中小企业秘书工作中存在的问题及对策研究以白银市为例
目 录
1 引言1
2 当前白银市中小企业秘书工作的现状2
2.1 取得成绩2
2.1.1 口头表达能力较好2
2.1.2 基本能熟练掌握计算机2
2.1.3 办公室文书档案管理能力较好3
2.1.4 领导的意图能较好的领会3
2.2 存在问题3
2.2.1 不能严格遵守企业保密制度3
2.2.2专业化程度低，综合素质不够5
2.2.3不能转变以往的观念，热情不高，不够主动6
2.2.4 秘书工作不被领导重视7
3关于做好中小企业秘书工作的思考及对策研究析8
3.1 树立高度保密观念，养成良好的保密习惯8
3.2 拥有绝对忠诚的政治品格8
3.3 提升自身的专业素质9
3.3.1进一步加大专业知识的学习力度，不断提升自身专业素养10
3.3.2进一步加强对秘书的专业培训力度，不断提升秘书工作水平10
3.3.3进一步提升自己的沟通协调水平，不断提升自身协调能力10
3.3.4 进一步加强综合知识的学习力度，不断提升自身综合素质11
3.4 养成主动工作的意识11
3.5 加强领导对秘书的重视程度12
结论 13
致谢 14
注释 15
参考文献16
1 引言
秘书行业是近年来我国正在新兴起的一种行业，是一项与时俱进的工作。在我国，但凡从事办公室辅助性工作、帮助领导处理事务和政务的，并且为领导作决策提供信息的人员，均可称为“秘书”。但现在，秘书已经不再是简单的行 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ￥3^5`1^9`1^6^0`7^2$
政文员了。随着市场经济的逐步发展，在信息化的社会中,秘书在中小企业管理的整个过程中扮演的角色愈发重要,辅助作用愈发明显， 因此，企业对秘书的要求也愈发严格,秘书的职能已不仅仅局限于打字、 收发文件那么简单了，要为领导决策提供全面准确的信息服务。作为领导的得力助手，秘书面临的压力和挑战也日益增长。
目前大众创业，万众创新已成为中国经济新常态下经济发展的双引擎之一，我国很多城市有越来越多的中小企业正在不断地增加。所谓中小企业，是指在中华人民共和国境内依法设立的有利于满足社会需要，增加就业，符合国家产业政策，生产经营规模属于中小型的各种所有制和各种形式的企业。[1] 在白银市，全市拥有40000多个微小、中小、民营等企业，白银市也建成了白银区中小企业经营基地，规划总面积23平方公里，基础设施概算总投资25亿元。到“十三五”初，园区入驻企业达100户，其中投资亿元以上项目60个，实现产值150亿。作为市场经济下的新兴力量，白银市的中小企业很好的适应了市场的不断变化，有着旺盛的生命力，已然成为市民经济增长的一只不可忽视的力量，带动着白银市的就业和经济的发展。
中小企业秘书身为领导身边的参谋辅助者，写文办会仅仅是基础，更要具备文秘的知识，懂一些政治学、经济学、管理学、心理学等方面的知识才能更满足工作的需求，服务好领导。秘书在中小企业中发挥着不可缺少的作用，可以说中小企业的秘书是企业领导与基层部门之间接洽的关键，更是企业中和领导走的最近的人，秘书作为一条很好的纽带，使企业的日常工作规范有序的运转。但是，目前中小企业秘书工作中存在很多问题，比如部分企业的领导不重视秘书工作，秘书工作作风不严谨，专业素质欠缺，工作较为被动，缺乏创造力等，研究好这一问题，找到这些问题的根源就能有针对性解决问题，为企业秘书更好的开展工作提供帮助。中小企业秘书更好的工作也有助于领导更好的开展工作，从而有助于提高中小企业的经济效益。
2 当前白银市中小企业秘书工作的现状
为解决中小企业秘书工作中存在的问题并提出相应的对策，笔者选择白银市的中小企业为例。白银市作为第一批被国家列为资源枯竭型的城市，借着经济转型的机会，成立了大量的中小企业，笔者特此从中选取了不同行业的几家中小企业，对企业的秘书人员进行了访谈，并对这些中小企业秘书工作的现状从取得的成绩和存在的问题两方面进行了分析总结。
2.1 取得成绩
2.1.1 口头表达能力较好
秘书的职责就是上传下达、是领导与基层间的纽带，与外部连接的桥梁，工作很多都是接待或者陪同工作。口齿清晰，良好的表达能力是秘书工作者应该拥有的基本素质。在访谈调查的结果中，大多中小企业员工对秘书人员给予了“优秀”或者“良好”的评价，比例如表2-1-1显示：
题目 选项 百分比
对秘书口头表达能力的评价 优秀 38.9%
良好 41.1%
中等 13.3%
