好地担任这个重要职位。从而成为一名真正优秀的秘书从业人员。 致 谢 在此次的论文撰写过程中，遇到了许多在以前学习中并不熟悉的问题，得到了论文导师以及其他各位老师的帮助。特别是在论文参考文献的选择还有资源搜索之中，更是需要经验丰富的老师给我指出一条合适的路。虽然最终论文写成，其中仍然有需要去修葺和改善的地方，对比一开始面对毕业论文的迷茫和不知所措已经是巨大的进步。 毕业论文是我们大学四年当中至关重要的一项学习内容，它帮助我们学习如何去思考一个问题，观察一种现象或者形成专属于自己的思考方式。在这个过程之中，是我们的思想与先前的学者们已经形成的研究成果的一种碰撞，在这样的撞击之下，被实践所验证的真理依旧存在，而且因此也会意外碰撞出更加美丽的火花。在对于前人的知识成果的阅读和研究之中，我更加深刻地学习到了专业相关知识，拓展了自己的知识面，丰富了自己的思想。所以由衷地感谢这样一次专业的论文撰写活动吗，这既是一次作业，也是一次关于知识的探索。 真诚地感谢的培养和各位老师同学的帮助！ 参 考 文 献 1 胡霞.浅谈秘书工作的特点和基本原则.秘书杂志出版社，2010（12） 2 陶榕.秘书工作中的辩证关系.闽江职业大学学报，2002（06） 3 杨树森. 论秘书工作的性质及其对秘书的要求. 秘书工作，2006（10） 4 王育.从提高办文、办事能力上安排专业教学.秘书工作，1998（04） 5 叶永翠，王凌. 高职文秘专业学生保密意识培养方式初探.中国校外教育，2009（07） 6 傅西路. 做好新时期秘书工作的一些认识.办公业务， 2009（01） 7 耿志红，孙芳芳. 浅谈信息时代秘书工作的新发展.秘书之友，2009（05） 8 任龙. 毛泽东与秘书.文史精华，2010（03） 9 范作惠.秘书与领导相处的原则艺术.办公室业务，2010（01） 10 李丽.国外秘书工作的发展趋势.秘书， 2005（02）
秘书工作中的办文、办会、办事三大块为中心展开。横向上分析三者之间的区别和联系，在纵向上剖析三项主要秘书工作的重要原则以及其如何协调，灵活运用。从而完整全面地结合当代秘书工作趋势，权衡去秘书工作中灵活性与原则性的问题。 *查看完整论文请+Q: 351916072
关键字:秘书工作,原则性,灵活性,平衡统一
Title On the Secretarial Work of Principle and Flexibility Abstract Secretarial work in the Office of the text, to do so, work centers around three blocks. Analysis of the differences and connections between the three laterally, analyze three main important principles in the longitudinal secretarial work and how their coordination, flexibility. So complete and comprehensive secretarial work combines contemporary trends, weigh to the Secretary of work flexibility and principle. Keywords Secretarial work,in principle, flexibility, balance unity 目 录 1.引言 1 2.