从影子总统总统及其高级助手的秘史看高级秘书的必备素质
现代社会无论是在企业中还是在政府部门，高级秘书作为领导的辅助者都扮演着重要的角色，高级秘书的素质和工作的完成度紧密相关，因此高级秘书的素质是一个值得研究的方向。这篇文章通过对《影子总统——总统及其高级助手的秘史》的研读，以书中提到的一些在美国历史上发挥过重要作用的高级秘书在工作中遇到的问题及所取得的工作成果为切入点，得出高级秘书应具备高超的业务素质、冷静自若的心理素质、高尚的职业道德素质。只有具备了这些素质高级秘书才能出色的完成工作，最大可能的提高集体的工作效率。关键词 高级秘书，必备素质，影子总统
目 录
1 引言 2
2 高超的业务素质 2
2.1 高效的速记能力 2
2.2 突出的写作能力 4
2.3良好的社交能力 6
2.4 应变能力 6
2.5 果断的执行力 8
3 冷静自若的心理素质 9
3.1 冷静的处理突发事件 9
3.2沉着的对待日常事务 10
4 高尚的职业道德素质 10
4.1 爱岗敬业 11
4.2 严格要求 11
4.3 恪尽职守 11
4.4 甘做幕后 12
结 论 13
致 谢 14
注 释 15
参 考 文 献 16
1 引言
在当今社会中，高级秘书不论是在企业还是在政府机关，服务的对象都是集体中的领头人，他们在工作中扮演着非常重要的角色。高级秘书的素质会影响部门工作的层层环节，涉及领导工作的完成度。所以高级秘书的素质是一个值得研究的方向。《影子总统——总统及其高级助手的秘史》的作者是美国作家迈克尔麦德维德，他曾充当自由撰稿人应邀为一些参众议员撰写讲演稿。在工作过程中，他耳闻目睹美国一些高级政界人物的主要助手拥有极大权势，他萌发了撰写这类人物活动的念头。但尼克松总统下台后，他改变初衷，决意撰写美国最高权力代表——总统的亲密助手。这本书从美国进入中年时期写起，写了从林肯到卡特共二十三名总统的二十三名最亲密的助手。在这二十多人中，有些人因代表总统参加国内外重要会议，同公众广泛接触，经新闻媒介广为宣传而闻名遐迩；而有十来人则因不喜出头露 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ￥351916072￥
面，善在幕后为总统出谋划策，而名不见经传，鲜为人知。虽然由于作者出于党派歧见和个人好恶，对书中列述的总统及其助手褒贬不一，有些评论也不尽公允；但不影响本书对研究高级秘书的必备素质的参考价值。
2 高超的业务素质
作为高级助手，需要在领导人的身边为他们出谋划策，所以高超的业务技能，高效高速的工作能力是高级助手不可缺少的素质。
业务素质主要由专业的业务素质和其他一些独立于专业素质的相关知识组成。结合时代背景，在当时的美国，高级助手需要必备的专业业务素质主要有文书撰写能力和速记能力等。除了这些，由于高级助手在日常工作中会遇到各种各样的工作情景和难以处理的突发事件，而且高级助手在集体中处在枢纽位置，很多时候他们既是领导人和外界沟通的联系又是领导人和下属沟通的传话人。这就要求高级助手能够灵活变通的处理事情，灵活变通的能力体现在工作中主要有应变能力、良好的社交能力、果断的执行力等。
2.1 高效的速记能力
在当时的美国，速记是提高工作效率的重要方法之一，但是政府工作人员中，熟练的掌握这项技能的人并不多，为了提高工作效率，可以熟练运用速记的人很容易在众多工作人员中脱颖而出。