较差 6.7%
表2-1-1 对秘书的口头表达能力的评价
2.1.2 基本能熟练操作计算机
在现代社会中，熟练操作计算机已经是基本技能要求，这也是秘书人员的必备技能，白银市的许多中小企业基本已经实现了无纸化办公的条件，秘书人员的计算机的操作水平和能力也显得尤为重要。调查反映，如表 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ￥3^5`1^9`1^6^0`7^2$
2-1-2显示，白银市中小企业的秘书人员对计算机的操作基本达到领导和其他部门同事的满意。
题目 选项 百分比
对秘书计算机操作技术评价 优秀 42.6%
良好 35.7%
中等 15.4%
较差 6.3%
表2-1-2 对秘书计算机操作技术的评价
2.1.3办公室文书档案管理能力较好
办公室是一个企业中的综合职能部门，也是企业秘书开展工作的地方，它处于转达领导意图，落实基本工作，联系基层部门的重要地位。所以，秘书人员是否能有效地管理好办公室的各类工作，落实领导的决策，解决工作中的棘手问题，是办公室工作能否能高质高效完成工作目标的关键所在。从调查结果来看，如表2-1-3显示，白银市中小企业秘书人员对办公室的管理能力得到了企业领导与员工的肯定。
题目 选项 百分比
对秘书办公室文书档案管理能力的评价 优秀 33.5%
良好 45.2%
中等 19.1%
较差 2.2%
表2-1-3 对秘书办公室文书档案管理能力的评价
2.1.4 领导的意图能较好的领会
中小企业的秘书人员工作核心就是领会执行领导的意图。只有充分领会了领导意思，才能更好的开展辅助工作，才能更好地为领导分忧解难，发挥助手的作用。从调查反映看，目前白银市中小企业领导对秘书人员的领会能力是基本满意的。
题目 选项 百分比
对秘书领会能力的满意度 满意 36.7%
题目 选项 百分比
工作完成情况： 上班时间能完成领导布置的工作 46.3%
为完成领导布置的任务经常加班 32.5%
在完成领导布置任务的同时主动创新 15.3%
经常完不成手头工作 5.9%
注 释
[1] 臧焱辛.现代中小企业秘书应具备的能力和素质.北京:科技创新导报,2012（28）
1 引言1
2 当前白银市中小企业秘书工作的现状2
2.1 取得成绩2
2.1.1 口头表达能力较好2
2.1.2 基本能熟练掌握计算机2
2.1.3 办公室文书档案管理能力较好3
2.1.4 领导的意图能较好的领会3
2.2 存在问题3
2.2.1 不能严格遵守企业保密制度3
2.2.2专业化程度低，综合素质不够5
2.2.3不能转变以往的观念，热情不高，不够主动6
2.2.4 秘书工作不被领导重视7
3关于做好中小企业秘书工作的思考及对策研究析8
3.1 树立高度保密观念，养成良好的保密习惯8
3.2 拥有绝对忠诚的政治品格8
3.3 提升自身的专业素质9
3.3.1进一步加大专业知识的学习力度，不断提升自身专业素养10
3.3.2进一步加强对秘书的专业培训力度，不断提升秘书工作水平10
3.3.3进一步提升自己的沟通协调水平，不断提升自身协调能力10
3.3.4 进一步加强综合知识的学习力度，不断提升自身综合素质11
3.4 养成主动工作的意识11
3.5 加强领导对秘书的重视程度12
结论 13
致谢 14
注释 15
参考文献16
1 引言
秘书行业是近年来我国正在新兴起的一种行业，是一项与时俱进的工作。在我国，但凡从事办公室辅助性工作、帮助领导处理事务和政务的，并且为领导作决策提供信息的人员，均可称为“秘书”。但现在，秘书已经不再是简单的行 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ￥3^5`1^9`1^6^0`7^2$
政文员了。随着市场经济的逐步发展，在信息化的社会中,秘书在中小企业管理的整个过程中扮演的角色愈发重要,辅助作用愈发明显， 因此，企业对秘书的要求也愈发严格,秘书的职能已不仅仅局限于打字、 收发文件那么简单了，要为领导决策提供全面准确的信息服务。作为领导的得力助手，秘书面临的压力和挑战也日益增长。