秘书工作的原则性 1 2.1实事求是原则 2 2.2与领导保持一致原则 2 2.3追求工作效率原则 2 2.4适应性原则 3 3.秘书工作的灵活性 4 3.1融会贯通 4 3.2敢于实践 5 4.原则性与灵活性的和谐统一 6 4.1在思想理论中的统一 7 4.2在实践过程中的统一 8 4.3在管理体制中的统一 9 结束语 11 致 谢 12 参 考 文 献 13 1.引言 根据法国职业研究中心统计，全世界目前有160余种职业，秘书排在第六位。据北京北京市2002年第一季度公布的统计数字，北京市文秘岗位需求数排在第三位，岗位与应聘的人数比是在1：6。由此可见，秘书在当今社会是属于需求量大的一种职业。 改革开放三十年以后，我们国家处于高速发展的道路上。秘书工作则累积了宝贵的经验，从而形成了一套行之有效，优质高效，严密严格的工作章法和规范。随着社会经济文化的飞速发展，使现代秘书工作的宏观环境和微观环境都发生了很大的变化，现代秘书在错综复杂的事务工作中不仅需要强有力的业务水平能力，还需处理好原则性与灵活性的应变矛盾关系，保障整体工作的质量与效率的高低。关系着秘书工作可否能全局有效性的进行。 新时代背景下的秘书工作，更加强调原则性与灵活性的和谐统一。不再只是单一遵循秘书体系中的工作原则、体现工作的规范和严密性，灵活性将更多融于秘书的日常事务工作以及行文办事之中。这一点非常符合时代对新型综合人才的需求，与社会发展是相伴相随的，不可脱离的。 2.秘书工作的原则性 合格的秘书工作，表现在为领导或决策层起草文稿、办理会务，还表现在承上启下、沟通左右、协调部门，把领导的指示或意图传导下去，把各部门的意见和员工的意愿及时准确地收集反馈给领导，尽可能地促使领导或决策层做出正确决策。秘书工作原则主要依据是由其工作性质来决定的。首先秘书原则内容必须是符合实际的，例如对于党政机关秘书“政治性原则”非常重要，而对于企业秘书则没有关键影响；其次，原则应有其独立性，不需要出现重复交叉的部分；最后则是在于秘书工作原则内容应当是具有理论指导意义的。 我们将秘书工作的原则性主要分为四大内容：实事求是原则、与领导保持一致原则、追求原则。这四条原则是秘书工作稳步进行的基石。 2.1实事求是原则 做事万变不离其宗要求我们要实事求是，否则就失去事情的真实性和其本质。 只有坚持这条基本原则，才能使领导决策落到实处，使机关工作产生实效。为了最真切地世间本原则，要求秘书在工作中遵循：（1）调查研究要唯实。调查研究是秘书的基本功。调查，就是要接近实际、深入实际、掌握真实情况，避免流于形式、道听途说；研究，就是要用全面、真实的第一手资料，为正确的决策服务。（2）信息工作要求实。信息工作包括信息的搜集、整理、统计、保管与反馈等，每个环节都应当落到实处。搜集信息要“多、快、好、省”，以较低的成本，高效率得到实用性信息。整理、统计信息要全面、快捷、规范、简练。而反馈信息要“真”，切忌报喜不报忧。公文写作中重在反映真实，切忌夸张渲染、言之无物。 2.2与领导保持一致原则 秘书工作只有同领导保持一致，才能更好地为领导服务，这是一切公私秘书部门始终不变的基本原则。但同领导保持一致是有基本前提的，这就是：（1）必须坚持党的基本理论和基本路线，为党的中心工作服务；（2）必须坚持民主集中制这一根本组织制度和组织原则；（3）必须坚持全心全意为人民服务的根本宗旨，坚持走群众路线。 同领导保持一致，绝不是唯领导马首是瞻、对群众的呼声充耳不闻，仅仅充当领导的马前卒、传声筒；而是在正确的信念、理念指导下，有自己独立人格、独立思考和正确决断的保持一致。同领导保持一致，是对秘书工作的职业性要求。