乔治柯特柳曾被喻为“赋予了人性的机器”。他运用速记和听写的技能，在不到十年的时间内，从政府中位置低下的速记员升到了内阁级职务的地位的总统助手。在现代企业速记法创造不久后，科特柳就非常熟练地掌握了这项技能，他在二十九岁时，当上了纽约港勘测员的机要速记员，开始以高效率的工作蜚声共和党政界。这使得他有机会去首都为总统工作。在白宫，不到三个月，科特柳就被提升为白宫的行政秘书。在麦金利的第一届任期，总统办公室就要处理约四十万封信。科特柳几乎亲自阅看所有信件，并在左上角用速记写上简短的批语。然后将信件送到级别低一些的秘书那里，由他们根据科特柳编制的一份内容丰富的“前例索引”作出适当的答复。科特柳是他那一代最杰出的行政官员之一。他给那些效率低得出名的政府部门带来了组织性、条理性和逻辑性，在白宫当了四十二年门房的艾克胡佛认为，科特柳是为美国总统服务的成效最卓越的助手。有人称赞科特柳从来不会惊慌失措，甚至他的敌人也承认他是一个难得出错的人。《当代》杂志评论他说“绝对胜任、准确严谨。”[1]
我们从科特柳的经历中可以看出，掌握娴熟的速记技能是他得以成为白宫工作人员，并且在其他工作人员中脱颖而出的重要原因，面对繁重的工作任务，科特柳表现出了他作为高级助手的高效率的工作能力。他过硬的专业素养让集体的业务水平得到提升，也使得他个人成为后人心中的卓越者。
除了科特柳，同样因为熟练速记而为总统重用的还有小威廉洛布，小威廉洛布被称为“秘书之王”。当时任纽约州长的西奥多罗斯福有非凡的精力，口述时又断断续续很不连贯，因此对任何被指定记录他的口述的人来说，面对的几乎是不可能完成的任务。在一次会议后，罗斯福在通向里面一间办公室的门口露了一下面，喊道“来一个好的速记员！”后，没有一个人起身，也没有一个人说话，直到秘书班子里的一个非全日制工作人员、矮胖个子、圆圆脸的洛布一声不响地站起来走进罗斯福办公室。几个小时后这个苦差事才结束，但洛布看起来却是若无其事的样子，而且，这位州长似乎对他的工作感到满意。第二天上午，当罗斯福来到办公处，砰地推开通向他的房间的房门时，他立即要“昨天我用过的那个速记员”。于是，这两个人之间开始了一种使他们的生活发生变化的关系。对洛布来说，罗斯福成了“我得到的或我曾经得到的最好的朋友”，而罗斯福在他的总统任期快结束时，公开称洛布是“在政治上一直同我最密切的人”。[2]
目 录
1 引言 2
2 高超的业务素质 2
2.1 高效的速记能力 2
2.2 突出的写作能力 4
2.3良好的社交能力 6
2.4 应变能力 6
2.5 果断的执行力 8
3 冷静自若的心理素质 9
3.1 冷静的处理突发事件 9
3.2沉着的对待日常事务 10
4 高尚的职业道德素质 10
4.1 爱岗敬业 11
4.2 严格要求 11
4.3 恪尽职守 11
4.4 甘做幕后 12
结 论 13
致 谢 14
注 释 15
参 考 文 献 16
1 引言
在当今社会中，高级秘书不论是在企业还是在政府机关，服务的对象都是集体中的领头人，他们在工作中扮演着非常重要的角色。高级秘书的素质会影响部门工作的层层环节，涉及领导工作的完成度。所以高级秘书的素质是一个值得研究的方向。《影子总统——总统及其高级助手的秘史》的作者是美国作家迈克尔麦德维德，他曾充当自由撰稿人应邀为一些参众议员撰写讲演稿。在工作过程中，他耳闻目睹美国一些高级政界人物的主要助手拥有极大权势，他萌发了撰写这类人物活动的念头。但尼克松总统下台后，他改变初衷，决意撰写美国最高权力代表——总统的亲密助手。这本书从美国进入中年时期写起，写了从林肯到卡特共二十三名总统的二十三名最亲密的助手。在这二十多人中，有些人因代表总统参加国内外重要会议，同公众广泛接触，经新闻媒介广为宣传而闻名遐迩；而有十来人则因不喜出头露 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: ￥351916072￥