目前大众创业，万众创新已成为中国经济新常态下经济发展的双引擎之一，我国很多城市有越来越多的中小企业正在不断地增加。所谓中小企业，是指在中华人民共和国境内依法设立的有利于满足社会需要，增加就业，符合国家产业政策，生产经营规模属于中小型的各种所有制和各种形式的企业。[1] 在白银市，全市拥有40000多个微小、中小、民营等企业，白银市也建成了白银区中小企业经营基地，规划总面积23平方公里，基础设施概算总投资25亿元。到“十三五”初，园区入驻企业达100户，其中投资亿元以上项目60个，实现产值150亿。作为市场经济下的新兴力量，白银市的中小企业很好的适应了市场的不断变化，有着旺盛的生命力，已然成为市民经济增长的一只不可忽视的力量，带动着白银市的就业和经济的发展。
中小企业秘书身为领导身边的参谋辅助者，写文办会仅仅是基础，更要具备文秘的知识，懂一些政治学、经济学、管理学、心理学等方面的知识才能更满足工作的需求，服务好领导。秘书在中小企业中发挥着不可缺少的作用，可以说中小企业的秘书是企业领导与基层部门之间接洽的关键，更是企业中和领导走的最近的人，秘书作为一条很好的纽带，使企业的日常工作规范有序的运转。但是，目前中小企业秘书工作中存在很多问题，比如部分企业的领导不重视秘书工作，秘书工作作风不严谨，专业素质欠缺，工作较为被动，缺乏创造力等，研究好这一问题，找到这些问题的根源就能有针对性解决问题，为企业秘书更好的开展工作提供帮助。中小企业秘书更好的工作也有助于领导更好的开展工作，从而有助于提高中小企业的经济效益。
2 当前白银市中小企业秘书工作的现状
为解决中小企业秘书工作中存在的问题并提出相应的对策，笔者选择白银市的中小企业为例。白银市作为第一批被国家列为资源枯竭型的城市，借着经济转型的机会，成立了大量的中小企业，笔者特此从中选取了不同行业的几家中小企业，对企业的秘书人员进行了访谈，并对这些中小企业秘书工作的现状从取得的成绩和存在的问题两方面进行了分析总结。
2.1 取得成绩
2.1.1 口头表达能力较好
秘书的职责就是上传下达、是领导与基层间的纽带，与外部连接的桥梁，工作很多都是接待或者陪同工作。口齿清晰，良好的表达能力是秘书工作者应该拥有的基本素质。在访谈调查的结果中，大多中小企业员工对秘书人员给予了“优秀”或者“良好”的评价，比例如表2-1-1显示：
题目 选项 百分比
对秘书口头表达能力的评价 优秀 38.9%
良好 41.1%
中等 13.3%
较差 6.7%
表2-1-1 对秘书的口头表达能力的评价
2.1.2 基本能熟练操作计算机
在现代社会中，熟练操作计算机已经是基本技能要求，这也是秘书人员的必备技能，白银市的许多中小企业基本已经实现了无纸化办公的条件，秘书人员的计算机的操作水平和能力也显得尤为重要。调查反映，如表 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ￥3^5`1^9`1^6^0`7^2$
2-1-2显示，白银市中小企业的秘书人员对计算机的操作基本达到领导和其他部门同事的满意。
题目 选项 百分比
对秘书计算机操作技术评价 优秀 42.6%
良好 35.7%
中等 15.4%
较差 6.3%
表2-1-2 对秘书计算机操作技术的评价
2.1.3办公室文书档案管理能力较好
办公室是一个企业中的综合职能部门，也是企业秘书开展工作的地方，它处于转达领导意图，落实基本工作，联系基层部门的重要地位。所以，秘书人员是否能有效地管理好办公室的各类工作，落实领导的决策，解决工作中的棘手问题，是办公室工作能否能高质高效完成工作目标的关键所在。从调查结果来看，如表2-1-3显示，白银市中小企业秘书人员对办公室的管理能力得到了企业领导与员工的肯定。
题目 选项 百分比
对秘书办公室文书档案管理能力的评价 优秀 33.5%
良好 45.2%
中等 19.1%
较差 2.2%
表2-1-3 对秘书办公室文书档案管理能力的评价
2.1.4 领导的意图能较好的领会
中小企业的秘书人员工作核心就是领会执行领导的意图。只有充分领会了领导意思，才能更好的开展辅助工作，才能更好地为领导分忧解难，发挥助手的作用。从调查反映看，目前白银市中小企业领导对秘书人员的领会能力是基本满意的。
题目 选项 百分比
对秘书领会能力的满意度 满意 36.7%
题目 选项 百分比
工作完成情况： 上班时间能完成领导布置的工作 46.3%
为完成领导布置的任务经常加班 32.5%
在完成领导布置任务的同时主动创新 15.3%
经常完不成手头工作 5.9%
注 释
[1] 臧焱辛.现代中小企业秘书应具备的能力和素质.北京:科技创新导报,2012（28）
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