体现在工作中，就是工作目标一致、工作内容一致、工作方法一致，相互配合、团结奋进。在上下关系处理上，要分清主次、正确定位、适时调整、以企事业单位的经营大局为目标，以搞好工作为原则，切忌趋炎附势、欺上瞒下。 2.3追求工作效率原则 秘书工作的效率，是领导工作效率的重要组成部分。从根本上说，秘书工作部门实行规范化、制度化、科学化管理是提高效率的制度保证；秘书人员素质的提高，是提高效率的人的因素的根本保证。效率原则的具体要求，就是办事要快，主动、及时、迅速、准确，力求提前准备、超前服务。为此：（1）应悉心体察领导意图，同步协调、主动配合；（2）应从思想上树立主动和超前服务的观念，积极做好分内工作。（3）准确工作、周密安排，最大限度地减少差错，保证质量。懒散、疲沓、不求甚解和敷衍了事，是秘书工作效率的大敌，必须着力克服。 2.4适应性原则 时代在不断变化，不同时代秘书工作有不同的内容要求。企事业单位或公司，所面临的政治、经济或经营形势也处于不断地变化之中，这就要求秘书工作要审时度势、随机应变、及时跟进。只有适应时代或企事业单位及公司不断变化的形势要求，秘书工作才能不断创造佳绩，从而促使企事业单位或公司更好更快地向前发展。秘书工作要达到适应性原则的要求，秘书本身的素质至关重要。 为此，秘书岗位应保持相对的稳定性和适当的流动性，既要使在岗秘书们充分发挥才干，又能将现场或其他岗位上的优秀人才不断充实到秘书岗位上来，形成良性循环机制。此外，秘书应加强学习，成为学习型的秘书；要不断随着形势变化更新自己的知识结构，使之与秘书岗位职责相适应、与所在单位业务特点相适应、与所处的社会环境相适应。要做到这三个相适应，除了向书本学习、向实践学习、向领导学习和向员工学习之外，必要时还应到高等学府或到国外深造。 2002年春天，一香港大客商到华北某公司商谈投资合作事宜。公司上下对此非常重视，早早做出了详细的安排。公司总经理特意安排出专门的时间，等待贵宾。在精心安排的会客室里，悉心准备了点心和茶水，并且派自己的秘书提前到公司门口等候客人。 香港客商进入公司大门后，迎候在门厅的公司总经理秘书马上去热情与客商握手。可能是了解事情的重要性，反倒有些紧张，竟然对客商说：“我们总经理在那边（指会客室），他叫你过去。”香港客商一听，当即非常生气地说：“他叫我去？我就一定要去？我又不是他的下属，凭什么叫我？你们现在就这样对待合作者的？那以后还了得？合作关系应当是关系平等的。”于是这位客商当即转身，一边走一边说：“贵公司如真有合作诚意，叫你们经理到我入住的宾馆去谈吧。” 因为这样的原因，事后，总经理不得不登门道歉，经过一番相当大的努力，才重新争取到了双方合作的机会。 在以上案例中，总经理秘书没有遵守与领导保持一致原则（没有完全领会落实总经理交办事项的重要性，事先安排做的不足）、适应性原则（面对自己的语误，没有在客商一串的质问之后做出任何结束，造成难以挽回的后果）、追求工作效率原则（领导交办事项是秘书首要去完成的，对于这次接见，秘书没有考虑到突发事件或者以何种话术，是失职的表现）。没有很好地完成领导交办的任务，使公司差点遭受损失，也让领导不得不拉下身份以不完美的方式挽回事态。由此可见，秘书工作中的原则性对于秘书从业人员有着指导性的作用。 3.秘书工作的灵活性 灵活性原理，指计划的灵活性越大，因未来意外事件引起损失的可能性就越小，两者是反比例关系。灵活性原理是计划工作中最主要的原理，它主要针对计划的制定过程，使计划本身具有适应性，要求计划的制定“量力而行，留有余地”。至于计划的执行，则必须严格准确，要“尽力而为，不留余地”。 秘书工作中的灵活性指的是将灵活性原理发挥在办文、办事、办会之中，使得秘书工作可以有原则且更加有效益地完成。