谈财务报销流程中的问题与改进意见以航天信息有限公司为例
目 录
引言.1
一、苏州航天信息公司财务报销流程现状.1
（一）公司简介1
（二）财务报销流程现状1
二、苏州航天信息公司财务报销流程分析 2
（一）报销单据填写问题2
报销凭证问题2
（三）报销制度问题3
三、苏州航天信息公司财务报销流程的优化措施.3
（一）确定流程优化的预期目标3
1.提供培训，提供报销效率.3
2.实行惩戒制度.3
3.制定报销制度.3
（三）强化预算管理3
1.预算的编制.4
2.预算的分配.4
3.预算的执行.4
四、总结.4
致谢.4
参考文献.5
引言：
近几年，许多企业管理层意识到财务报销监管的重要性，开始对企业员工开销这一方面进行严格控制，并制定新的制度和执行方案保障报销控制工作的展开。由于长时间形成的管理模式，企业一时间很难做出迅速的调整和优化。而且现实总并没有想到那么简单。例如，员工是否能够正确、准确的填写报销申请单；员工提交的报销凭证是否符合规定；所有材料提交完成后，领导是否能够及时审批，财务是否能够及时审核。这一系列的问题都决定着报销的进度。而报销流程中各个环节的衔接是否连贯、效率高低等因素都直接影响一个企业的管理效率。
财务费用和营业利润不一样，营业利润是直观上的利益增值，财务费用却不是。所以在企业管理中企业的管理层更重视企业的营业利润，而财务费用却往往被忽略。但实际上，财务费用也是资金管理的重要环节，在 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ^351916072*
财务管理中存在着不可忽视的作用，希望企业管理层能引起重视。大部分财务人员认为，从申请费用报销到公司放款就代表着企业财务报销费用的管理就此完成。然而并不是如此，在报销过程中所产生的数据，恰恰是财务报销流程管理事后分析总结的重要依据。财务报销需要监督，也更需要数据分析，以便财务报销能够成为价值增值环节的重要支撑。基于苏州航天信息公司日常费用报销为例，论述企业在财务报销流程的管理和实施上存在的问题或是可以改进的地方，并以优化业务流程和管理控制理论为依据，总结了优化后的新流程所需要的控制措施提出改进建议。
一、苏州航天信息公司财务报销流程管现状
（一）公司简介
苏州航天信息有限公司系航天信息股份有限公司(股票代码：600271)旗下的控股子公司，是国家金税工程——增值税防伪税控系统苏州地区唯一的服务机构。协助国家税务局完成增值税防伪税控系统的发行和解决各种关于增值税防伪税控系统的任何问题。公司主要除了要协助国家税务局，也需要有自己的经营业务。比如，增值税防伪税控系统的推广、网上认证、财务软件、辅助开票软件等计算机软硬件产品的销售以及技术服务和咨询等。苏州航天信息公司坐落在相城区相城大道，公司内部共有十个部门，分别是行政部、人事部、财务部、市场部、商务部、研发部、技服中心等。由于部门较多，员工较多，所以财务报销时一个很大的问题。另外，除了公司总部，苏州航天信息公司在苏州的每个区都设有至少一个办事处，方便客户办理业务，而这些办事处也都由商务部管理。
（二）财务报销流程现状
苏州航天信息公司的日常办公费用报销内容包括：员工差旅费、交通费、电话费、业务招待费、外来人员各项补贴、货运佣金及其他公司日常营运所需要花费的支出。每个月的费用报销，要在次月的20号之前提交到财务，由财务审核报销申请单和报销凭证，审核通过的，由财务部通知行政部通过银行转账方式转入职工工资卡；如果不通过，则由财务部将不通过的文件退回员工进行修改。
目前，苏州航天信息公司的日常办公费用报销有两种方式：纸质单据和公司自发研制的企业管理软件OA报销。通常情况下，公司使用的是OA管理软件报销，因为这样比较方便快捷。如果审批领导在外出差，也不会影响财务报销的审批。如果管理软件出现异常或者是瘫痪，公司则会采用纸质单据报销。下图为OA报销模式示意图
二、苏州航天信息公司财务报销流程分析
经过观察发现苏州航天信息公司财务报销流程存在的几个问题：
（一）报销单据填写问题。在企业里经常发生这种情况，财务部发布消息，说本月的费用报销可以申请了，于是员工们就纷纷开始填写报销申请单然后移交给财务部审核。但是过了几天报销单又被退了回来，其原因是报销单填写错误，需退回修改。这种情况严重影响报销进度。
