涉外秘书工作文书错误分析【字数：10462】
内容由于中外文化不同，涉外秘书在处理涉外文书时难免出错。秘书学习涉外文书的处理时，容易在中外不同的表达上出错。从涉外文书出错的文化方面着手，再到分析出错的因素，最后给出纠正的意见方面入手写作。涉外秘书虽然具有外语写作能力，但是在处理文书时，容易混淆中外的文化。其表现在涉外秘书会运用中国人特有的中式词汇、中式思维、中式表达，这样的表达使文书在传递过程中出现意思的偏差，因此这些在涉外文书中是不适合被使用的。而造成这些错误的原因是涉外秘书外语水平不高，理解能力差以及一些个人的因素。对此情况提出纠正建议，涉外秘书应该主要培养自身其他能力包括培养观察能力，培养跨文化的学习能力，培养外语写作能力，同时也要学会使用计算机辅助功能来改善文书工作。
Key Words：secretary concerned foreign affairs; foreign document; document specification 目 录
一、引言 1
（一）涉外文书的特点 1
（二）分析涉外秘书工作文书错误的意义 1
二、涉外文书的错误类型 2
（一）带入中式词汇 2
（二）带入中式思维 3
（三）带入中式表达 4
三、涉外文书出错的因素 6
（一）外语水平不高 6
（二）理解能力差 7
（三）受个人因素影响 9
四、涉外文书的纠正建议 10
（一）能力培养 10
（二）利用计算机辅助功能 11
五、结语 11
参考文献 12
致 谢 13
涉外秘书工作文书错误分析
一、引言
涉外秘书是秘书的一部分分支，主要分布在涉外单位、外商在华投资企业、外国企业驻境办事机构和外向型企业等领域。涉外秘书可根据所在岗位的不同性质，分为“三资”企业秘书，国内涉外单位的秘书和私人涉外秘书这三类。
涉外文书是涉外单位为使用主体，以涉外领域的工作和活动为反映对象，以中外语言文字为表达手段，用以沟通信息、商洽工作、处理问题的具有特定格式和处理规范的书面文字材料。涉外文书是我国应用文的一个分支，做好涉外文书工作是对 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ^351916072*
涉外秘书的基本要求。
（一）涉外文书的特点
涉外文书具有涉外性。在进行语言表达时，涉外文书用于对外交流，因此通常使用的涉外文书的语言是外国的语言文字，在关系对象上涉及到的是不同国家、地区的政府、企业，因此，其背景也有着国际性的特征。制作涉外文书要遵循本国的政策和法律法规，更要适应国际惯例，提前考虑到对方惯用的文书格式和接受习惯，从而利于实现良好有效的沟通。
涉外文书具有规范性，涉外文书在使用的过程中，形成了比较统一的标准，例如打印文件、使用印章、封发文件、登记文件、保管文件，甚至具体的格式和用语，每个环节都有着规范性的技术要求。以上要求涉外秘书要积极适应这些规范，熟练地按照既定规程办文，以提高文书的质量。
涉外文书具有时效性，涉外文书是做好涉外实务的重要依据和表达手段。在办文的过程中，各个环节都要求迅速、及时，十分注重时效性，这样才能有效指导涉外活动实现目标。涉外文书涉及到的文种，例如：合同、函电、协议等都有着很高的时间要求，一旦延误将带来严重的损失。
（二）分析涉外秘书工作文书错误的意义
近年来，各政府、政党、团体及企事业单位对人才的外语能力要求日益提高，全日制本科院校设置不同等级的大学英语考试测试学生的英语水平。秘书学专业课程偏重写作训练是为了让学生更高效处理工作中涉及的各类文书。然而，只是能够处理本国语言书写的文书，偏汉语言方向的秘书学学生是不能满足时代对人才的要求，秘书学专业的学生更需要的是有意识地学习涉外秘书文书工作的处理，提高对综合办公环境的适应性，从而进一步提高自己在社会的竞争力，为自己争取更多的上升机会。秘书学的学生学习过大量公文的格式，学习涉外秘书的文书工作时，虽然对涉外文书和国内文书相似的格式学习不是难事，但那些不相似的表达是容易出错且不易察觉的。在涉外文书的处理中，这些错误会影响有效沟通，在后续交流中加重工作负担。因此，我认为涉外秘书工作文书错误分析是值得研究的。