这里所指的灵活性是有限制条件的，并非指一味地“冒险”。 在秘书工作的原则性中，我们提到的香港客商的案例。总经理秘书对于秘书工作的灵活性也没有运用，在面对重要客商时，没有事先演练接待事项做好未雨绸缪，在关键时刻更是没有稳重，灵活地接触危机。在香港客商拂袖离开之前，作为秘书不能简单地不知所措，留下烂摊子给上级，让领导帮你解决问题。如何更好运用秘书工作中可以调度的灵活性呢？我们需要从理论知识和实践操作两方面展开学习和讨论。 3.1融会贯通 当代秘书工作趋势下秘书工作逐渐向规范化、程序化、制度化的方向发展，以秘书工作规范化、程序化、制度化为目标，不断加强制度建设，建立健全公文处理制度、会议制度、信息工作制度、督查催办制度、政务公开制度等行之有效的规章制度和工作程序，并根据制度、规定和人员工作分工，逐项落实岗位责任制，使每一个秘书工作人员目标明确，，职责分明，保证整个办公部门协调、有序、高效运转。这样的科学化管理，让秘书工作更加简单地贴合原则性，但因为这样的管理制度下，科学性中是包含灵活性的，这里的灵活性指的就是工作的方法的度。 无论做什么工作都要讲究方法，做秘书工作更应当这样。秘书具有从属性，遵循一般工作方法外，也应该有适合自己的特色方法。如果要用科学规范的方式来说则是要将灵活性融于秘书工作指导理论中，亦是主旋律与多样性的结合。这里要求将灵活性融于理论，指的是在坚守原则下的通融性、妥协性、可塑性、多样性。 在秘书所需要掌握的理论知识中，需要秘书同时兼具专业性和广博性。具体来讲， 秘书人员的知识结构可以分解为四个方面: 第一， 基础知识。包括文、史、哲、数、理、化， 还有生物、外语、体育、艺术等， 由于秘书要与不同类型的人打交道， 所要接触的知识面就很宽。做到上晓天文地理， 下管鸡毛蒜皮也是不可或缺的。第二， 管理学知识， 秘书学是管理学的一个分支。秘书又是从事管理活动的领导者的助手， 秘书活动究其本质上讲就是一种管理活动。因此， 秘书不能不懂管理学知识以及相关知识， 如社会学、领导学、心理学、公共关系学以及决策学、信息论、控制论、系统论等知识。在以上所必要掌握的知识中已然融于了原则性知识和灵活性知识。在思想理论上寻找原则性与灵活性的平衡的重要性可见一斑。这就是要求我们秘书从业人员，是一个专业人才同时又兼具博学众采的特长。 立新公司与龙丹制衣厂已经合作了近两年，成交了近百万元的生意，双方关系一直比较融洽。最近因为一批进口面料的质量问题，双方有了摩擦。立新公司总经理来了一封信，龙丹制衣厂的彭总经理看了很生气，随即把秘书冯小姐叫进来，把那封信丢过去，说：“给立新公司回封信，以后不和他们做生意了！”冯小姐在这种情况如何处理呢？这里就可以利用到灵活性在秘书工作中的融会贯通，按照一般做法，遵循与领导保持一致原则，冯小姐只需要立即照办，很快打好经理需要的信，待其签字后马上发出就算是完成任务了。这样做的后果则是双方真的就此不再往来，断了生意，公司损失合作伙伴。当然冯秘书也可以选择立即劝阻经理，讲明其中的利害关系，劝他不要因为一时的气愤作出错误的决定。这种做法无疑会被生气的彭经理立即驳回，反而使得经理更不开心，自己也会被责怪。此时，善于融会贯通的冯秘书有了一个最好的办法，她先是按照彭经理的要求打好了回信，但没有马上送去签字，过了20分钟，她再次询问彭经理：这样写可以吗？这信还需要发出去吗？ 冯秘书最后的一种做法，就很好地将灵活性运用在秘书工作当中。首先她是符合与领导保持一致性原则的，并没有忤逆领导意见，不办事；其次，附和追求工作效率原则，立即就打好了回信，完成经理交办事项；最后，她选择过了20分钟再将打好的回信送给经理签字，而不是立即就签字发出。