论秘书人才的会议组织管理能力培养
目 录
1 引言 1
2 秘书在会议组织管理中的职能 1
2.1 秘书在会议组织管理各流程中的职能 1
2.1.1会前筹备工作 1
2.1.2会中统筹服务工作 3
2.1.3会后总结工作 3
2.2 秘书在不同类型会议组织管理中的职能 4
3 秘书人才会议组织管理的相关能力培养 5
3.1 秘书文书写作能力的培养 5
3.2 秘书档案管理能力的培养 6
3.3 秘书财务处理能力的培养 7
3.4 秘书公关礼仪能力的培养 8
3.5 秘书办公电子设备使用能力的培养 9
3.6 秘书组织协调能力的培养 10
3.7 秘书其他能力的培养 10
结论 12
致 谢 13
参考文献 14
1 引言
在《现代汉语词典》中，对于会议的解释有两种：第一，有组织、有领导地
商议事情的集会；第二，一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织。本文
所指的会议为第一种。
会议，作为企业单位重要的沟通管理方式，发挥着不可替代的作用。会议拥
有如此高的地位，与其特有的社会功能密不可分。从总体上看，会议具有以下三
项功能：
（1）集思广益，科学决策。会议是有组织、有领导地商议事情的集会，它
将具有不同社会阅历、不同思考方式的人积聚在一起，为了完成某一目标出谋划
策，并在多项沟通中将众多观点进行修改与融合，最终得出最具科学性的决策。
（2）公开透明，民主决策。会议本身就是民主 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: 3 5 1 9 1 6 0 7 2
的重要形式，会议赋予参会
人员发表言论与观点的权利，最终的会议决策在众人的观点中加以融合提炼得
出，并遵循“少数服从多数”的原则，全程公开透明，充分体现民意。
（3）信息传递，资源共享。会议将有关人员聚集在特定地点，面对面地进
行信息传递，直接、高效的实现了资源的共享。无论是部署工作任务，还是传递
指示精神，都可使受众掌握一手信息资源，避免信息在传递中发生偏差。
既然有了会议，自然就会存在会议组织管理工作。会议组织管理工作可分为
三个流程，即会前准备，会中统筹以及会后总结，这一系列工作都需要秘书人员
的参与组织，因此，培养秘书人员会议组织管理能力具有十分重要的意义。
2 秘书在会议组织管理中的职能
会议组织管理工作是秘书的主要工作任务之一，也就是我们俗称的会务工
作。秘书人员要做好会议组织管理工作，首要的就是要明确自身在会议组织管理
工作中的具体职能。
2.1 秘书在会议组织管理各流程中的职能
2.1.1会前筹备工作
（1）拟定会议计划
拟定会议计划是秘书人员进行会议组织管理的第一步工作，会议计划主要包括会议日程、议程和程序。会议议程是根据会议议题对会议内容作出的具体安排，即为完成会议目标、解决问题的阶段性工作安排；日程是以“天”为单位，对会议议程的各项内容作出具体的时间安排；会议程序则是会议正式举办期间，按先后顺序依次安排下来的会议操作流程。首先，秘书人员根据会议议题，拟定好会议议程之后，要先交由领导批准之后，方可复印下发给会议相关人员；接下来，即可根据议程拟定日程表及会议程序的草稿，在交于领导审核批准之后，复印下发。在会议计划下发过程，秘书人员要关注会议的组织人员与参会人员对计划的接收情况，避免信息接收不到位的情况发生。
（2）制作并发送会议通知
会前准备的第二步就是制定并发送会议通知，会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情和召开会议等所使用的应用文，是向与会者传递会议信息的载体，是会议组织者同与会者沟通的重要渠道。会议通知的形式有多种，常见的有口头通知、电话（传真）通知、书面通知、电子邮件通知，在实际工作中，秘书人员要根据具体的会议类型，灵活地采取适当的通知方式。
（3）准备会议资料和会议物品
会议资料可概括为来宾资料、会务资料和沟通资料三大类。来宾资料是来宾签到时分发的资料，应包含会议文件资料、会议议程及日程表、代表入场证、文具、房卡餐劵等，秘书人员应在会议准备阶段将上述材料整理装袋，方便分发。会务资料则指会议组织人员在进行各项会务工作时所需的资料，包括签到表、住宿登记表、会务成员通讯录、会议讨论分组表等。然而，这些会务资料会因会议类型的不同而有所差异。
会议物品包括会议证件、会议指示标识、常见办公用品以及多媒体电子设备等，此外，根据某些特殊的会议类型，应相应的准备旗帜、投票箱、鲜花、音乐伴奏等特殊物品，秘书人员要根据具体会议类型灵活变通。