涉外秘书工作文书错误分析十分重要：第一，可以有效处理更多的涉外文书，增强专业能力；第二，可以减少因文化差异而产生的误解；第三，可以赢得更多人的信赖，在对外交流中给对方留下良好的印象。总之，在时代的潮流下，经济全球化是不可扭转的趋势，一位好的秘书要会做涉外文书的工作，分析原有的错误，提高办文效率。
二、涉外文书的错误类型
（一）带入中式词汇
1.抽象词转化
涉外秘书在制作涉外文书时，应该使用确切的、不引起歧义的词汇。如果使用了具有丰富文化意义的中式抽象词汇，就会造成双方之间沟通的障碍。如：某中英合资企业开张时，中方代表上台宣读开幕词，其中有一句祝愿：“愿我们宏愿公司凭借时代的浩荡东风，驶向蔚蓝的远方。”在场的中国人面露微笑纷纷鼓掌，而英国人却露出了疑惑的神情。导致中英双方态度不一的原因是开幕词“东风”转化成英语中的“east wind”时出现了语义上的差异：我国东部沿海地区受季风影响，从海面吹往陆地的东风带来暖意。联想到罗贯中先生的《三国演义》中诸葛亮借东风赢得了赤壁之战，此处“东风”象征着大好的形势；而英国受温带海洋性气候影响，东风带来欧洲大陆北部的寒风，令人联想到凄凉、萧瑟、惨淡的景象，因此，英国人听到“east wind”一词时无法理解这是一句对公司前景如诗般美好的祝福。
以上案例中，抽象词有两次转化：第一次是作者先将具有丰富文化意义的抽象词汇翻译转化成外语中意义对应或相似的词汇；第二次是读者在理解这个外语词汇时又要转化成所要表达的原有意义。带入抽象词汇在这两次转化中容易出现对原意的扭曲导致传递信息的偏差，不伦不类的涉外文书往往会语不达意让读者不知所云，大大削弱实际的交流效果。由此可以得出，涉外秘书在处理涉外文书时，不应一味追求词藻华丽，应规避多次转化含有丰富意义的抽象词汇以求做到有效沟通。
2.文化背景差异
人所处的物质文化和精神文化环境会影响人的身心发展和个性的形成，这就造成了文化背景差异，语言与文化背景密切相关。在处理涉外文书时，如果不考虑相同的字词在不同文化背景下的不同含义，那么会引起不必要的误会。如：建设银行曾经为信用卡“龙卡”设计广告词：“衣食住行，有龙则灵。”却直接翻译成了“Your everyday life is very busy, but our Dragon Card can make it easy.”虽然从语法上来看这句话没有问题，但是对西方消费者来说这句广告词不但没有打动他们，反而还使“龙卡”给西方消费者留下了不好的印象。
Key Words：secretary concerned foreign affairs; foreign document; document specification 目 录
一、引言 1
（一）涉外文书的特点 1
（二）分析涉外秘书工作文书错误的意义 1
二、涉外文书的错误类型 2
（一）带入中式词汇 2
（二）带入中式思维 3
（三）带入中式表达 4
三、涉外文书出错的因素 6
（一）外语水平不高 6
（二）理解能力差 7
（三）受个人因素影响 9
四、涉外文书的纠正建议 10
（一）能力培养 10
（二）利用计算机辅助功能 11
五、结语 11
参考文献 12
致 谢 13
涉外秘书工作文书错误分析
一、引言
涉外秘书是秘书的一部分分支，主要分布在涉外单位、外商在华投资企业、外国企业驻境办事机构和外向型企业等领域。涉外秘书可根据所在岗位的不同性质，分为“三资”企业秘书，国内涉外单位的秘书和私人涉外秘书这三类。
涉外文书是涉外单位为使用主体，以涉外领域的工作和活动为反映对象，以中外语言文字为表达手段，用以沟通信息、商洽工作、处理问题的具有特定格式和处理规范的书面文字材料。涉外文书是我国应用文的一个分支，做好涉外文书工作是对 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ^351916072*
涉外秘书的基本要求。
（一）涉外文书的特点
涉外文书具有涉外性。在进行语言表达时，涉外文书用于对外交流，因此通常使用的涉外文书的语言是外国的语言文字，在关系对象上涉及到的是不同国家、地区的政府、企业，因此，其背景也有着国际性的特征。制作涉外文书要遵循本国的政策和法律法规，更要适应国际惯例，提前考虑到对方惯用的文书格式和接受习惯，从而利于实现良好有效的沟通。