这里就是她在思想理论中有了灵活处事的概念，考虑到了双方之间的利害关系和彭经理当时的心理状态不适宜进行劝说，等到经理的火气消下来，自然会意识到“不做生意”这件事的错误之处。可见，以原则性为前提的灵活办事是需要秘书工作者在思维中形成并利用于工作之中的。 3.2敢于实践 秘书作为领导的参谋和助手，做好办文、办事、办会是其首要要去钻研和精通的。在处于这样的一个上传下达的位置，助手的作用更要体现在善于吸收新思想、新观点、新知识，加强对方针政策、产业信息等的研究。在善于领会领导意图、上级精神之外更要灵活捕捉到领导思想火花，同时在此基础上将领导思想落实到秘书的日常工作中，更加出色地完成领导交办的工作，体现作为秘书的灵活办事能力。 在秘书工作的灵活性实践中，我们更强调高瞻远瞩，要善于站在企业大局的高度和领导的角度去思考问题，培养良好的思维习惯。这里要求秘书围绕企业中心任务，紧贴领导决策意向和关注重点，有计划和针对地做好信息材料的搜集和处理，帮助领导做出更好地决策。目前的秘书工作中过分地强调其原则和位置问题，没有放开沿街去考虑到大局走向。然后随着民族企业的发展和国家经济结构的变化，对秘书要求更多是能将思想和眼光都放宽，同时所想合理灵活地融于生产实践中，帮助企业更好发展。 20世纪80年代，美国电视台直播的“挑战者”号航天飞机起飞吸引了众多的观众，其中包括数以万计的中学生。因为这是航天飞机首次载着一位女中学教师飞入太空，她将在太空中为学生们做一系列物理实验。然后不幸的是，航天飞机起飞仅仅数分钟便起火坠毁，全国陷入一片悲哀之中。 当这个消息传传入白宫的时候，当时的美国总统里根正在国会发表国情咨文。白宫办公厅并未授权里根的撰稿人起草里根的讲话，但是那位女撰稿人却主动地坐到了电脑前，尽管已经泪流满面，但她仍然一边收听电台的消息一边拨动键盘。很快地，里根中断了国会的讲话，到电视台接受记者对“挑战者”号的采访。一路上里根总统上没紧蹙，正在苦苦思忖着如何发表这次演讲，因为事发突然，他和美国人民一样感到意外和震惊。这时，女撰稿人适时地将演讲稿送上来了。总所周知，里根总统是演员出身，面对电视镜头他定了定神，当即声情并茂地念起了演讲稿。美国人民被感动了，雪片一样的信和接连不断的电话打到了白宫。后经美国有关部门的民意调查显示，里根总统的支持率在这次重大事件后不降反升。总统的女撰稿人功不可没。 秘书作为领导的助手，自然要经常撰写文稿。这一个重大事件中，女撰稿人，在没有任何领导指示的情况下，她主动地撰写了演讲稿，并且在最需要的时候交给了里根总统。这需要一份勇气，当然更需要利用到这里提到的秘书工作需要的宽思想和眼光，不能只局限于做一个“做事”的工作人员，而是应该将灵活性切实用在实践之中。培养一个良好的思维习惯，站在领导的角度去思考问题，更好扮演辅助者的角色。做到服从但非盲从，理解而非曲解，更要果断地协助领导做决策。 4.原则性与灵活性的和谐统一 原则性不等同于用条律锁住工作，各项原则不应成为束缚秘书工作开展的绳索。秘书工作空间里多得是其发挥主观能动性、灵活处理各类事情的机会。这里的灵活性要求秘书从业人员在五个方面做足功夫。一，综合素质的提高：一个优秀的秘书是最贴近老板的人之一，领导不仅仅需要你在琐碎的小事上能面面俱到更需要起草在财务报告或者人事方面的文件报告；二，权责的认识：权责总是与原则性相依，除了秘书自身要担负的责任和掌握的权利，还包括在与同部门或领导下属的沟通之中有责任和权利去指出一些错误，这样是为了最小程度减少错误的发生，但在指出错误时需要非常注意所使用的方式；三，表达沟通能力：秘书需要强势更需给人亲切感，有自己的想法十分重要，而高超的沟通方式则能让你的想法被接受。