（4）安排会间生活服务
但凡是以“天”为计量单位的、有外地人员参与的会议，会议生活服务都是一项必不可少 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: 3 5 1 9 1 6 0 7 2
的工作任务。秘书人员要根据人员数量、性别等综合因素提前制定食宿分配方案。此外，人员接送职能也要求秘书人员提前做好车辆与人员匹配名单，合理调度，以便及时高效的实现人员接送。最后，会议期间的医疗预防小组必须实现做好安排。
（5）布置会场
会场是开展会议的重要场所，必须要考虑到会场的氛围与会议主题要相吻
合。在布置会场时，秘书人员要根据会议的性质、规模、需要等选择适当的会场
格局、座次安排方式和会场布置风格。
2.1.2会中统筹服务工作
（1）签到与引导
人员签到时为了及时了解应到会人是否到，并准确统计出实际到会人数的有效方法，常用的签到方式有簿式签到、表式签到、电子签到。与会人员完成签到之后，秘书人员要做好会场引导工作，保证会场内外维持正常的秩序。
（2）统筹会议进程
秘书人员在会议进行中，要保持高度的警觉，一方面做好会议现场的记录，
编制会议简报，修改、起草会议文件和准备会议总结发言稿；另一方面，在现场发生突发事件时以最快速度解决，保证会议的正常进行。
（3）做好人员服务
在会议期间，会场中要保证茶水供应充足，另外，会议期间的医疗小组需
随时待命，以备不时之需，此外，一些办公用品要准备充分，以便随时取用。会议期间进行的一些文娱活动，秘书人员也有必要进行精心组织策划。
2.1.3会后总结工作
（1）会场善后工作
会议结束之后，秘书人员首要的工作是对会议现场进行清理，主要是对会
议宣传装饰物品、会场设备以及会议资料的清理。其次，要将租借的会议设备及时归还，归还前要对设备进行检查，看是否完好。最后，秘书人员要及时结算会议各项开支费用，主要包括：场地租赁费、设备租赁费及会议期间产生的其他服务费用等，并收好票据以便清算。
（2）整理会议文件
秘书人员在进行会议资料的清理时，要将所有应该回收的文件资料全部收
1 引言 1
2 秘书在会议组织管理中的职能 1
2.1 秘书在会议组织管理各流程中的职能 1
2.1.1会前筹备工作 1
2.1.2会中统筹服务工作 3
2.1.3会后总结工作 3
2.2 秘书在不同类型会议组织管理中的职能 4
3 秘书人才会议组织管理的相关能力培养 5
3.1 秘书文书写作能力的培养 5
3.2 秘书档案管理能力的培养 6
3.3 秘书财务处理能力的培养 7
3.4 秘书公关礼仪能力的培养 8
3.5 秘书办公电子设备使用能力的培养 9
3.6 秘书组织协调能力的培养 10
3.7 秘书其他能力的培养 10
结论 12
致 谢 13
参考文献 14
1 引言
在《现代汉语词典》中，对于会议的解释有两种：第一，有组织、有领导地
商议事情的集会；第二，一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织。本文
所指的会议为第一种。
会议，作为企业单位重要的沟通管理方式，发挥着不可替代的作用。会议拥
有如此高的地位，与其特有的社会功能密不可分。从总体上看，会议具有以下三
项功能：
（1）集思广益，科学决策。会议是有组织、有领导地商议事情的集会，它
将具有不同社会阅历、不同思考方式的人积聚在一起，为了完成某一目标出谋划
策，并在多项沟通中将众多观点进行修改与融合，最终得出最具科学性的决策。
（2）公开透明，民主决策。会议本身就是民主 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: 3 5 1 9 1 6 0 7 2
的重要形式，会议赋予参会
人员发表言论与观点的权利，最终的会议决策在众人的观点中加以融合提炼得
出，并遵循“少数服从多数”的原则，全程公开透明，充分体现民意。
（3）信息传递，资源共享。会议将有关人员聚集在特定地点，面对面地进
行信息传递，直接、高效的实现了资源的共享。无论是部署工作任务，还是传递
指示精神，都可使受众掌握一手信息资源，避免信息在传递中发生偏差。
既然有了会议，自然就会存在会议组织管理工作。会议组织管理工作可分为
三个流程，即会前准备，会中统筹以及会后总结，这一系列工作都需要秘书人员
的参与组织，因此，培养秘书人员会议组织管理能力具有十分重要的意义。