（二）报销凭证问题。企业财务人员经常会收到没有加盖财务章的发票，或者是盖的不清楚；还有一些根本没有付款方名称的发票，或者只有“公司”两个字；甚至有些发票上的日期根本不在报账期内等一系列的发票问题。这些都是财务不允许报销的，接着财务就要将有问题的票据退回，然后直接影响报销进度。像苏州航天信息公司的这种情况，在公司总部工作的员工如果报销凭证不合格直接由财务部交回就行了。但是在各区办事处的工作人员就不一样了，报销单据填完了要连同凭证一起交给公司司机带回公司总部财务室，要两三天之后才能到达。财务审核凭证不通过再交给司机带回办事处，又要两三天，报销人员接到不合格凭证后再提交新的报销凭证，这个过程又要两三天。原本按照规定当月的费用就是要等到次月报销的，再加上这样不合格退回重来，一个月的费用报销，要延迟到两个月后才能完成。
（三）报销制度问题。苏州航天信息公司有这样的一个规定，每年为公司员工量身定做两次工作服。男士的工作服包括衬衫、长裤和外套；女生的工作服包括衬衫长裤马甲和外套。每套工作服的成本都在五六百，而且每次衬衫要定做每人4件。这样就远远的增加了公司的运营成本。而且重点是公司规定定做工作服却不规定上班期间一定要穿，这样就导致每个人都有很多的工作服堆积在家不穿，而且每年都在定做新的工作服，财务还是报销这一部分的经费。这一点就是企业管理层的疏忽，尽管这个东西并不是特别需要，但还是墨守成规，浪费企业资金。
以上这些问题的存在会降低报销的工作效率，也会增加员工的工作量，引起不满。所以针对这些问题提供了以下优化建议。
目前发现有很多员工会拿着自己在饭店吃饭的发票，开具公司的抬头拿到公司报销；还有的采购人员拿着一堆的定额发票交给财务，说是买办公用品用的；甚至还有的出差人员拿着连号的打车票要求报销。其实这些票据财务都是可以查出来的，但是由于财务人员的主观意识，反正是公司的钱，为什么要得罪同事不让报销呢，而且自己再去调查的话也会很麻烦。针对这一现象，建议管理层定期抽查报销单据，发现一起，严惩不贷。当然，财务人员要做到这些的话，就需要良好的职业判断力，公司也可以经常提供一下票据法规的培训，是他们具备判断真伪票据的能力，提高工作效率。
引言.1
一、苏州航天信息公司财务报销流程现状.1
（一）公司简介1
（二）财务报销流程现状1
二、苏州航天信息公司财务报销流程分析 2
（一）报销单据填写问题2
报销凭证问题2
（三）报销制度问题3
三、苏州航天信息公司财务报销流程的优化措施.3
（一）确定流程优化的预期目标3
1.提供培训，提供报销效率.3
2.实行惩戒制度.3
3.制定报销制度.3
（三）强化预算管理3
1.预算的编制.4
2.预算的分配.4
3.预算的执行.4
四、总结.4
致谢.4
参考文献.5
引言：
近几年，许多企业管理层意识到财务报销监管的重要性，开始对企业员工开销这一方面进行严格控制，并制定新的制度和执行方案保障报销控制工作的展开。由于长时间形成的管理模式，企业一时间很难做出迅速的调整和优化。而且现实总并没有想到那么简单。例如，员工是否能够正确、准确的填写报销申请单；员工提交的报销凭证是否符合规定；所有材料提交完成后，领导是否能够及时审批，财务是否能够及时审核。这一系列的问题都决定着报销的进度。而报销流程中各个环节的衔接是否连贯、效率高低等因素都直接影响一个企业的管理效率。
财务费用和营业利润不一样，营业利润是直观上的利益增值，财务费用却不是。所以在企业管理中企业的管理层更重视企业的营业利润，而财务费用却往往被忽略。但实际上，财务费用也是资金管理的重要环节，在 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ^351916072*
财务管理中存在着不可忽视的作用，希望企业管理层能引起重视。大部分财务人员认为，从申请费用报销到公司放款就代表着企业财务报销费用的管理就此完成。然而并不是如此，在报销过程中所产生的数据，恰恰是财务报销流程管理事后分析总结的重要依据。财务报销需要监督，也更需要数据分析，以便财务报销能够成为价值增值环节的重要支撑。基于苏州航天信息公司日常费用报销为例，论述企业在财务报销流程的管理和实施上存在的问题或是可以改进的地方，并以优化业务流程和管理控制理论为依据，总结了优化后的新流程所需要的控制措施提出改进建议。
一、苏州航天信息公司财务报销流程管现状
（一）公司简介