这里强调沟通时候的表述原则和灵活表达；四，自我发展：做人应当如登山一般，往高处发展。在国外，高级秘书往往年龄在27以上，这是因为有经验的秘书更具备竞争力。在秘书一工作中，需要不断地在个人发展上努力，所以这并不是一个受得住原则却不懂灵活向上发展的人所能获得该领域认可的职业；五，道德水平：保密工作永远是秘书工作的核心，这要求秘书的道德水平不仅仅只是遵循原则这么简单，取得公司领导信任是关键的一步。 硅谷的崛起，那些名声赫赫的总裁、CEO的身后，忙碌奔波的则是秘书。他们不是简单地在打字，冲泡咖啡，更是每天在参加决策。他们并不需要穿得西装革履，不必记录老板所说的每一句话，薪资不会稳步不涨，他们是硅谷的秘书。在科技发展的现今社会，硅谷的秘书显得格外与众不同。Sun公司是一个拥有上百亿美元资产的商用电脑系统生产商，它同数家公司如惠普公司、英特尔公司，苹果公司等，让硅谷成为国际高技术经济的中心。公司总裁的执行助理凯伦在公司里有很大的影响，她和她的同事起草信函、研究分析竞争对手的信息情况，向管理层吹风，组织商务谈判等等。 从这些现象中不难看书秘书工作中存在者辩证关系。其工作是具有常规性和突击性的对立统一；其活动特点具有被动性与主动性的对立统一；工作要求具有事务性和思想性的对立统一；其工作方法则具有原则性与灵活性的对立统一。这四个辩证统一的关系从秘书工作的各个方面说明了原则性与灵活性的重要性，维持好两者之间的平衡点是需要考究的重要问题。除了完成日常的事务工作，秘书更需要在此基础上主动学习，善于思考，灵活处事。 为了寻找这样的一个平衡点，通过对秘书工作的现状和性质的分析。本文围绕三大板块即思想理论、实践过程、管理体制讨论如何将原则性与灵活性紧密结合，帮助更好展开秘书工作。 4.1在思想理论中的统一 原则性与灵活性是表现的是同一事物的两个面，因为社会客观的需求这两个面需要统一平衡。人是被一定的社会环境包围的，而社会环境是多变复杂的。同时，社会生活、生产条件相对于人们的需求也总是有限的。由于这种社会复杂多样的原因，仅仅依靠原则性并不能解决所有问题，原则性不应该、也没有可能把所有社会事物都规范起来。社会的复杂多样，促使着人们的主观能动性和创造性的灵活发挥。这样的结果便是，在原则规矩发挥作用后的网状线之间，留下了大量的再创造空间，这便是灵活性可以发挥的地方。有了“原则性”与“灵活性”的统一，人们改造自然、创造历史的活动才得以有序并充满新意。二者的矛盾运动，推动了历史的前进。可见，原则性与灵活性共存、和谐统一是必然的，不是主观人为的，是事物发展的客观需要。这是原则性与灵活性的外在统一性。 在原则性与灵活性的辩证关系中，原则性蕴含在灵活性之中。可以说，每一个具体的领导工作，主要是以灵活性的方式表达原则性。原则性体现的是一种社会约定，是被社会主导力量所推崇的主观见之于客观的东西；灵活性是人的一种主观能动性，表达的也许是客观的、符合实际的，亦或是主观的、违背现实情况的。由两者的外在统一性所决定，二者的结合必须相一致，不可能原则性是客观的，灵活性是无关客观只限主观的，那样，无规则的灵活性只会使得包含在其中的原则性“丧失原则”。两者只有同时以客观性现实为基础，灵活性的主观发挥只有符合了客观实际，其相互的结合才是科学的、正确的。 总之，原则性与灵活性的外部统一与内部统一是客观的。在外部统一中，没有离开原则性的灵活性，也没有离开灵活性的原则性。在内部统一上，离开了客观性，原则性就不再“原则”，而成为绳索、灵活性就会极端灵活化。客观性是原则性与灵活性相互结合的根本依据。