涉外文书具有规范性，涉外文书在使用的过程中，形成了比较统一的标准，例如打印文件、使用印章、封发文件、登记文件、保管文件，甚至具体的格式和用语，每个环节都有着规范性的技术要求。以上要求涉外秘书要积极适应这些规范，熟练地按照既定规程办文，以提高文书的质量。
涉外文书具有时效性，涉外文书是做好涉外实务的重要依据和表达手段。在办文的过程中，各个环节都要求迅速、及时，十分注重时效性，这样才能有效指导涉外活动实现目标。涉外文书涉及到的文种，例如：合同、函电、协议等都有着很高的时间要求，一旦延误将带来严重的损失。
（二）分析涉外秘书工作文书错误的意义
近年来，各政府、政党、团体及企事业单位对人才的外语能力要求日益提高，全日制本科院校设置不同等级的大学英语考试测试学生的英语水平。秘书学专业课程偏重写作训练是为了让学生更高效处理工作中涉及的各类文书。然而，只是能够处理本国语言书写的文书，偏汉语言方向的秘书学学生是不能满足时代对人才的要求，秘书学专业的学生更需要的是有意识地学习涉外秘书文书工作的处理，提高对综合办公环境的适应性，从而进一步提高自己在社会的竞争力，为自己争取更多的上升机会。秘书学的学生学习过大量公文的格式，学习涉外秘书的文书工作时，虽然对涉外文书和国内文书相似的格式学习不是难事，但那些不相似的表达是容易出错且不易察觉的。在涉外文书的处理中，这些错误会影响有效沟通，在后续交流中加重工作负担。因此，我认为涉外秘书工作文书错误分析是值得研究的。
涉外秘书工作文书错误分析十分重要：第一，可以有效处理更多的涉外文书，增强专业能力；第二，可以减少因文化差异而产生的误解；第三，可以赢得更多人的信赖，在对外交流中给对方留下良好的印象。总之，在时代的潮流下，经济全球化是不可扭转的趋势，一位好的秘书要会做涉外文书的工作，分析原有的错误，提高办文效率。
二、涉外文书的错误类型
（一）带入中式词汇
1.抽象词转化
涉外秘书在制作涉外文书时，应该使用确切的、不引起歧义的词汇。如果使用了具有丰富文化意义的中式抽象词汇，就会造成双方之间沟通的障碍。如：某中英合资企业开张时，中方代表上台宣读开幕词，其中有一句祝愿：“愿我们宏愿公司凭借时代的浩荡东风，驶向蔚蓝的远方。”在场的中国人面露微笑纷纷鼓掌，而英国人却露出了疑惑的神情。导致中英双方态度不一的原因是开幕词“东风”转化成英语中的“east wind”时出现了语义上的差异：我国东部沿海地区受季风影响，从海面吹往陆地的东风带来暖意。联想到罗贯中先生的《三国演义》中诸葛亮借东风赢得了赤壁之战，此处“东风”象征着大好的形势；而英国受温带海洋性气候影响，东风带来欧洲大陆北部的寒风，令人联想到凄凉、萧瑟、惨淡的景象，因此，英国人听到“east wind”一词时无法理解这是一句对公司前景如诗般美好的祝福。
以上案例中，抽象词有两次转化：第一次是作者先将具有丰富文化意义的抽象词汇翻译转化成外语中意义对应或相似的词汇；第二次是读者在理解这个外语词汇时又要转化成所要表达的原有意义。带入抽象词汇在这两次转化中容易出现对原意的扭曲导致传递信息的偏差，不伦不类的涉外文书往往会语不达意让读者不知所云，大大削弱实际的交流效果。由此可以得出，涉外秘书在处理涉外文书时，不应一味追求词藻华丽，应规避多次转化含有丰富意义的抽象词汇以求做到有效沟通。
2.文化背景差异
人所处的物质文化和精神文化环境会影响人的身心发展和个性的形成，这就造成了文化背景差异，语言与文化背景密切相关。在处理涉外文书时，如果不考虑相同的字词在不同文化背景下的不同含义，那么会引起不必要的误会。如：建设银行曾经为信用卡“龙卡”设计广告词：“衣食住行，有龙则灵。”却直接翻译成了“Your everyday life is very busy, but our Dragon Card can make it easy.”虽然从语法上来看这句话没有问题，但是对西方消费者来说这句广告词不但没有打动他们，反而还使“龙卡”给西方消费者留下了不好的印象。
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