苏州航天信息有限公司系航天信息股份有限公司(股票代码：600271)旗下的控股子公司，是国家金税工程——增值税防伪税控系统苏州地区唯一的服务机构。协助国家税务局完成增值税防伪税控系统的发行和解决各种关于增值税防伪税控系统的任何问题。公司主要除了要协助国家税务局，也需要有自己的经营业务。比如，增值税防伪税控系统的推广、网上认证、财务软件、辅助开票软件等计算机软硬件产品的销售以及技术服务和咨询等。苏州航天信息公司坐落在相城区相城大道，公司内部共有十个部门，分别是行政部、人事部、财务部、市场部、商务部、研发部、技服中心等。由于部门较多，员工较多，所以财务报销时一个很大的问题。另外，除了公司总部，苏州航天信息公司在苏州的每个区都设有至少一个办事处，方便客户办理业务，而这些办事处也都由商务部管理。
（二）财务报销流程现状
苏州航天信息公司的日常办公费用报销内容包括：员工差旅费、交通费、电话费、业务招待费、外来人员各项补贴、货运佣金及其他公司日常营运所需要花费的支出。每个月的费用报销，要在次月的20号之前提交到财务，由财务审核报销申请单和报销凭证，审核通过的，由财务部通知行政部通过银行转账方式转入职工工资卡；如果不通过，则由财务部将不通过的文件退回员工进行修改。
目前，苏州航天信息公司的日常办公费用报销有两种方式：纸质单据和公司自发研制的企业管理软件OA报销。通常情况下，公司使用的是OA管理软件报销，因为这样比较方便快捷。如果审批领导在外出差，也不会影响财务报销的审批。如果管理软件出现异常或者是瘫痪，公司则会采用纸质单据报销。下图为OA报销模式示意图
二、苏州航天信息公司财务报销流程分析
经过观察发现苏州航天信息公司财务报销流程存在的几个问题：
（一）报销单据填写问题。在企业里经常发生这种情况，财务部发布消息，说本月的费用报销可以申请了，于是员工们就纷纷开始填写报销申请单然后移交给财务部审核。但是过了几天报销单又被退了回来，其原因是报销单填写错误，需退回修改。这种情况严重影响报销进度。
（二）报销凭证问题。企业财务人员经常会收到没有加盖财务章的发票，或者是盖的不清楚；还有一些根本没有付款方名称的发票，或者只有“公司”两个字；甚至有些发票上的日期根本不在报账期内等一系列的发票问题。这些都是财务不允许报销的，接着财务就要将有问题的票据退回，然后直接影响报销进度。像苏州航天信息公司的这种情况，在公司总部工作的员工如果报销凭证不合格直接由财务部交回就行了。但是在各区办事处的工作人员就不一样了，报销单据填完了要连同凭证一起交给公司司机带回公司总部财务室，要两三天之后才能到达。财务审核凭证不通过再交给司机带回办事处，又要两三天，报销人员接到不合格凭证后再提交新的报销凭证，这个过程又要两三天。原本按照规定当月的费用就是要等到次月报销的，再加上这样不合格退回重来，一个月的费用报销，要延迟到两个月后才能完成。
（三）报销制度问题。苏州航天信息公司有这样的一个规定，每年为公司员工量身定做两次工作服。男士的工作服包括衬衫、长裤和外套；女生的工作服包括衬衫长裤马甲和外套。每套工作服的成本都在五六百，而且每次衬衫要定做每人4件。这样就远远的增加了公司的运营成本。而且重点是公司规定定做工作服却不规定上班期间一定要穿，这样就导致每个人都有很多的工作服堆积在家不穿，而且每年都在定做新的工作服，财务还是报销这一部分的经费。这一点就是企业管理层的疏忽，尽管这个东西并不是特别需要，但还是墨守成规，浪费企业资金。
以上这些问题的存在会降低报销的工作效率，也会增加员工的工作量，引起不满。所以针对这些问题提供了以下优化建议。
目前发现有很多员工会拿着自己在饭店吃饭的发票，开具公司的抬头拿到公司报销；还有的采购人员拿着一堆的定额发票交给财务，说是买办公用品用的；甚至还有的出差人员拿着连号的打车票要求报销。其实这些票据财务都是可以查出来的，但是由于财务人员的主观意识，反正是公司的钱，为什么要得罪同事不让报销呢，而且自己再去调查的话也会很麻烦。针对这一现象，建议管理层定期抽查报销单据，发现一起，严惩不贷。当然，财务人员要做到这些的话，就需要良好的职业判断力，公司也可以经常提供一下票据法规的培训，是他们具备判断真伪票据的能力，提高工作效率。
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