2 秘书在会议组织管理中的职能
会议组织管理工作是秘书的主要工作任务之一，也就是我们俗称的会务工
作。秘书人员要做好会议组织管理工作，首要的就是要明确自身在会议组织管理
工作中的具体职能。
2.1 秘书在会议组织管理各流程中的职能
2.1.1会前筹备工作
（1）拟定会议计划
拟定会议计划是秘书人员进行会议组织管理的第一步工作，会议计划主要包括会议日程、议程和程序。会议议程是根据会议议题对会议内容作出的具体安排，即为完成会议目标、解决问题的阶段性工作安排；日程是以“天”为单位，对会议议程的各项内容作出具体的时间安排；会议程序则是会议正式举办期间，按先后顺序依次安排下来的会议操作流程。首先，秘书人员根据会议议题，拟定好会议议程之后，要先交由领导批准之后，方可复印下发给会议相关人员；接下来，即可根据议程拟定日程表及会议程序的草稿，在交于领导审核批准之后，复印下发。在会议计划下发过程，秘书人员要关注会议的组织人员与参会人员对计划的接收情况，避免信息接收不到位的情况发生。
（2）制作并发送会议通知
会前准备的第二步就是制定并发送会议通知，会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情和召开会议等所使用的应用文，是向与会者传递会议信息的载体，是会议组织者同与会者沟通的重要渠道。会议通知的形式有多种，常见的有口头通知、电话（传真）通知、书面通知、电子邮件通知，在实际工作中，秘书人员要根据具体的会议类型，灵活地采取适当的通知方式。
（3）准备会议资料和会议物品
会议资料可概括为来宾资料、会务资料和沟通资料三大类。来宾资料是来宾签到时分发的资料，应包含会议文件资料、会议议程及日程表、代表入场证、文具、房卡餐劵等，秘书人员应在会议准备阶段将上述材料整理装袋，方便分发。会务资料则指会议组织人员在进行各项会务工作时所需的资料，包括签到表、住宿登记表、会务成员通讯录、会议讨论分组表等。然而，这些会务资料会因会议类型的不同而有所差异。
会议物品包括会议证件、会议指示标识、常见办公用品以及多媒体电子设备等，此外，根据某些特殊的会议类型，应相应的准备旗帜、投票箱、鲜花、音乐伴奏等特殊物品，秘书人员要根据具体会议类型灵活变通。
（4）安排会间生活服务
但凡是以“天”为计量单位的、有外地人员参与的会议，会议生活服务都是一项必不可少 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: 3 5 1 9 1 6 0 7 2
的工作任务。秘书人员要根据人员数量、性别等综合因素提前制定食宿分配方案。此外，人员接送职能也要求秘书人员提前做好车辆与人员匹配名单，合理调度，以便及时高效的实现人员接送。最后，会议期间的医疗预防小组必须实现做好安排。
（5）布置会场
会场是开展会议的重要场所，必须要考虑到会场的氛围与会议主题要相吻
合。在布置会场时，秘书人员要根据会议的性质、规模、需要等选择适当的会场
格局、座次安排方式和会场布置风格。
2.1.2会中统筹服务工作
（1）签到与引导
人员签到时为了及时了解应到会人是否到，并准确统计出实际到会人数的有效方法，常用的签到方式有簿式签到、表式签到、电子签到。与会人员完成签到之后，秘书人员要做好会场引导工作，保证会场内外维持正常的秩序。
（2）统筹会议进程
秘书人员在会议进行中，要保持高度的警觉，一方面做好会议现场的记录，
编制会议简报，修改、起草会议文件和准备会议总结发言稿；另一方面，在现场发生突发事件时以最快速度解决，保证会议的正常进行。
（3）做好人员服务
在会议期间，会场中要保证茶水供应充足，另外，会议期间的医疗小组需
随时待命，以备不时之需，此外，一些办公用品要准备充分，以便随时取用。会议期间进行的一些文娱活动，秘书人员也有必要进行精心组织策划。
2.1.3会后总结工作
（1）会场善后工作
会议结束之后，秘书人员首要的工作是对会议现场进行清理，主要是对会
议宣传装饰物品、会场设备以及会议资料的清理。其次，要将租借的会议设备及时归还，归还前要对设备进行检查，看是否完好。最后，秘书人员要及时结算会议各项开支费用，主要包括：场地租赁费、设备租赁费及会议期间产生的其他服务费用等，并收好票据以便清算。
（2）整理会议文件
秘书人员在进行会议资料的清理时，要将所有应该回收的文件资料全部收
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