面，善在幕后为总统出谋划策，而名不见经传，鲜为人知。虽然由于作者出于党派歧见和个人好恶，对书中列述的总统及其助手褒贬不一，有些评论也不尽公允；但不影响本书对研究高级秘书的必备素质的参考价值。
2 高超的业务素质
作为高级助手，需要在领导人的身边为他们出谋划策，所以高超的业务技能，高效高速的工作能力是高级助手不可缺少的素质。
业务素质主要由专业的业务素质和其他一些独立于专业素质的相关知识组成。结合时代背景，在当时的美国，高级助手需要必备的专业业务素质主要有文书撰写能力和速记能力等。除了这些，由于高级助手在日常工作中会遇到各种各样的工作情景和难以处理的突发事件，而且高级助手在集体中处在枢纽位置，很多时候他们既是领导人和外界沟通的联系又是领导人和下属沟通的传话人。这就要求高级助手能够灵活变通的处理事情，灵活变通的能力体现在工作中主要有应变能力、良好的社交能力、果断的执行力等。
2.1 高效的速记能力
在当时的美国，速记是提高工作效率的重要方法之一，但是政府工作人员中，熟练的掌握这项技能的人并不多，为了提高工作效率，可以熟练运用速记的人很容易在众多工作人员中脱颖而出。
乔治柯特柳曾被喻为“赋予了人性的机器”。他运用速记和听写的技能，在不到十年的时间内，从政府中位置低下的速记员升到了内阁级职务的地位的总统助手。在现代企业速记法创造不久后，科特柳就非常熟练地掌握了这项技能，他在二十九岁时，当上了纽约港勘测员的机要速记员，开始以高效率的工作蜚声共和党政界。这使得他有机会去首都为总统工作。在白宫，不到三个月，科特柳就被提升为白宫的行政秘书。在麦金利的第一届任期，总统办公室就要处理约四十万封信。科特柳几乎亲自阅看所有信件，并在左上角用速记写上简短的批语。然后将信件送到级别低一些的秘书那里，由他们根据科特柳编制的一份内容丰富的“前例索引”作出适当的答复。科特柳是他那一代最杰出的行政官员之一。他给那些效率低得出名的政府部门带来了组织性、条理性和逻辑性，在白宫当了四十二年门房的艾克胡佛认为，科特柳是为美国总统服务的成效最卓越的助手。有人称赞科特柳从来不会惊慌失措，甚至他的敌人也承认他是一个难得出错的人。《当代》杂志评论他说“绝对胜任、准确严谨。”[1]
我们从科特柳的经历中可以看出，掌握娴熟的速记技能是他得以成为白宫工作人员，并且在其他工作人员中脱颖而出的重要原因，面对繁重的工作任务，科特柳表现出了他作为高级助手的高效率的工作能力。他过硬的专业素养让集体的业务水平得到提升，也使得他个人成为后人心中的卓越者。
除了科特柳，同样因为熟练速记而为总统重用的还有小威廉洛布，小威廉洛布被称为“秘书之王”。当时任纽约州长的西奥多罗斯福有非凡的精力，口述时又断断续续很不连贯，因此对任何被指定记录他的口述的人来说，面对的几乎是不可能完成的任务。在一次会议后，罗斯福在通向里面一间办公室的门口露了一下面，喊道“来一个好的速记员！”后，没有一个人起身，也没有一个人说话，直到秘书班子里的一个非全日制工作人员、矮胖个子、圆圆脸的洛布一声不响地站起来走进罗斯福办公室。几个小时后这个苦差事才结束，但洛布看起来却是若无其事的样子，而且，这位州长似乎对他的工作感到满意。第二天上午，当罗斯福来到办公处，砰地推开通向他的房间的房门时，他立即要“昨天我用过的那个速记员”。于是，这两个人之间开始了一种使他们的生活发生变化的关系。对洛布来说，罗斯福成了“我得到的或我曾经得到的最好的朋友”，而罗斯福在他的总统任期快结束时，公开称洛布是“在政治上一直同我最密切的人”。[2]
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