这里不得不提到松下电器公司总经理曾经对秘书们谈到其分类标准：最好的员工是任何事情首先要主动积极去做且成功完成事务；其次是自发去做了事情，但是失败了的人；第三则是原地等待上级发出指令，迅速准确完成的人；最后一类则是只会等待命令又做不好任务的人。在原则性上，我们通常会认为第三类是不会出错的一类，然而事实上，这样的员工缺乏创造精神，被动工作。虽然不会步出原则的圈圈，却并不能成为竞争社会所需要的优秀秘书人才。所以，在思想中种下原则性与灵活性的共存共长才能真正意义上帮助秘书工作人员完成或超出期望的秘书工作和事业。 4.2在实践过程中的统一 探讨原则性与灵活性的结合问题，实质上是研究在什么前提下选择灵活性的问题。在一个工作点上，一个确定的原则性周围存在着众多个理论上的灵活性，其中每一个灵活性都有可能与这个原则性结合。它们一旦结合，理论就成了实际。在领导工作领域里，秘书要做的是如何使这个实际结合成为正确结合，保证事业的成功运营，这便是我们要寻找的前提。 全局性是一种客观性，从全局出发的一切考虑归根结底都是客观的选择，是原则性与灵活性相结合的基本依据。只有站在全局的角度，领导者才能高屋建瓴，超脱于琐碎事务。全局性是具体的，不是抽象的，只要领导者具备了全局意识，赋予灵活性以全局性的内涵，是很容易在工作中对众多灵活性进行取舍操作的。以往原则性与灵活性的结合错误或失败，归根结底，都是以牺牲全局性为代价的。所以，全局性作为实际工作中原则性与灵活性的结合点是当之无愧的。全局性本身作为一切原则的一个“原则”，同时又能包容灵活性在其间的创造发挥。1936年西安事变的和平解决促成了中国抗日民族统一战线的形成就说明了这一点。只有从大局出发，制定或选择的策略及灵活性才能符合客观实际，才具有生命力。 秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，就得按领导者的意图前进，服从于领导。但秘书必须明白服从并不等于盲从和不加分析的附和。这里谈及的”分析”有两层意思:一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。按领导者的意见办事，也只能是执行正确的意见；对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为；不仅不能办；还要坚决抵制和反对。 4.3在管理体制中的统一 管理体制是整个企业和单位在长期的发展过程中累计的经验所形成的固有管理模式。在秘书工作中，创造一个原则性与灵活性平衡统一的管理体制，使得内部环境可以有不可撼动的主体在，但同时又可以在一定空间灵活运用部门及相关人员可以帮助整个企业更好地向前发展，成为经济浪潮中的中流砥柱。 在动物界中，总所周知猫比大象灵活，这自然不仅仅是猫体重更轻，其身体结构也便于纵跃翻滚。组织的灵活性、创造性与其内部体制有着必然联系。我们可以再维持组织原则性纲领的基础上，对其内部的结构做重组或变换，由此为灵活工作创造空间，方便工作人员发挥主观能动性，提高创新和面对突变的能力。 在系统论的观点中，一个由相互联系、互相制约的若干部分组成的整体，经过优化设计后，整体功能能够大于部分之和，产生1＋1＞2 的组织效应。猫比大象灵活就说明了这一点。自然，不是所有系统都能产生这样的“组织效应”，组织效应的产生是有条件的。系统论的核心问题，实质是研究系统的最优化问题，即如何使系统功能整体大于部分之和。一个领导者，在将原则性与灵活性结合时，利用系统的方法，在自己的领导领域内，适时、果敢地调整和优化管理体制，这种体制既能充分包容或增强原则性，又能大大提高灵活性，使所辖系统的机能焕发出旺盛的生机和活力。