free相机有限公司erp财务管理的设计与实施

目 录
一、 系统初始化 1
1. 新建账套 1
2. 账套的备份和恢复 2
3. 用户管理 2
二、 总账系统初始化管理 3
4. 系统设置 3
5. 公共资料设置 3
6. 初始数据录入 8
7. 结束初始化与反初始化 8
三、 总账系统日常业务管理 9
8. 凭证业务 9
9. 常用账簿 9
10. 往来核算 10
四、 总账系统期末处理 11
11. 期末调汇 11
12. 结转损益 12
13. 期末结账 13
五、 固定资产管理系统 13
14. 设置固定资产系统参数 13
15. 录入基础资料 14
16. 初始数据录入 16
17. 固定资产日常业务处理 18
18. 期末处理 18
六、 应收、应付款管理系统 19
19. 系统参数设置 19
20. 基础资料与管理 21
21. 初始数据票据录入 23
系统初始化
系统初始化是free相机有限公司进行财务管理的第一个步骤，涉及到公司的基本资料信息和数据的录入，确保系统的正常启动。系统初始化对free相机有限公司日后的业务起着至关重要的作用，需谨慎的处理。
新建账套
账套简单来说就是一个庞大的数据库文件，它承载着一个公司的完整的账务业务体系。那么，新建账套是首先需要做的。free相机有限公司的账套，如图2所示。


图2 新建账套
free相机有限公司记录的账目为2016年，因此启用会计的年度为2016，自然年度期间为12期，启用过的会计期间将无法进行修改，如图3所示。


图3 会计期间
账套的备份和恢复
为了防止账套的丢失，或者数据遭到损坏，以至原账套无法使用，需要定期的对账套数据进行备份，一般选取“完全备份”的方式，如图4所示。


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/> 图4 账套备份
后期可使用“恢复”功能将原账套的备份数据还原并加以使用，如图5所示。


图5 账套恢复
用户管理
完整的账套体系需要由用户进行管理，同时还存在用户组。用户组存在的意义主要是方便对用户进行统一授权。此外，用户需要特殊权限，可单独对其授权。free相机有限公司根据目前公司情况增加两个用户组。如表1所示。
表1
用户组名
说明
权限
财务组
管理财务
基础资料，总账系统，报表系统，应收应付，财务分析，现金管理
办公室组
管理固定资产
固定资产系统
用户组增加之后，增加相对应的用户，授予权限，并对个别特殊用户进行单独的权限设置。如表2所示
表2
用户名
组别
对应权限
郎晶
财务组
如表51所示
郎雨婷
财务组
如表51所示
郎高兰
财务组
如表51所示
郎彩云
办公室
如表51所示
总账系统初始化管理
系统设置
总账系统需设置基础的参数，这些参数是总账系统的根基，与接下来free相机有限公司涉及到的财务业务与流程紧密相关，如图6所示。


图6 系统参数设置
公共资料设置
基础资料其中包括公共资料，公共资料是完整的总账系统的基础数据，是必不可少的材料。公共资料由两大类组成，一类包括币别，计量单位，结算方式，科目等其他资料。另一类为核算项目。free相机有限公司的币别除人民币外还涉及其他两种，如表3所示。
表3 币别种类
币别代码
币别名称
记账汇率
折算方式
汇率类型
HKD
港币
0.89
原币*汇率=本位币
浮动
USD
美元
6.95
原币*汇率=本位币
浮动
凭证字是一种记账符号，常用记账符号主要有：收、付、转、特、记等。因free相机有限公司在科目范围没有特殊要求，目前采用“记”作为公司的唯一凭证字号，如图7所示。


图7 凭证字新增
free相机有限公司会涉及到物料的设置，也必然会牵扯到计量单位。不同的物料有不同的计算方式，因此free相机有限公司建立了数量组和重量组两种计量单位。每个计量单位有默认计量单位和辅助计量单位。例如盒为默认计量单位，件为辅助计量单位，系数为10，即一盒里面有十件，如表4所示，图8所示。
表4 计量单位设置
计量单位
默认计量单位
辅助计量单位
系数
数量组1
盒
件
10
数量组2
片
盒
12
数量组3
个
包/箱
20/50
数量组4
台
重量组1
克
千克/吨
1000/1000000


图8 计量单位设置
公司产生往来业务，必然会用到结算方式。free相机有限公司采用“转账”结算方式，如图9所示。

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