大事讲原则，小事讲方法，将组织的灵活性与原则性处理好，将会更有利于工作的开展。 各级党政机关，企事业单位都需要拥有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理模式和新的发展势头，因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，还必须灵活自如地应用秘书工作中应具备的艺术性，最终将秘书工作做到游刃有余。 结束语 世界在往小发展，人们却应当往大走。个人素质高低决定工作质量好坏，职业道德高下决定工作任务成败。秘书人员作为综合部门的工作人员，应当更加顺应时代更好地要求自己，努力成为一个社会精英。这样的最终追求目标，要求秘书人员一定要不断坚持学习，不断强化修养，是自身适应、胜任秘书岗位。 在原则性的问题上，应当具备天下兴亡，匹夫有责的高度责任意识和思想。因为秘书岗位的特殊，使得在这个岗位上人在不断追求完美同时高度重视原则问题，因为一个标点符号的不正确使用或一句错误的表述就甭破坏原本完美的工作。精一行，敏于事，考虑周全，有高度的责任感和敬业精神是作为秘书一直可以作为座右铭的原则话语。 在遵循原则的基础上，面对秘书岗位不断遇到的新情况、新问题，必须灵活地调配所学知识，才能做到尽职尽责。紧密结合岗位工作的特点和要求，坚持学以致用。针对自身经验能力的不足的情况，要多留意领导同事们是如何办事、处事的，取其精华去其糟粕，以增加自己的阅历和经验，提高自身的协调组织能力、交际能力，提高办事效率、办事能力。 将原则性与灵活性和谐统一于秘书工作才能帮助秘书人员更好地担任这个重要职位。从而成为一名真正优秀的秘书从业人员。 致 谢 在此次的论文撰写过程中，遇到了许多在以前学习中并不熟悉的问题，得到了论文导师以及其他各位老师的帮助。特别是在论文参考文献的选择还有资源搜索之中，更是需要经验丰富的老师给我指出一条合适的路。虽然最终论文写成，其中仍然有需要去修葺和改善的地方，对比一开始面对毕业论文的迷茫和不知所措已经是巨大的进步。 毕业论文是我们大学四年当中至关重要的一项学习内容，它帮助我们学习如何去思考一个问题，观察一种现象或者形成专属于自己的思考方式。在这个过程之中，是我们的思想与先前的学者们已经形成的研究成果的一种碰撞，在这样的撞击之下，被实践所验证的真理依旧存在，而且因此也会意外碰撞出更加美丽的火花。在对于前人的知识成果的阅读和研究之中，我更加深刻地学习到了专业相关知识，拓展了自己的知识面，丰富了自己的思想。所以由衷地感谢这样一次专业的论文撰写活动吗，这既是一次作业，也是一次关于知识的探索。 真诚地感谢的培养和各位老师同学的帮助！ 参 考 文 献 1 胡霞.浅谈秘书工作的特点和基本原则.秘书杂志出版社，2010（12） 2 陶榕.秘书工作中的辩证关系.闽江职业大学学报，2002（06） 3 杨树森. 论秘书工作的性质及其对秘书的要求. 秘书工作，2006（10） 4 王育.从提高办文、办事能力上安排专业教学.秘书工作，1998（04） 5 叶永翠，王凌. 高职文秘专业学生保密意识培养方式初探.中国校外教育，2009（07） 6 傅西路. 做好新时期秘书工作的一些认识.办公业务， 2009（01） 7 耿志红，孙芳芳. 浅谈信息时代秘书工作的新发展.秘书之友，2009（05） 8 任龙. 毛泽东与秘书.文史精华，2010（03） 9 范作惠.秘书与领导相处的原则艺术.办公室业务，2010（01） 10 李丽.国外秘书工作的发展趋势.秘书， 2005（02）
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